Заказать проект
Оставьте заявку для получения коммерческого предложения.
Заполните форму и мы вышлем Вам предложение в котором решим,
чем можем вам помочь.
Автоматизация распределения лидов между сотрудниками в Битрикс24

Автоматизация распределения лидов между сотрудниками в Битрикс24

27 Мая 2019
Анастасия Сынюк
Сейлз-Менеджер
Анастасия Сынюк
следующая статья

Вы — начальник отдела и тратите уйму времени только на просмотр и передачу каждого клиентского запроса менеджерам? Вы — менеджер и не справляетесь с потоком запросов? Или же наоборот: часами сидите без работы в ожидании нового лида? Может Вы стараетесь «отхватить» лида получше, но Ваш коллега постоянно Вас опережает?

Если Вы используете Битрикс24, то можете легко избежать этих трудностей и значительно облегчить рабочий процесс себе и своим сотрудникам. Как же это сделать? Ответ один — настроить автоматическое распределение лидов. Этот механизм будет балансировать новых лидов между ответственными. С его помощью, каждому лиду сразу будет назначен менеджер, готовый взять его в работу. Вы не будете испытывать терпение клиента, заставляя его ждать обратного звонка. Руководитель отдела продаж будет экономить время и силы, а сотрудники не будут жаловаться на какие-либо личные предпочтения начальства. Лиды будут распределены равномерно на всех, и в компании наступит гармония.

Каждому по лиду

Перед тем, как приступать к настройке, Вам необходимо выбрать способ распределения заявок, подходящий именно Вашей компании. Какие же есть варианты?

Случайное распределение по всем сотрудникам

Хороший вариант для небольшой компании. Любая заявка может попасть к любому ответственному.

Для настройки такой автоматизации, первым делом необходимо добавить новый статус лида «Распределить ответственных», к примеру. Далее нужно создать робота, который сработает при переводе лида на этот статус. В простом бизнес-процессе добавляем 2 блока – «Выбор сотрудника» и «Сменить ответственного».

В первом Вы укажете список возможных ответственных для распределения, а на втором этапе БП сам будет выбирать случайного сотрудника ответственным за данный лид.

Случайное распределение по группам или отделам

Этот вариант подойдет для компаний с несколькими отделами продаж или филиалов, каждый из которых работает с определенным регионом или направлением.

При создании автоматизации в таком случае возможны 2 варианта:

  1. Как и в варианте со случайным распределением по всем сотрудникам, добавить несколько статусов для распределения по отдельным регионам, например «Распределить ответственных – Украина», «Распределить ответственных – Россия» и «Распределить ответственных – Европа». Далее для каждого статуса добавить по роботу для распределения ответственных среди выбранных сотрудников в случайном порядке.

  2. Добавить условие в бизнес-процесс, которое будет запускать фильтрацию сотрудников перед распределением по какому-то параметру из лида – к примеру, «Регион».

Распределения на ответственных по очереди

В этом случае, первым шагом будет создать группу «Менеджеры», куда Вы должны добавить всех сотрудников, которые будут работать с лидами – это и есть список, из которого автоматически будет выбран ответственный.

Когда в системе появится новый лид, он будет назначен первому сотруднику из списка. Следующий лид – второму, и так далее. Когда у всех будет по одному новому лиду, все повторится заново.

Равномерное распределение

Новых лид назначается менеджеру, у которого меньше всего лидов в данных момент.

Для настройки такой автоматизации, в работу вступают так называемые вебхуки – оповещения сервера об определенном событии, на какое необходимо отреагировать.

Логика работы следующая: сервер получает список всех менеджеров, среди которых будут распределяться заявки. По каждому из них также отправляется количество активных лидов. После обработки, определяется сотрудник с наименьшим количеством лидов в работе и именно ему назначается новый.

Распределение по графику работы сотрудников

Такой вариант отлично подойдет для компаний, работающим в несколько смен, для бизнесов в сфере недвижимости и event-агентств, которым необходимо быстро реагировать на запросы даже по выходным.

Вы предварительно указываете рабочий график менеджеров, для групп или единичных сотрудников. Новые лиды будут автоматически распределены между сотрудниками, которые работают в это время – в случайном порядке или по очереди.

