Доступ разрешен! Все о правах доступа в Битрикс24

5 Августа 2020

следующая статья
Вячеслав Нагнибеда

PR-менеджер

Вячеслав Нагнибеда
Доступ разрешен! Все о правах доступа в Битрикс24

“Все вокруг колхозное, все вокруг мое!”— пелось в одной известной песне. Для пользователей Битрикс24 по умолчанию доступны все инструменты и вся информация, однако в условиях компании возникает потребность ограничения подобной свободы в противодействии хаоса. Поэтому систему оснастили механизмами управления правами доступа для пользователей, с помощью которых вы можете дать сотруднику ровно столько возможностей, сколько ему необходимо для выполнения поставленных заданий и не переживать об утечке или потере информации. Давайте вместе рассмотрим десять случаев в Битрикс24, где мы сталкиваемся с настраиваемыми правами. Для удобства мы также размещаем навигатор по статье:

Админ права Группы и Проекты Задачи CRM-маркетинг СRM
Телефония и открытые линии Сайты и Базы знаний Битрикс24.Диск Приложения Бизнес-процессы
Бонусные права доступа


Админ решает все

Первым администратором нового Портала Битрикс24 по умолчанию становится человек, который его регистрирует. Права администратора назначается ему автоматически. Все последующие приглашенные в Портал сотрудники будут попадать сюда с правами обычных пользователей и только администратор может назначать себе подобных. Для этого нужно зайти на профиль нужного сотрудника и просто дать ему админ права. 

1.png

Каждый администратор наделен одинаковыми неограниченными правами. Единственное, что ему не под силу — самовольно снять с себя статус админа, хотя с других пользователей это получается также в один клик. Важно заметить, что создатель портала и, как вы помните, самый первый администратор, не сохраняет этот статус навсегда: любой другой администратор может “разжаловать” его до обычного пользователя или даже уволить. Поэтому стоит хорошо подумать, кому из сотрудников стоит давать права неограниченной власти в Портале Битрикс24. А если вам нужно “застолбить” за кем-либо железобетонное право быть администратором, это возможно сделать лишь кастомной доработкой коробочной редакции. 

Именно поэтому после создания Портала следует взяться за построение структуры компании. Администратор может настраивать различные права доступа как конкретным сотрудникам, так и целым отделам. Поэтому не обязательно проделывать однотипные операции каждому: например, настраиваем права доступа к сущностям СRM на весь отдел продаж и определяем туда в структуре компании всех сейлов. В таком нужно помнить, что один и тот же сотрудник может находиться одновременно в нескольких отделах. И если у одного будет доступ, а у другого нет, система все равно позволит сотруднику-многостаночнику пользоваться желаемыми инструментами. 

В дальнейшем мы еще не раз будем возвращаться и к структуре, и к роли администратора, ведь все дальнейшие настройки будут делаться его руками. 

Права доступа в Группах

Теперь рассмотрим объединения сотрудников не из Структуры — рабочие Группы и Проекты. Здесь возможны разные варианты: все они бывают открытые и закрытые, видимые и невидимые, внутренние и для экстранет-пользователей. Администратор видит абсолютно все и может руководить как самими группами, так и регламентировать деятельность их модераторов, которые в свою очередь могут управлять участниками групп. 

2.png

Открытая группа/проект

Это видимое всем пользователям объединение со своим Чатом и папкой на Битрикс24.Диск, куда может вступить каждый желающий. Такую группу или проект также называют публичным. Здесь есть роль владельца, который устанавливает правила группы и перечень использованных здесь инструментов. Также он может назначить Модератора — сотрудника, который будет следить за порядком, приглашать, утверждать или исключать остальных пользователей. В любой момент группу можно закрыть и спрятать от всеобщего обозрения. 

3.png

Закрытая группа/проект

От публичной отличается ограниченной возможностью для вступления. Попасть в такую группу можно лишь после одобрения заявки или по персональному приглашению от ее владельца, модератора или участника — также регламентируется. Здесь возрастает роль модераторов, поскольку они решают, принимать или нет желающих. В любой момент группу можно сделать публичной. 

