Заказать проект
Оставьте заявку для получения коммерческого предложения.
Заполните форму и мы вышлем Вам предложение в котором решим,
чем можем вам помочь.
Ивент-менеджмент с Битрикс24

Ивент-менеджмент с Битрикс24

11 Июня 2019
Вячеслав Нагнибеда
PR-Менеджер
Вячеслав Нагнибеда
следующая статья

Если Вы считаете, что провести мероприятие с участием живых людей легко — наверное Вы еще с этим не сталкивались. И не важно, это презентация для клиентов, семинар, тренинг, или огромный ивент на 100500 человек, Вам придется взаимодействовать с людьми по разным направлениям, управлять ресурсами и много-много держать под контролем. И если это делать с помощью ручки и блокнота, то сойти с ума возможно очень быстро. Но это совсем не обязательно, поскольку Битрикс24, как уникальный продукт для менеджмента, маркетинга и управления взаимодействия с клиентами (CRM) обладает всеми нужными Вам, как организатору, инструментами. В этой статье, опираясь на собственный опыт мероприятия на 250+ человек, я расскажу Вам общую теорию ивент-менеджмента с Битрикс24 и постараюсь дать несколько лайфхаков.


Подготовка к мероприятию

И так, в самом начале Вам следует знать ответы на три главных вопроса, схожих с названием интеллектуальной телепередачи: проводить “Что?”, “Где?” и “Когда?” Первый ответ определит тематику будущего ивента, его формат, а главное — кем будут ваши участники. Понятно, что аудитория бизнес-семинара и танцевального мастер-класса очень отличаются, так же, как и ориентировочное количество возможных слушателей. От формата пляшет место провидения: вам нужен стадион или небольшой конференц-зал. И ответ на “Когда?” сразу позволяет представить этапность подготовки и продвижения мероприятия, приблизительную явку.

Отлично, теперь сразу заходим в портал Битрикс24 и создает экстранет-группу будущего мероприятия. Отметим, что группа необходима для:

  • Подключения к организации мероприятия членов Вашей команды;

  • Планирования в календаре ключевых событий;

  • Структурирования выполнения задач именно по этому направлению;

  • Отдельного места на Битрикс24.Диске для складирования необходимой информации и быстрому доступу к ней всех участников;

  • Будущему подключению группы к лендингу мероприятия для вывода динамического контента.

Экстранет-группа желательна изначально, потому что она дает позволяет расширить возможности команды и улучшить процесс учета. Прежде всего, Вы сможете подключать сюда людей, которые не находятся в Вашем портале Битрикс24 для совместной работы. Во вторых, у таких групп есть потенциал доработок в случае надобности. К примеру, наша компания создала расширение для экстранет-группы, которое позволяет вести учет рабочего времени контракторов (наемных работников-почасовиков). Это очень удобно, если во время мероприятия на вас работает охрана, аниматоры фотографы и музыканты, которым нужно платить в зависимости от их временных затрат.

Половину дела сделано. Теперь у Вас есть отдельное место в портале и особый чат для общения, где будет происходить все самое важное. Можете смело выставлять задачи, определять дедлайны, ответственных и уже видеть все закулисье подготовки к мероприятию.

Набор слушателей

В случае с “междусобойчиком” этот пункт теряет смысл, но, в основном, на ивенты людей надобно искать и приглашать. Я не буду касаться ресурса соцсетей, поскольку они способны распространить информацию о Вашем будущем мероприятии, но не взять лида. Именно от Битрикс24 будет зависеть, как контакты желающего окажутся в Вашей CRM.

Главное, в чем Вам будет сейчас очень полезным Битрикс24, это создание CRM-формы — своеобразной “ловушки” для потенциальных посетителей. Форму Вы настраиваете сами и в праве определить логику, по которой она будет работать: то ли человек внесет свои данные и станет лидом, то ли после заполнения создастся сделка в CRM — честно, единого правильного алгоритма здесь нет. Лично мы получали сделки, но если у Вас новый портал Битрикс24, то лучше наполнять систему лидами. Главное, чтобы форма взяла от человека имя, контактный номер и электронную почту. Это обязательный минимум, чтобы работать с такими заявками дальше.

Касательно размещения CRM-формы, здесь много вариантов. Вы можете прикрепить ее к существующему сайту, рассылать по разным каналам ссылку на форму, но с Битрикс24 Вы всегда получаете больше возможностей. И одной из них является собственный лендинг для мероприятия.

