Заказать проект
Оставьте заявку для получения коммерческого предложения.
Заполните форму и мы вышлем Вам предложение в котором решим,
чем можем вам помочь.
5 причин удалить Exсel из Вашего бизнеса. И взять Битрикс24

5 причин удалить Exсel из Вашего бизнеса. И взять Битрикс24

20 Мая 2019
Иван Бочаров
Сооснователь Авиви
Иван Бочаров
следующая статья

Дисклеймер: данный текст не является антирекламой табличных редакторов данных или их разработчиков. Информация не рекомендуется к прочтению лицам, которые не намерены менять свою точку зрения на организацию бизнес-процессов в своем деле.


Целью любого бизнеса является получения максимально-возможной выгоды его обладателям. Существует множество факторов, которые могут этому мешать: сложная ниша, высокая конкуренция, сомнительное качество продукта или услуги, которые предлагаются клиентам. Но мало-кто обращает внимание на, казалось бы, простые повседневные вещи, которые на самом деле работаю против сотрудников компаний. Одним из таких является использование редактора табличных данных MS Excel (его локальных и облачных аналогов) в сфере взаимодействия с клиентами вместо CRM-системы. В Интернете есть достаточно много информации по этому вопросу и даже много шуток. Но, если разобраться детально, здесь вовсе не до смеха. Для объяснения нашей точки зрения, как компании-интегратора СRM Битрикс24, мы подготовили пять основательных доводов по этой теме.

1.png

Назначение программного продукта

Первое, и самое важное:  MS Excel (как и MS Word или простой бумажный блокнот) — это не инструмент для ведения или улучшения бизнеса. Даже в описании продукта сказано, что это программа для учета и вычисления математических и статистических данных. Вот, в принципе и все, что стоило сказать.

MS Excel действительно мощная и многофункциональная программа в своей отрасли. К сожалению, она является яркой иллюстрацией Закона Парето: “Менее 20% пользователей знают о 80% возможностей программы”. Или, если проще — почти все, кто юзает MS Excel, знают только о парочке функций, под которые пытаются подогнать все свои потребности. На достойном уровне программой пользуются статисты, ученные и, реже, работники финансовой сферы. Но не бизнесмены!

Таким образом, строить свои бизнес-процессы на MS Excel, все равно что забивать шурупы в доску молотком: что-то получается, но совсем не так, как должно быть. И это даже не какой-то инсайд от нашей компании: это обычная констатация назначения программы.

А вот назначение CRM-системы, как раз — обеспечить качественные взаимоотношения с потенциальными и существующими клиентами, автоматизировать бизнес-процессов и повысить вероятность повторных продаж. Чувствуете разницу?

2.png

Удобство

“Ладно, но ведь как-то работают же в MS Excel предприниматели и у них получается зарабатывать неплохие деньги, ” — может возникнуть скептическое замечание. Да, работают. И зачастую, особенно в малом бизнесе, это выглядеть приблизительно так:

  • Существуют несколько (реже один) документов, в который разные сотрудники что-то вносят по мере выполнения задач. Это заполнение полей клиентских баз данных (хранить базу данных в MS Excel — это отдельная больная тема, но сегодня не об этом), учет заказов и их обработка, ведение отчетности;

  • Поскольку MS Excel не предназначен для бизнеса — единых методик работы в этом направлении нет. Поэтому руководители придумывают (чаще копируют) чьи-то шаблоны под свое дело или, что еще хуже, разрабатывают собственные таблицы и объясняют сотрудникам, как их нужно заполнять. В свою очередь, новые сотрудники будут учится у своих предшественников и на этом этапе теряется или искажается часть информации.

  • Интерфейс программы, как и каждого научного инструмента, далеко не “юзер френдли”. Таким образом, сначала нужно привыкать к внешнему виду окна редактора, потом к особенностям работы с ним, а уже потом — к самой работе.

Список можно продолжать, но уже этого достаточно, чтобы задуматься об эффективности подхода организации операционных действий внутри компании. Любая CRM-система стремится помогать своим пользователям выполнять операции быстро, правильно и четко. В создании интерфейса широко задействован UI/UX. А в обновлении “Битрикс24.Дубай” доработан функционал подсказок, которые объясняют практически все наявные поля, кнопочки, окна и т.д. Конечно, подсказки можно отключить, но на раннем этапе использования Битрикс24 это просто необходимые вещи, которые обеспечивают быстрое обучение и грамотное использование обширного функционала.