Экстранет группа/проект

Отличается от двух предыдущих присутствием здесь внешних пользователей. Об экстранете можно говорить отдельно, поскольку это важная особенность Битрикс24, которая позволяет работать в вашем Портале, по сути, посторонним людям. 

7.png

Чаты

И логично будет в связке с группами и проектами упомянуть о чатах. Как таковых, прав доступа на чаты не существует: каждый сотрудник сможет общаться в том чате, куда его пригласят. Общий чат компании — это, по сути, чат одной большой общей и обязательной для всех группы, куда все сотрудники попадают автоматически с принятием на работу. Каждая группа или проект имеет собственный чат и если сотрудник вхож в группу, значит сможет общаться и там. Остальные диалоги, которые создаются пользователями, требуют выбора и добавления собеседников, что и является предоставлением права доступа на чат. 

Права доступа в Задачах

Начиная с версии Битрикс24.Лондон (2020 год), по многочисленным предложением от пользователей, разработчики Битрикс24 добавили права доступа в Задачах. Ранее все участники задачи могли творить с ней все, что угодно, вместе с редактированием и удалением содержимого. Очевидно, кто-то пользовался этим в собственных корыстных целях. 

9.png

Как бы ни было, теперь на каждое действие в задаче, а также в шаблоне задач, роботах и, собственно, возможности управлением правами доступа, есть новые правила. Команда Битрикс24 уже создала две собирательных роли участников задач: “Руководитель” и “Менеджер” с определенным набором прав. Вы также можете создавать собственные роли с индивидуальным перечнем возможностей в задачах. Есть опция копировать права доступа для новой роли из других готовых ролей. Конечно, также присутствует “Полный доступ”, который по умолчанию применим ко всем участникам. 

То есть теперь, чтобы применить права доступа, необходимо назначить нужному сотруднику или целому отделу определенную роль. Теперь, не зависимо от роли в Задаче (Исполнитель, Соисполнитель, Наблюдатель) люди смогут редактировать лишь то, что выбрано для их роли в правах доступа для Задач. Если присвоить кому-либо сразу несколько ролей, Битрикс24 предоставит доступ, объединив возможности из всех ролей. 

Права доступа в СRM-маркетинге

Очень похожие возможности существуют и для управления маркетинговой деятельностью. В CRM-маркетинге также есть список прав доступа к отдельным инструментам и три роли: “Администратор” с полным доступом, “Менеджер” и “Руководитель”. 

10.png

Распределения правами доступа интуитивно понятны и четко структурированы. Таким образом вам будет несложно ориентироваться в возможностях и наделять определенной властью сотрудников или целые отделы в зависимости от их функций в компании. 

Права доступа в СRM

Доступ к святая святых Битрикс24, систему управления взаимоотношениями с клиентами, или коротко — CRM, имеет множество тонких настроек. Это не спроста: модуль CRM обрабатывает самую ценную информацию любой компании — данные о клиентах, поэтому и внимание к правам доступа повышенное. Здесь возможно давать или ограничивать права не только на Сущности, но даже на отдельные стадии продвижения. Но обо всем по порядку. 

11.png

Права для всех

Распределение прав доступа реализовано также с помощью “Ролей CRM”. Пункт “Права доступа” вынесен отдельно в настройках CRM. Здесь вы найдете список для сотрудников или отделов с присвоенной ролью, а также возможность создавать или редактировать собственные роли. 

12.png

Далее следует быть очень внимательными. При создании новой роли или редактировании существующей для вас откроется перечень всех возможных Сущностей CRM. Стадии будут отображатся вложенным списком второго уровня с теми же названиями, которые вы им присвоили. 

 Для ролей доступны 7 действий: 

  • Чтение;

  • Добавление;

  • Изменение;

  • Удаление;

  • Экспорт;

  •  Импорт;

  • Использование роботов.

И 6 вариантов отображения для сотрудника:

  • Без доступа;

  • Видеть только свои собственные записи;

  • Видеть свои, своего отдела и всех подотделов по Структуре компании;

  • Все, что открыто для просмотра;

  • Все вообще. 

Исключение лишь для Роботов — их можно просматривать или изменять. 

