Что необходимо знать о календарях в Битрикс24 для эффективной работы?

10 Декабря 2020

следующая статья
Вячеслав Нагнибеда

PR менеджер

Вячеслав Нагнибеда
Что необходимо знать о календарях в Битрикс24 для эффективной работы?

Современный электронный календарь является отличным инструментом в помощь грамотного планирования как личной, так и общей деятельности компании. Битрикс24 обладает удобным функционалом работы с разными календарями, что поможет вам ничего не забывать, постоянно находится в курсе событий и ориентироваться в их потоке. Управлять календарями легко и давайте рассмотрим этот процесс в деталях. 

Разновидности календарей в Битрикс24

В любом Портале, независимо от тарифного плана, календари встречаются в нескольких местах. Все это один и тот же компонент ПО, который ведет себя по-разному в зависимости от пользователя и элемента меню. Увидеть календарь можно непосредственно в отдельной строке левого меню, а также в Задачах, Группах и Проектах при выборе одноименного вида отображения. Кроме этого иметь дело с календарем вы будете постоянно при постановке задач, описании событий, создании опросов — одним словом всегда, где есть опция привязки к дате и времени. 

1.png

По праву собственности есть календари личные (для сотрудника) и общие (для группы или целой компании). Администратор Портала способен определять права доступа пользователей к различным календарям и действиям с ними. С полным набором прав вы сможете добавлять в свой личный календарь записи других пользователей, компании, выбранных рабочих групп; редактировать информацию и удалять события у себя и других сотрудников. С наиболее ограниченными правами — работать только со своим календарем. Пока Битрикс24 не поддерживает внешние календари для совместной работы с посторонними людьми, но вы можете приглашать удаленных сотрудников или клиентов в Экстранет и взаимодействовать таким способом. 

2.png

Также личный календарь возможно синхронизировать с другим сервисом или календарем мобильного устройства. В первом случае вам необходимо выбрать нужный внешний календарь и пройти авторизацию. Во втором — отсканировать QR-код гаджетом на iOS или Android. Несколько секунд и данные синхронизируются: в календаре Битрикс24 появятся ваши события, а в сервисах или смартфоне — записи из календаря в Портале. Это двухсторонняя синхронизация, поэтому изменения информации в одном месте повлечет за собой изменения и в другом. 

Календарный интерфейс

Внешний вид календарей создан по образу лучших решений, придуманных цивилизацией, все действия интуитивно понятные. Возможно отображение дня, недели и месяца, а также вид расписания, когда пользователь будет видеть время, дату и запланированное действие. Дневной планер по умолчанию разбит на временные отрезки по 15 минут. Горизонтальная красная линия показывает значение текущего времени. При отображении недели календарная сетка покажет все семь дней, а в виде “месяц” вы сможете увидеть вообще все запланированное. Нажатием кнопки “Сегодня” вы вернетесь в текущее значение времени и даты из любого места в календаре. 

3.png

В разделе доступен поиск с использованием готовых и кастомных фильтров. Вы всегда сможете отсортировать события, которые создавали вы или на которые вас приглашали. А при надобности можно собрать собственный фильтр с различными значениями пользовательских полей для наиболее четкого отбора нужной информации. И, конечно, кроме фильтра в строке поиска можно указывать текст, по которому Битрикс24 будет просматривать календарь на предмет совпадений. 

Добавление событий и задач

В календарь Битрикс24 могут быть добавлены как события, так и задачи. О последних сказано достаточно много — задачи являются важнейшей составляющей ERP-системы. Замечу, что задачу конкретно в календарь вы можете добавить только из раздела “Задачи и проекты”. Нажатие мышкой по свободному месту в календарной сетке вызовет страницу слайдера с формой постановки новой задачи. Здесь уже автоматически будет проставлено время начала задачи — зависит от того, куда вы щелкнули мышкой. Во всем остальном это самая обычная задача в Битрикс24. 

Другое дело событие. Создать его можно тремя способами:

  • Как и в предыдущем случае, нужно нажать на пустое место календарной сетки, но уже в разделе “Календарь” левого меню. Появится попап, а не страница слайдера;

  • Создать событие из “Живой ленты” — появится полноценная страница слайдера;

  • Создать событие из чата. Все, наверняка, замечали, что в переписке подсвечиваются слова сегодня, завтра, вчера, и другие, которые относятся к датам. Нажав на такое слово вы сможете создать как новую задачу, так и новое событие в календаре.

4.png

Событие имеет ряд уникальных отличий от задачи. Вы можете указать даты начала и конца мероприятия или в один клик по чекбоксу выделить на это весь рабочий день. Разные события можно привязывать к разным календарям: к личному, общему или календарю выбранной рабочей группы. Также отличием собітия является выбор места проведения: это может быть “рабочее место”, что не влияет на другие ресурсы компании, а может быть “Конференц-зал”, выбор которого повлияет на инструмент бронирования ресурсов в Битрикс24. 

5.png

Также на событие вы можете приглашать неограниченное количество сотрудников и настраивать сколько угодно напоминаний. А особенно полезным является функционал подтверждения участия: приглашенный сотрудник сможет принять ваше приглашение, а может и отказаться. 

Планирование — наше все

Таким образом календари Битрикс24 могут в значительной степени улучшить как вашу личную, так и командную работу. Успех любого мероприятия зависит от уровня подготовки к нему, следование составленному графику — устраняет задержки, а своевременное напоминание про важное событие делает жизнь намного приятнее. Функционал календарей в Битрикс24 доступен каждому пользователю, как и все инструменты для современного бизнеса из данного набора. И вам совсем не нужны посторонние сервисы для работы с календарем — все уже есть в вашем Портале. И если до сих пор вы не пользовались календарями активно, может самое время начать это делать с нового года?

banner_ukr.png


Похожие статьи

Записаться на консультацию

Мы свяжемся с вами в течении 10 минут