Заказать проект
Оставьте заявку для получения коммерческого предложения.
Заполните форму и мы вышлем Вам предложение в котором решим,
чем можем вам помочь.
Как с помощью CRM возвести контроль в максимальную степень

Как с помощью CRM возвести контроль в максимальную степень

24 Января 2019
Яна Ковальчук
Руководитель проектов
Яна Ковальчук
следующая статья

Эффективное управление сотрудниками невозможно без определенной степени контроля. В противном случае, у Вас не будет никакого представления о состоянии дел в компании, что неминуемо приведет к ее краху. Давайте рассмотрим направления, в которых современная система Битрикс24 способна сделать за Вас львиную долю всего контроля.

Время — деньги

Первым и важным показателем работы Ваших сотрудников является рабочее время. Ваш “надзор” может ошибочно достигать таких масштабов, что сотрудники начинают чувствовать себя маленькими подавленными букашками: Вы ходите за ними и смотрите кто и когда пришел или ушел, пошел на обед или вышел по личным делам. Такой контроль может является слишком навязчивым и, как показывает практика, — неэффективным. Вместо этого Вы можете использовать инструмент “Рабочий день” в Битрикс24. Он поможет проконтролировать, без Вашего прямого участия, когда начался и закончился рабочий день того или иного сотрудника, как часто он опаздывает, когда ушел на перерыв и сколько он продлился, а также сколько всего часов человек проработал за день/неделю/месяц. Есть, правда, одна маленькая проблемка:  Ваш подчиненный может “забыть” начать или закончить учет своего рабочего дня, и тогда все “замеры” теряют смысл. В компании Битрикс24 знают о человеческом факторе, поэтому предлагают в скором будущем автоматизировать учет времени с помощью фиксации в системе скана лица сотрудника.

Кастомные решения для учета времени

Стандартные решения от Битрикс24 весьма надежные, но подходят не всем клиентам. Компания Авиви также разработала несколько собственных решений для решения проблемы учета времени и его контроля, которые завоевывают популярность по всему миру.

Самым известным (более 15 тыс скачиваний в мире) является приложение для облака и коробки “Учет времени и проектов” (Time and Project Peport). Оно позволяет вести учет затраченного времени, показывает отдельно время, потраченное на ту или иную задачу, а также ведет учет времени совместной работы нескольких сотрудников! Таким образом Вы не только видите затраты времени, но и понимаете эффективность взаимодействия сотрудников между собой. Ограниченное в масштабах приложение доступно в Битрикс24.Маркетплейс бесплатно, а также существует мощная PRO-версия с удобным интерфейсом и системой выгрузки отчетов в электронные таблицы.

Для компаний, особенно Западного рынка, которые пользуются популярным средством учета времени TimeDoctor, в Авиви разработали первую успешную интеграцию. Она позволяет сократить до минимума манипуляции сотрудника по началу и окончанию учета затраченного времени. Добавлены ссылки на задачи из Битрикс24 в интерфейсе самого TimeDoctor для удобства, а также доступен выбор временной зоны для более точного учета времени.

Но по настоящему “болеутоляющим” для руководителя или HR-менеджера является наш функциональный модуль учета отпусков EasyLeave. С его помощью сотрудники могут подавать руководству заявки на отпуск, а также аргументировать время отсутствия на рабочем месте. Модуль не даст забыть о потраченных и оставшихся днях заслуженного отпуска, покажет визуализацию графика отпусков и обеспечит полный контроль для руководства над желаниями сотрудников поработать и отдохнуть.

Четкие распоряжения

Что нужно работнику для эффективной деятельности? Верно — правильно поставленные задачи! И нет ничего лучше, чем ходить через каждых пару минут и говорить о новых задачах или, что еще лучше, писать во всевозможные мессенджеры, а потом негодовать, почему невыполнение задач достигает вселенских масштабов — правда? Битрикс24 предлагает контролировать все в единой системе. Во время постановки задачи Вы можете:

  • Указать название задачи и расписать всю необходимую информацию;

  • Установить сроки выполнения;

  • Назначить ответственного, а также соисполнителей и наблюдателей (в расширенных версиях Битрикс24 это могут быть даже экстранет-пользователи);

  • Создать чек-лист, а при необходимости даже создать дочерние подзадачи по тому же принципу;

  • Писать неограниченное количество комментариев, “тегать” сотрудников,  во время обращения к ним и многое другое.