Если вы используете несколько направлений сделок, каждое из них также отобразиться во вложенном списке и может быть отрегулировано индивидуально. И когда нужная роль готова, возвращаемся в “Права доступа” и назначаем эту роль конкретному человеку или отделу. 

13.png

Если вы освоились с правами доступа к Задачам, то разобраться с правами доступа к CRM не составит особого труда. Однако следует отметить, что создание ролей требует большого внимания и понимания кому какие права действительно необходимы. Поэтому советуем делать это вместе с Партнерами по Битрикс24, у которых уже есть опыт подобных настроек. 

Права для избранных

Но кроме всего массива настроек прав доступа в CRM выше, администратору под силу еще одна настройка, которая также появилась в релизе Битрикс24.Лондон и стоит выше остальных. Речь идет о праве видеть конкретные поля в CRM. Для этго перейдите в карточку CRM, выберите нужное пользовательское поле и обратитесь к его настройкам. Теперь можно ограничить его видимость и выбрать лишь нужных сотрудников или отделы, для которых поле останется видимым всегда. Также стоит отметить, что поле просто скрыто от глаз — для ограничения его редактирования нужно менять права доступа для изменения элемента CRM. 

14.png

Права доступа в телефонии и открытых линиях

Доступ к средствам коммуникации весьма похожи, поэтому мы объединили их в один блок. 

Телефония

Настройка, связанные с использованием подключенной телефонии производится в соответствующем пунтке Левого меню или карты сайта. 

15.png

Также присутствует распределение по ролям пользователей, только перечень возможностей намного меньше. Также есть различия по Сущностям, действиям и, собственно правам: кроме привычных “нет доступа” и “свои+” в некоторых пунктах меню настройки Телефонии можно выбирать привязку к элементам CRM. Например исходящий звонок можно осуществлять на выбор клиентам из CRM, клиентам и сотрудникам компании, или всем без ограничений. 

16.png

Открытые линиии

По такому же принципу, как в телефонии, права доступа настраиваются и для открытых линий. Стоит заметить, что каналов связи может быть много, но права выдаются администратором сразу на все, доступные в Контакт-центре Битрикс24. И сделать это можно из любого канала связи. 

18.png

Права доступа к Открытым линиям выдаются на:

  • Список открытых линий — Просмотр/Изменение;

  • Подключение каналов коммуникаций — Изменение;

  • Статистика разговоров — Просмотр;

  • История разговора — Просмотр;

  • Подключение к разговору — Выполнение;

  • Оценка разговора руководителем — Выполнение;

  • Общие настройки — Изменение.

Права доступа на Сайты и База знаний

Оба инструмента используют функционал Битрикс24.Сайты, поэтому предоставление прав доступа одинаковые. Все сводится к разрешению или запрету выполнять следующие действия: 

  • Просматривать раздел “Сайты”/”База знаний”;

  • Создание списка сайтов/Баз знаний;

  • Отдельно просмотр, редактирование, изменение настроек, публикация и удаление контента.

19.png

По большому счету этого вполне достаточно для полноценного распределения обязанностей между сотрудниками. Как и в других случаях с сайтами, вы можете назначить администратора, который будет отвечать за работоспособность и контент-менеджера, задачей которого будет сугубо наполнение информацией. 

Права доступа на Битрикс24.Диск

Если доступ к информации в CRM считается наиболее важным, то на второе место можно смело ставить предоставление прав на виртуальное хранилище. Именно здесь могут находится важные файлы, утрата которых обойдется весьма дорого. Здесь присутствует иная логика, без предоставления ролей. 

Права доступа в Битрикс24.Диск можно регламентировать для каждой конкретной папки или файла. Полный доступ ко всей ветке каталогов принадлежит ее создателю и уже он решает, кто также сможет пользоваться содержимым и на каких условиях. Иерархия прав, где каждая последующий уровень включает возможности предыдущего выглядит так:

  • Чтение;

  • Редактирование;

  • Запись;

  • Полный доступ с возможностью удаления. 

21.png

Управление доступом на одном уровне доступно только для одной отдельной папки или файла, то есть выделить и дать доступ сразу на несколько элементов не получится. При выборе опции “Общий доступ” в пункт верхнего меню “Поделиться” вы сможете увидеть, кто и на с какими правами имеет доступ, добавить, изменить или удалить как уровень доступа, так и пользователей, группы и отделы. 

