Как мы выполнили план на “удалёнке” в Битрикс24

2 Апреля 2020

следующая статья
Вячеслав Аскеров

Сооснователь

Вячеслав Аскеров
Как мы выполнили план на “удалёнке” в Битрикс24

Еще в далеком 2012 году идейный вдохновитель Битрикс24 Сергей Рыжиков рассказывал о возможностях удаленной работы компании с новым продуктом компании “1С-Битрикс”. Тогда это было, конечно интересно и перспективно, но никому особо не нужно...

В 2020 году удаленная работа понадобилась всем, даже если ранее о ней не задумывались в принципе. “Удаленка” двинулась семимильными шагами из удела айтишников, копирайтеров и прочих в широкие массы, поскольку иначе стало просто невозможно работать. И для многих компаний это испытание оказалось последним: в авральном режиме, без подготовки сотрудников, понимания что именно и с помощью каких инструментов нужно делать, бизнесы посыпались, как карточные домики. 

Презентация первого Битрикс24

Нашей компании в этом плане было намного проще: мы и пресловутые айтишники, и Битрикс24 используем с момента выбора данного продукта основным средством для продвижения нашего бизнеса. Однако сотрудники Авиви ежедневно ходили на работу, собирались на совещания и жили обычной жизнью офисных работников. Так что с приходом карантина многим было не по себе работать из кухни или спальни. Но, невзирая на это, темп работы компании не только не снизился, но и позволил выполнить план злополучного марта. Сейчас мы рассмотрим, что предлагает для удаленной работы Битрикс24 и как это применимо не в теории, а на примере Авиви. 

Основные правила “удалёнки”

Для организации удаленной работы компании нужно соблюдать несколько простых правила: 

  1. Сотрудникам нужно точно знать, что им делать. Причем постоянно. Это не означает, что все должны работать, не покладая рук — просто в люди должны точно знать свои задачи, их объемы, сроки и соисполнителей, если такие имеются. Иначе люди либо расслабятся, либо будут чувствовать себя ненужными. 

  2. Члены коллектива должны иметь возможность беспрепятственно общаться и работать вместе. На то вы и команда, а не фрилансеры, чтобы сообща выполнять поставленные задачи. Коллективный дух необходим в то время, когда у людей нет возможности общаться вживую. 

  3. Все необходимое для работы должно находится в общем доступе. Конечно речь идет об информации. На “удаленке” сотрудники не должны выпрашивать друг у друга, или, тем более у вышестоящих, какие-либо данные: максимальный доступ к общей корпоративной информации повышает эффективность работы. (Не путайте это с правами доступа к различной информации, их никто не отменял).

  4. Каждый должен чувствовать вовлеченность в процесс и ответственность. Людей необходимо контролировать: это нужно руководителю, для понимания продвижения дел и это же необходимо подчиненным, чтобы не выпадать из ритма или поддаваться соблазну хитрить. Контроль способствует чувству вовлеченности. 

  5. Сотрудники должны пользоваться одинаковыми инструментами. Иначе хаос. В реальной жизни для, скажем, рытья траншей все землекопы используют лопаты, а не лопаты и зонтики, не так ли? 

Вот, в принципе, и все по теории организации любой удаленной работы без замысловатых презентаций и обучающих курсов. А теперь переходим к практике. 

Почему именно Битрикс24?

Ответ весьма прост — Битрикс24 как раз для этого и предназначен. Это набор инструментов для бизнеса, в который входит все необходимое для организации работы компании онлайн без привязки к расстоянию между сотрудниками. Битрикс24 является комплексным решением всех вопросов компании и этим качественно отличается от других продуктов, которые либо хорошо закрывают лишь часть из них: например задачник Basecamp или система взаимодействия с клиентами SugarCRM. В Битрикс24 все уже предусмотрено и включено, даже в бесплатном тарифе. 

Однако это не означает, что вам придется отказаться от каких-либо инструментов, которыми вы пользовались до Битрикс24 или они вам действительно дороги. 

API

Благодаря открытому API систему можно интегрировать с, практически, любой другой сторонней программой, которая также предоставляет API. Даже наша компания в свое время создала первую в мире интеграцию с популярным средством учета времени TimeDoctor, которую мы выложили в открытый доступ на Битрикс24.Маркетплейс. Но если вы организуете удаленную работу офиса с нуля, вам полностью хватит функционала Битрикс24. 

Практические преимущества

Инструменты Битрикс24 для совместной дистанционной работы созданы для решения всех возможных вопросов, которые возникают между компанией и сотрудниками, а также между самими сотрудниками. Для наилучшего понимания процесса мы разбили функционал на логические разделы в соответствии с приведенными выше правилами “удалёнки”.