3.png

Расположение

Кромешный ад в использовании MS Excel, порожденный обменом файлами, уже закончился. Тоесть все стало намного проще, но не до конца. И так, самая страшная схема: чтобы работать с файлом электронных таблиц нужно иметь соответствующее программное обеспечение на компьютере, ну или мобильном устройстве. Версии до 2007 года не поддерживают формат *.xlsx (только *.xls), который сейчас доминирует повсюду. Для того, чтобы передать файл другому пользователю или перенести на другое устройство, необходимо сохранить все изменения, каким-то способом переслать файл документа (по email, файлообменник, через съемный носитель памяти и т.д.) и молится, чтобы где-то на этом пути не произошел сбой. Кроме того, нужно быть внимательным, чтобы вовремя сохранить документ и выбрать правильное имя (а файлов обычно “плодится” очень много).

С появлением облачных сервисов многое упростилось. Google-таблицы принимают любые форматы MS Excel, обеспечивают доступ к одному документу нескольких пользователей с любых подходящих устройств и снимают обязанность контроля сохранений.

Однако это не показатель, с которым MS Excel может попробовать конкурировать с CRM. К примеру, и облачная и коробочная версии Битрикс24 обеспечивают доступ к сохраненным внутри системы документам более чем 30 форматов с возможностью как просмотра, так и редактирования. Это возможно с компьютера, планшета или смартфона без наличия дополнительного или специального программного обеспечения. Но, опять же — пока речь идет о том, что в CRM Битрикс24 проще управлять содержимым файлов MS Excel, чем в самом табличном редакторе.

4.png

Возможности

Сравнивать возможности Битрикс24 и MS Excel бессмысленно по причинам из первого довода — это инструменты для достижения абсолютно разных целей. Конечно, Битрикс24 в чистом виде не подсчитает Вам автосусумму или отсортирует строки по алфавиту. Однако система может совершенствоваться (коробочная редакция — практически в неограниченных масштабах) и если нужно, в Вашем портале может появится любой функционал. А вот MS Excel сам точно не сможет:

  • Интегрироваться с Вашим сайтом и автоматически заполнять данные о клиентах, заказах, платежах и т. п;

  • Контролировать временные затраты сотрудников, формировать отчетность по часам и проектам;

  • Обеспечить возможность общения сотрудников в едином корпоративном пространстве;

  • Интегрироваться с “1С”, телефонией, соцсетями, мессенджерами;

  • Создать Вам сайт, лендинг, интернет-магазин, форму… и дальше в этом роде;

  • Управлять маркетинговыми кампаниями,

  • Генерировать делопроизводственные документы;

  • Продвигать лидов по воронке или туннелям продаж…

Довольно. Все, что бы Вы не делали в MS Excel, в Битрикс24 это может быть автоматически. Главное понять, что при ведении бизнеса в MS Excel, почти все вносится руками, на что тратится уйма драгоценного времени сотрудников.

5.png

Финансы

И о деньгах. Здесь все просто, но к єтому вопросу следует подходить не с точки зрения єкономии. Так, лицензия для MS Excel стоит приблизительно 170 доллагов; пользование в облаке стоит от 5 до 12,5 долларов пользователь/месяц. Минимальная лицензия для єффективного коммерческого тарифа Битрикс24 составит от 45 долларов в месяц. А теперь давайте сопоставим, сколько по-настоящему поможет заработать Битрикс24, которій прямо для этого предназначен. Или с другой стороны: сколько вы не заработаете, тратя время на примитивное заполнения таблиц в MS Excel, пока конкуренты будут развивать свои СRM?

Подведем итоги

MS Excel — отличная программа для статистики и вычислений, не предназначенная для развития бизнеса. Документы MS Excel обязательно должны присутствовать в Вашем деле в виде отчетов (как, например, экспортированные отчеты из нашего приложения “Отчеты по времени и проектам”), прайс-листов, сводных статистических данных и многого другого... Но только не в качестве рабочего инструмента для менеджеров.  

CRM Битрикс24 не просто заменит Ваш MS Excel на правильную и эффективную систему, но и качественно перенесет Ваш бизнес на новый уровень. И если Вы до сих пор ведете все дела в MS Excel, давайте просто посмотрите на возможности Битрикс24, заказав бесплатную демонстрацию от компании Авиви по почте hello@avivi.pro

Need help?

Ask a question.

Chat Now
Записаться На Консультацию
Записаться На Консультацию
Мы свяжемся
с вами
в течении
10 минут
laptop
Мы свяжемся с вами в течении 10 минут