Скопировав внутреннюю ссылку можно указать коллегам в Портале Битрикс24 к нужной папке или файлу. А вот “Публичная ссылка” — это весьма полезная возможность. Такую ссылку можно передавать сторонним пользователям, которые даже не являются вашими сотрудниками и не пользуются Битрикс24. Вы можете ограничивать действие такой ссылки во времени а также защитить переход по ней паролем. 

22.png

В работе с правами доступа к Битрикс24.Диск помните, что когда вы открываете доступ к какой-либо папке сотруднику, она не сразу появляется в его Диске. Сначала ему нужно отреагировать на оповещение системы об этом. Также происходит и во время присоединении к группе или проекту: Битрикс24 спросит, хочет ли новый участник подключить себе общую папку. 

Права доступа для приложений

По умолчанию, все сотрудники Портала Битрикс24 имеют доступ к новым установленным приложениям. Поэтому если необходимо ограничить использования того или иного дополнения, администратор должен распределить права доступа. Для этого необходимо на страницу установленных приложений и произвести необходимые настройки для каждого из них.

23.png

Права доступа на пользование приложениями предоставляются отдельным сотрудникам и отделам по Структуре компании. В отличии от множества рассмотренных в этой статье вариантов, здесь нельзя давать доступ участникам разных групп. Обратите внимание, если в колонке нет никаких записей, приложение будет доступно всем сотрудникам. А если есть — то лишь тем, которые там упомянуты. Очень часто у пользователей возникают вопросы, поскольку из-за невнимательности они упускают из виду эту особенность доступов до приложения. 

24.png

Права доступа на Бизнес-процессы

Бизнес-процессы являются неотъемлемой и важной частью Битрикс24, которая позволяет автоматизировать самые различные дела компании. Конечно, здесь также не обходится без предоставления прав доступа. Для каждого отдельного Бизнес-процесса администратор должен устанавливать свои отдельные правила. Доступ можно предоставлять отдельным сотрудникам, группам, группам социальных сетей и отделам. Также возможны разные действия: 

  • Добавление;

  • Чтение;

  • Просмотр в панели;

  • Добавление в панели;

  • Изменение с ограничениями;

  • Изменения 

  • Полный доступ

  • И, конечно — вообще без доступа.

26.png

Но, как вы понимаете, Бизнес-процессы являются весьма сложной составляющей Битрикс24, поэтому не советуем разбираться в данной теме самостоятельно без поддержки опытных Партнеров. 

Права доступа к Опросу и сообщению

В качестве бонусной информации хотим обратить внимание также на Опросы в Живой ленте. Как таковых прав доступа к ним нет. Однако создатель опроса может выбирать участников виртуального социологического исследования. Это могут быть отдельные сотрудники, отделы, группы и даже почтовые пользователи — посторонние люди, которые даже не пользуются Битрикс24, но коммуницируют с вами по электронной почте. У всех выбранных получателей будет возможность участвовать в опросе. 

27.png

Аналогично и для сообщений в Живой ленте. Вы можете выбирать круг его получателей, таким образом демонстрируя информацию одним сотрудникам и скрывая ее от других. 

Специфические права доступа

Мы рассмотрели все возможные случаи предоставления прав доступа в Битрикс24 на момент написания этой статьи. Надеемся, теперь вам будет намного проще управлять своей компанией и персоналом. Однако мы допускаем, что вы так и не нашли ответ на на конкретный узкопрофильный вопрос. Например: “Как управлять доступом для комментирования сообщений в Живой ленте?”, “Можно ли связать доступ к порталу с GPS-координатами или IP-адресом пользователя?” и тому подобное. 

На все это у наших специалистов есть ответ: да, возможно все. Но для этого необходима кастомизация коробочной редакции Битрикс24, поскольку в облачном сервисе мы можем использовать лишь богатый штатный функционал. Поэтому будем рады помочь вам создать функционал самых надежных и необходимых прав доступа для вашего Битрикс24. 

Получайте больше вместе с Авиви!


Похожие статьи

Записаться на консультацию

Мы свяжемся с вами в течении 10 минут