Сервис Битрикс24.Сайты позволяет быстро собрать из готовых блоков полностью рабочий сайт. Основная цель сервиса, по словам топ-менеджеров компании, это помощь в продажах. А значит, такие сайты вполне подходят и для привлечения слушателей на ивент! С помощью конструктора, истратив две чашки кофе и один бутерброд, вместо нескольких дней и определенной суммы на кастомную разработку подрядчиком, Вы получите лендинг с описанием мероприятия, формой захвата и большим арсеналом маркетинговых штук, типа таймер обратного отсчета и т. п. В обновлении Битрикс24.Дубай также появилась возможность выводить на такие сайты блоки с динамической сменой контента. Теперь создавая пост в Живой ленте группы Вашего мероприятия, информация может появится на лендинге, как в ленте новостей. А это хорошо для посетителей, которые будут видеть “живой” сайт, а не набор статического контента.

Такой сайт вполне можно продвигать по СЕО, на него можно лить трафик из всех соцсетей. Я рекомендую использовать только одну CRM-форму и приводить к ней лидов из разных.

Намедни ивента

Практика показывает, что дополнительное информирование зарегистрированных участников повышает конверсию тех, кто дойдет до вашего мероприятия на 30%. Да, не удивляйтесь, но статистика — упрямая тетка: далеко не все, кто оставил Вам заявку придут. Даже если люди вносили какую-либо оплату наперед, это не значит, что они железно будут присутствовать. У кого-то случится форс-мажор а кто-то попросту забудет. Если Вы альтруист и проводите бесплатный ивент, конверсия здесь вообще  составляет 50%! Это работает, я проверил лично.

Таким образом людям необходимо напомнить, что скоро мероприятие и Битрикс24 может это сделать сразу несколькими способами.

В разделе CRM-маркетинг доступно сразу несколько полезнейших инструментов:

  • Email рассылка. Тут все понятно. CRM-формы собрали почты желающих, поэтому сегментировать лидов (или контакты) будет совсем не сложно. Также в письмо можно вложить дополнительный контент, как, например, программа ивента или информацию о спикерах.

  • SMS-рассылка — немного олдово, но тоже эффективно. Сейчас, в основном, короткие текстовые сообщения шлют только операторы, банки и всякие маркетологи, поэтому найти в телефоне смску от организаторов с напоминанием будет весьма приятно.

  • Обзвон. А вот это очень интересная штука. Автоматический прозвон желающих не просто экономит время организаторов, но и может усилить эффект для лидов. К примеру, меня на партнерскую конференцию приглашал по телефону сам Директор “Бітрікс24” Дмитрий Суслов. Я по началу даже отвечал ему... Программа может и сама озвучивать написанный текст, подставляя имя человека, но должный эффект в повышении конверсии этот инструмент делает в любом случае.

Кроме взаимоотношений с лидами перед ивентом Битрикс24 отработает все нужные напоминания, напомнит о дедлайнах, покажет готовность чек-листов в задачах и вообще, при добросовестном ведении Вами записей, не даст о чем-либо забыть.

Последним аккордом будет формирование списка участников. Как бы Вы не организовали работу, Битрикс24 загрузить как список лидов, так и сделок.

Лично я во время подготовки захотел получить финальную таблицу в особом виде, для чего обратился к разработчику по Битрикс24. Весьма быстро специально мне предоставили код кастомной выгрузки в файл Excel, которая распределяла поля, закрашивала нужные ячейки и еще много другого. Но вполне можно было обойтись и без таких “хотелок”.

Послевкусие лучшего в мире ивента

Во время самого мероприятия Битрикс24 должен стать для Вас надежным помощником в плане контроля ситуации. Мобильное приложение позволит Вам всегда держать руку на пульсе событий даже в самые ответственные моменты. Сообщения, документы на диске, реквизиты, CRM — все доступно в Вашем телефоне.

И когда довольные гости разойдутся, поставщики разберут свои вещи, а уборщицы вымоют зал, Вы сможете расслабится. Почему? Да потому что без Битрикс24 у организаторов как раз тогда начинается кромешный ад: баланс бюджета, проверка логистики, отчетность.... Все это программа сделает быстро, правильно, а главное — в большей мере автоматически. А Вы сможете открыть шампанское и финализировать лучшее в мире мероприятие. Лучшее, потому что его сделали Вы и Битрикс24.



Наше мероприятие, семинар из цикла “Анатомия Бизнеса”, прошло в нашем небольшом и уютном городке 4 июня. За целый день здесь выступили 8 спикеров как местного, так и государственного уровня, которые делились опытом и полезными советами с предпринимателями. Всех объединяло одно стремление: повысить эффективность своего бизнеса с использованием передовых технологий и, в частности, CRM Битрикс24.

Благодаря этой системе ивент прошел очень хорошо. Организаторы четко знали когда и что кто должен делать, все слушатели — заряжены в нашу CRM. И выглядело это вот так :)



Need help?

Ask a question.

Chat Now
Записаться На Консультацию
Записаться На Консультацию
Мы свяжемся
с вами
в течении
10 минут
laptop
Мы свяжемся с вами в течении 10 минут