Проекты и задачи

Инструменты Битрикс24 для взаимодействия распределения обязанностей, и контроль их выполнения. Все, что делает ваша компания, можно представить в виде одного проекта (к примеру “Рекламные услуги”), или нескольких, если направлений несколько (проекты “Рекламные услуги”, “Принт на футболках”, “PR-статьи” и т.д.). В проекты вы приглашаете задействованных сотрудников, где для них готовятся задания. Интерфейс позволяет создавать задачи с такими основными параметрами:

  • Роли сотрудников — постановщик, ответственный, соисполнители наблюдатели.  Четко показывает, кто, кому что поручил и кто с кого спросит; определяет взаимодействие с другими сотрудниками; 

  • Детальное описание задания. Тут могут быть задействованы текст, мультимедиа, чек-листы;

  • Сроки исполнения и крайний срок. Позволяет планировать, и ничего не забывать благодаря напоминаниям; 

  • Учёт рабочего времени. Незаменимо в удаленной работе, когда, собственно, других способов мониторить занятость отдельных людей или отделов просто не существует;

  • Привязка к диаграмме Ганта. Важно как для визуализации строков, так и для понимания взаимосвязи нескольких задач;

  • Привязка к сущностям CRM (лидам, контактам, компаниям и сделкам). Это важно, когда из плоскости виртуального офиса мы переходим к организации внешней работы. 

Задачи в Битрикс24

В дальнейшем все сотрудники могут принимать участие в обсуждении задачи, определять стадии ее выполнения, менять роли (кроме постановщика), получать уведомления об изменениях и многое другое. Собственно на задачах и строится смысл удаленной работы в Битрикс24. Это удобно, прозрачно и весьма эффективно.

Бизнес-процессы

Битрикс24 позволяет решать достаточно широкий спектр однотипных задач с использованием автоматизации бизнес-процессов. Это экономит время на многократное выполнение одних и тех же действий. А для удаленной работы — позволяет выполнять и контролировать нужные действия в нужное время. Вот несколько примеров простых бинес-процессов:

  • Распределение новой заявки между сотрудниками отдела продаж. Появился новый лид, скажем из письма не электронную почту. Система проверила наличие свободного или просто менее загруженного менеджера и передала лид ему; 

  • Заявление на отпуск. Сотрудник захотел отдохнуть. Из Живой ленты он запустил бизнес-процесс, где указал желаемое время отпуска. Система проверила, может ли он не работать в эти дни и перенаправила заявление руководителю на утверждение. Если все хорошо, руководитель утверждает прошение, сотрудник получает уведомление, а время отпуска резервируется в Битрикс24;

  • Генерация и утверждение документа. Сотрудник выставляет счет клиенту. Система генерирует документ с необходимым перечнем услуг, суммой, реквизитами и печатями, направляет его руководителю. В случае одобрения счет подписан и отправлен клиенту по почте, сотрудник получил уведомление, что все прошло успешно. 

Бизнес-процесс

Вот вам простейшие бизнес-процесси, на два-три автоматизированных действия, которые будут повторяться регулярно. Таких действий может быть сотни, а для составления процесса не нужно быть программистом: все собирается в конструкторе с уже приготовленными блоками условий.  

Чаты, Живая лента и соцсеть

Общение в удаленной работе — залог успеха любого дела. Битрикс24 позволяет сотрудникам свободно общаться между собой всеми доступными в наше время виртуальными способами, только бы это было во благо общему делу. Для этого не нужны никакие сторонние программы, мессенджеры, чат-румы или прочее ПО — в Битрикс24 уже есть все необходимое:

  • Текстовые чаты. Много чатов. Единый общий для всех пользователей портала, чаты один-на один, групповые открытые и закрытые чаты. Новый чат создается автоматически для участников каждого отдельного проекта. В чат можно добавлять файлы, цитировать, отправлять голосовые сообщения. 

  • Голосовой вызов. Не любите писать? Можно позвонить через Битрикс24. Это не исходящий звонок, а бесплатная голосовая связь с любым другим пользователем вашего портала. 

  • Видеозвонок и видеоконференция. По аналогии с голосовым вызовом, но с изображением. А связавшись таким способом с несколькими другими респондентами вы получите полноценную видеоконференцию (до 10 собеседников). Это отлично подходит для удаленных совещаний сотрудников. 

  • Сообщения в Живой ленте. Кроме чатов в Битрикс24 есть инструменты для публикации сообщений для всеобщего обозрения. Это происходит по аналогии с социальной сетью. Сотрудники могут публиковать контент разного рода: от текстовых сообщений до опросов и благодарностей. Это значительно повышает уровень вовлеченности людей в жизнь компании. 

Живая лента

Битрикс24.Диск

Что касается рабочей информации, то Битрикс24 предоставляет собственное виртуальное хранилище данных. Это крайне важно для “удалёнки”, поскольку не просто дает возможность общего доступа сотрудников к разным файлам, но и уравнивает их возможности. Теперь нет значения, вы используете Mac, PС или вообще сидите с телефона на перепрошитом Android — Битрикс24 обрабатывает более 30 форматов разных документов и позволяет совместно их просматривать и редактировать. Виртуальные хранилища доступны как отдельным пользователям, так и целым проектам. Возможно управлять доступом для сотрудников как внутри системы, так и открывать публичный доступ для любого пользователя в Интернете и даже регулировать время работоспособности ссылки. 