Распределение по лимиту

В этом случае, каждому сотруднику прописывается определенное количество лидов, которое он может взять в работу в определенное время – за день, за час, за 30 мин и т.д. Это число может редактировать только руководитель.

Исходя из выбранного числа, менеджеру не будут назначать новые лиды, если он уже исчерпал свой лимит — сконвертировал все лиды в сделки или отказы.

Если же нет – он будет получать новые лиды или по мере их поступления (и в порядке очереди), либо в определенные интервалы времени.

Распределение по успешности

Система может распределить сотрудников по успешности исходя из статистики конверсии лида в завершенную сделку. На основании этих данных определяется лучший сотрудник или формируется топ из 5. Когда в систему попадают новые заявки, в первую очередь они распределяются между лучшими менеджерами, а потом уже переходят к остальным в списке.

Распределение в зависимости от источника поступления

Заявки от клиентов могут приходить из разных источников – звонки, письма, CRM форм или открытых линий. В зависимости от этого, Вы можете назначать сотрудника или группу по каждому источнику. Распределение в этом случае может быть разным – случайное, в порядке очереди или равномерное. К примеру, у вас есть 10 менеджеров. В день Вы получаете 100 заявок – 50 звонков и 50 писем.

Вы можете указать, что определенная группа менеджеров будут перезванивать клиентам, другая группа будет только отвечать на письма. Такой вариант будет удобен, если у Вас есть несколько стажеров, и Вы предпочитаете проверять все письма клиентам перед отправлением.

Другой вариант – Вы хотите равномерно распределить все заявки между менеджерами. В таком случае каждый получит по 5 лидов из каждого источника.

Какой вариант лучше?

При выборе способа автоматизации следует также учитывать специфику заявок, поступающих в Вашу компанию.  Случайное, равномерное распределение или очередь отлично подойдут для однотипных лидов — заказов обратного звонка,  заказов с сайта с похожими товарами т.д. В то же время, для лидов из заполнения разных форм на сайте с более подробным описанием запроса, а не просто заказа консультации или обратного звонка, более подходящим будет распределение по рейтингу или успешности менеджеров.

В контексте очереди и распределения лидов в целом, стоит обратить внимание на немаловажный момент – пропуск менеджером очереди или просто несвоевременный ответ клиенту. Ведь смысл настройки такой автоматизации как раз и заключается в организации работы ответственного с клиентом. В виду большой нагрузки, сложности задач или просто человеческого фактора, как бы Вы не распределяли заявки между сотрудниками, рано или поздно возникнет проблема — лиды часами, а то и днями “висят” на менеджере и остаются без ответа.

Чтобы этого избежать, можно совместить несколько автоматизаций. Первая будет распределять лидов по одному из вышеперечисленных способов, а вторая — следить, связался ли менеджер с клиентом, то есть  реагировать на действия ответственного в системе (обратный звонок, письмо, СМС, создание задачи с привязкой к этому лиду и т.д.). Если таких действий не было за определенное время, например, 30 минут, – лид автоматически перейдет к другому ответственному исходя из заданных параметров распределения: в случайном порядке, к следующему в очереди, к ответственному лучшим рейтингом и т.д.

Пора действовать

Какой бы из вариантов Вы не выбрали, Вы можете быть уверены, что он значительно облегчит работу Вам и Вашим сотрудникам. Автоматизированное распределение заявок наводит порядок в отделе продаж: все менеджеры обрабатывают заявки из различных каналов, руководитель не тратит уйму времени на перестановку ответственных и высчитывание нагрузки каждого сотрудника, а клиенты получают своевременные ответы.

Наша компания провела множество подобных настроек и мы с уверенностью можем сказать, что это дает отличные результаты. Мы с радостью готовы помочь автоматизировать и Ваш бизнес. И если Вы до сих пор не выбрали, какая именно модель автоматизации для Вас лучше — давайте подумаем вместе!

Need help?

Ask a question.

Chat Now
Записаться На Консультацию
Записаться На Консультацию
Мы свяжемся
с вами
в течении
10 минут
laptop
Мы свяжемся с вами в течении 10 минут