Для начала работы с данной задачей, работнику всего лишь нужно будет запустить счетчик с учетом своего времени. Все, сотрудник не сможет сказать, что забыл о том, что Вы говорили об определенной задачи или не увидел ее в очередном мессенджере — все задачи будут высвечиваться ему при запуске рабочего дня. Напоминания не оставят сотрудников и за пределами офиса: мобильное приложение Битрикс24 отображает работу с задачами ничем не хуже, чем на рабочем компьютере.

CRM-контроль

Заглянем к делам в СRM, что же еще там можно взять под свой контроль. Первое — настроить права доступа к контактам, компаниям, лидам или сделкам. Так Вы будете понимать, какая зона ответственности у каждого из сотрудников. Более того, Вам, как руководителю, будут видны счетчики, которые покажут количество успешных и просроченных дел по разделам СRM каждого из сотрудников. У некоторых есть особый дар — забывчивость — которая уменьшает личную нагрузку. Против таких случаев на помощь придут запланированные дела. У сотрудника будет “висеть” счетчик до тех пор, пока остаются элементы без дел. Также против всеобъемлющей рассеянности играют роботы — заранее прописанные правила обработки лидов и сделок, которые срабатывают при переходе элемента с одного статуса в другой.

Если Вам и этого недостаточно, и, как руководителю, хочеться знать обо всем и вся — пожалуйста — можете получать еще и отчеты. После трудового дня, либо более продолжительного периода, каждый из сотрудников будет присылать Вам отчеты о проделанной работе за день. Вы будете точно понимать, чем были заняты работники не прилагая дополнительных усилий на контроль. Вам только нужно будет поставить нужную оценку и подтвердить отчет.

Для развития Вашей компании всегда нужно знать до тонкости работу менеджеров по продажам, а также прогнозировать будущее и знать свои проблемы. Вам могут быть полезными аналитические отчеты. С осени 2018 года в порталах Битрикс24 версии обновления “Сидней” внедряется “Сквозная аналитика”, которая позволяет утолить любую жажду отчетности:

  • Во-первых, Вы сможете увидеть реальные показатели за несколько месяцев по работе со сделками;

  • Во-вторых, Вы можете оценить эффективность работы по воронке продаж;

  • В-третьих — для Вас, наверняка, одно из главного — доход. Этот отчет покажет Вам контроль по оплатам: сколько вы уже заработали, общую сумму всех сделок и сумму, за которую еще нужно будет повоевать. И наконец-то, Вы можете контролировать нагрузку на менеджеров, не забыли ли они какую-нибудь сделку. Вы сможете изменить отчет под себя и своевременно получать всю необходимую Вам информацию.  

Вместо выводов

После изложенного выше остается только два варианта усиления контроля над своими сотрудниками. Более радикальный предусматривает оцепление офиса колючей проволокой, перевоплощение топ-менеджеров в надзирателей и закупку цепных сторожевых собак. Шутка, конечно. Современный контроль не нуждается в гестаповских методах, а должен создавать максимально-удобные и функциональные условия для своевременного и беспроблемного выполнения задач ответственными людьми. Именно для этого и нужен Битрикс24. При осуществлении такого контроля Ваши сотрудники будут брать ответственность за выполнение поставленных задач, а Вы будете иметь полное представление о состоянии дел в компании.

Получайте больше вместе с Авиви!


Need help?

Ask a question.

Chat Now
Записаться На Консультацию
Записаться На Консультацию
Мы свяжемся
с вами
в течении
10 минут
laptop
Мы свяжемся с вами в течении 10 минут