Таким образом Битрикс24.Диск решает вопрос с хранением рабочей информации в едином безопасном месте и с общим доступом. Отдельно нужно сказать и про электронный документооборот: этот функционал также присутствует. Система способна генерировать документы по шаблонам, сохранять их PDF-версии и, конечно же, обмениваться электронными документами с другими платформами. 

Отчетность

И когда инструменты розданы, задачи — распределены, а правила доведены до ведома, самое время начать контролировать рабочий процесс. Битрикс24 предоставляет несколько видов отчетности, которые касаются работы компании: 

  • Отчет по времени позволит точно знать, сколько было потрачено на ту или иную задачу;

  • Графики отсутствий дадут понимание, сколько сотрудник не работал по причине отпуска, больничного, отгула ну или прогула;

  • Рабочие графики  позволят увидеть общую картину активности сотрудников;

  • Отчет руководителю — самый честный отчет, который система заставляет писать сотрудника вручную после завершения каждого рабочего дня. 

Это стандартные отчеты, которые предусмотрены Битрикс24. Но помимо этого в Маркетплейсе возможно найти огромное количество кастомных приложений отчетности на любой вкус. Одно из них, вошедшее в Топ-10 самых скачиваемых — Отчеты по времени и проектам — создала наша компания для удобного мониторинга персонального времени сотрудников и времени, затраченного взаимодействии с другими людьми или отделами. 

PRO-версия

А как же CRM?

Безусловно, рассматривать Битрикс24 без функционала системы взаимодействий с клиентами непривычно, но возможно. Однако нужно понимать, что не всем компаниям нужна CRM для перехода на “удаленку”. Это действительно мощный инструмент из набора Битрикс24, достойный отдельной статьи (и она у нас есть), однако эффективным он будет лишь в случае, когда у вас есть клиенты, продажи и переговоры. В любом случае, до того, как начать общаться с клиентами, вам, собственно,  необходимо организовать работу компании. И главное понимать, что удаленную работу от обычной, на самом деле, отличает лишь отдаленность в пространстве друг от друга всех участников процесса. И если ваши люди работали неэффективно, когда сидели в одном офисе, то и удаленно ничего хорошего не получится. Дистанционно же вам придут на помощь такие возможности CRM:

Интегрированный Контакт-Центр

Битрикс24 собирает воедино все каналы связи с вашими клиентами в одном месте — Контакт-Центре. Сюда, посредством готовых или кастомных интеграций,  подключаются все возможные источники обращений в вашу компанию: электронная почта, телефония, мессенджеры (Messenger, Viber, Telegram, Wechat и т.д.), социальные сети (VK, Facebook, Instagram), виджет и формы с сайта, телефонию и многое другое. Для общения с клиентами вашим сотрудникам не нужно особого ПО или спецтехники — все происходит в Битрикс24.

Карточки сущностей (Лид, Контакт, Компания, Сделка)

Сущности CRM доступны для общего просмотра и редактирования выбранными сотрудниками. В карточках хранится полная история взаимодействий с сущностью: когда и кем создана, основная информация, источник появления, история общения и сохраненные телефонные звонки, на каком этапе завершилась обработка и тому подобное. Здесь доступны также уже известные нам чаты: например, сотрудники могут обсуждать работу с конкретным лидом именно в его карточке, чтобы ничего не потерялось в сотнях других чатов. 

Карточка лида

Мои дела

CRM Битрикс24 отличается особой заботливостью о своих пользователях. Система всячески будет напоминать ответственным о неотвеченном письме, неквалифицированном лиде, длительном простое на одной стадии сделки и многое другое. Даже в условиях удаленной работы забыть о чем-либо сотруднику не получится, подобно с задачами. CRM всегда даст знать о важных происшествиях, а все сообщения собираются в разделе “Мои дела”, где их в любой момент может просмотреть каждый сотрудник. 


Это лишь главные возможности CRM для организации удаленной работы. Но даже так становится понятно, что Битрикс24 владеет всем необходимым, чтобы сделать такую работу не просто возможной, но и комфортной для пользователей. 

Так как мы выполнили план во время карантина?

Действительно это был самый обычный план в компании Авиви, намеченный еще до появления коронавируса. При его составлении никто не закладывал риски от пандемии, тотального свертывания бизнесов и вообще мирового кризиса…

Оставляя офис наши сотрудники не знали, что ждет их через несколько дней. Но время шло, общение в Битрикс24 продолжалось, задачи создавались, выполнялись и успешно закрывались. Благодаря четким правилам использования системы, командной работе на общий результат, сформированному виртуальному корпоративному духу и юмору компания Авиви продолжила работать там, где многие наши коллеги по IT взяли вынужденный тайм аут. 

Мы верим, что скоро вирус отступит и жизнь вернется в привычное русло. Но теперь на собственном примере мы убеждены, что удаленная работа с Битрикс24 не только возможна, но и весьма продуктивна. Сейчас наша компания готова к любым испытаниям. А ваша?

Получайте больше вместе с Авиви!


Похожие статьи

Записаться на консультацию

Мы свяжемся с вами в течении 10 минут