Канбан в Битрикс24 — понятно, просто и удобно

13 Августа 2020

следующая статья
Вячеслав Нагнибеда

PR-менеджер

Вячеслав  Нагнибеда
Канбан в Битрикс24 — понятно, просто и удобно

Для контроля продвижения процессов придумано множество методов и Канбан, по праву, претендует на один из наиболее удобных. Его широко используют на производстве. что позволяет не просто следить за технологическим процессом, но и сразу видеть проблемные места или участки простоя. Битрикс24 внедряет у себя самые эффективные технологии, поэтому конбан также присутствует в Портале, а именно в разделе CRM и Задачах. При правильном использовании этого метода вы всегда будете понимать, что происходит или чему нужно уделять особое внимание. 

Что такое канбан?

Этим почти японским словом принято называть метод визуализации прогресса любого процесса с помощью продвижения по шкале карточек. В оригинале это звучит “КаМбан”, однако ошибка в транскрипции японского слова, которое означает “доска объявлений” подарила миру конкретное новое понятие. Впервые в промышленных масштабах метод применили в 1959 году на сборочных линиях завода “Toyota” и это позволило значительно оптимизировать производство. Многие из нас также практикуют метод, зачто не зная его названия, когда переклеивают стикеры по мере продвижения какой-либо задачи. 

Канбан.png

Однако в отличии от бумажных листочков у электронного канбан есть множество преимуществ. Здесь ничего не отклеится, не потеряется, а при помощи автоматизации карточки даже будут двигаться сами после выполнения нужных действий вашими сотрудниками или реакции от клиентов. Виртуальный канбан легко настраивать, и ним просто управлять.

Канбан в СRM

Поскольку канбан хорошо подходит для визуализации общего прогресса дел в зависимости от составляющих процесса, этот метод отлично подходит для отображения продвижения по воронке продаж. В СRM этот метод встречается в Лидах и Сделках. Для того, чтобы увидеть канбан, необходимо выбрать в соответствующем разделе этот вид отображения вместо списка или календаря. 

Канбан для Лидов

По сути, канбан в Лидах и Сделках является горизонтальной раскладкой структуры вашей воронки продаж. Здесь отображены столбцы с ее стадии и присвоенными вами названиями. По умолчанию в Битрикс24 уже существует заготовка стадий, а в отраслевых СRM разработчики или Партнеры уже предусмотрели все необходимое. У каждого столбца есть свой цвет, общий для всех карточек Лидов в нем, тоесть что-либо перепутать невозможно. При перетягивании карточки в соседний столбец цвет изменится автоматически. Давайте рассмотрим конкретный пример.

Канбан 1.png

Представим простую воронку продаж из четырёх этапов:

  1. Необработанный лид, который только попал в вашу СRM;

  2. Проверка лида и его распределение между сотрудниками ответственным менеджером;

  3. Связь сотрудника с лидом, общение и отправка коммерческого предложения для рассмотрения;

  4. Создание сделки и конвертация лида в Контакт или Компанию. 

Как видите, каждому этапу соответствует столбец стадии в канбан. Длина электронной доски канбан зависит от “глубины” воронки, для скроллинга в портале используются навигационные кнопки. Карточки лидов складируются по мере наполнения, их просмотр или редактирование возможно прямо здесь же в открывающемся окне слайдера. 

Кроме контроля стадии продвижения в данном режиме мы сразу получаем дополнительную важную информацию. В данном случае видно, что на стадии распределения ответственных  (1) карточек нет вообще, а на этапе отправки коммерческого предложения (2) “зависло” сразу три лида. Это нормальная рабочая ситуация, однако если ситуация долгое время не меняется, или карточки продолжают скапливаться в конкретном месте — это сигнал повышенного внимания руководителю. 

Канбан для сделок

Аналогичную ситуацию мы наблюдаем и для Сделок в Битрикс24. Сюда попадают сделки после воронки Лидов или могут быть созданы быстрые сделки без участия потенциальных покупателей. Принцип работы метода остается неизменным: вы продвигаете карточку сделки по созданным ранее стадиям. 

Однако в Битрикс24 доступно сразу несколько направлений сделок и для каждого из них канбан будет иметь разный вид.

канбан сделки.png

Настройки канбан для Лидов и Сделок

Администратор Портала Битрикс24 и сотрудники, наделенные необходимыми правами доступа, могут редактировать многие параметры канбан:

  • Добавлять новые/удалять существующие стадии прямо во время просмотра информации, а также менять их цвет;

  • Менять внешний вид карточки Лида/Сделки, выводить нужные поля и скрывать менее важные;

  • Устанавливать правила, с каким минимальным или необходимым набором информации сотрудники должны создавать карточку Лида/Сделки;

  • Устанавливать правила, по которым будет возможно передвижение карточки и многое другое.

конвертация.png

Следует отметить, что использование роботов и триггеров значительно улучшает работу сотрудников. Это больше касается темы автоматизации, а не канбан, однако всегда нужно быть готовым, что карточка может сама “перепригнуть” в соседний столбец, если для этого были произведены необходимые действия: получено одобрение руководителя, пришло электронное письмо от клиента и тому подобное. 

Также нужно понимать, что если карточка не движется в желаемую стадию мышкой пользователя, это не проблемы с Битрикс24 — если не выполнены все необходимые действия на предыдущей стадии, в следующую (или через одну) карточка не переместится в любом случае. 

Фильтрация

Сортировка и поиск нужной информации в режиме канбан также весьма удобная. У вас есть диалоговое окно, где можно задавать и комбинировать многие параметры поиска а канбан будет показывать вам результаты с раскладкой по стадиям, на которой находится карточка в данный момент.  

фильтрация.png

Канбан для Задач

Метод канбан также отлично подходит для контроля выполнения задач по определенным статусам (для контроля по времени лучше использовать Гантт). Предпосылки к внедрению этого метода в раздел управления заданиями и проектами были давно, но лишь с марта 2020 года инструмент получил практическое применение. 

Просто в подразделе “Задачи” канбан можно увидеть, задействовав виды “Сроки” и “Мой план”. В подразделе “Проекты” метод канбан доступен на ряду с другими видами при отображения задач: списком, планом, Ганттом и календарем. Как не запутаться:

Вид “Сроки” в Задачах и Проектах

Покажет вам доску канбан с задачами, разбитыми по отрезкам времени. На первом месте с красным цветом по умолчанию вы увидите все просроченные задачи. Желательно, конечно, чтобы этот столбец оставался всегда пустым, но бывают разные случаи. Далее следую стадии “На сегодня”, “На этой неделе”, “На следующей идее” и “Без строка”. В этом канбане вы не можете удалять или закрывать задачи методом перетягивания — электронная доска нужна лишь для мониторинга приблизительных сроков выполнения. Также следует отметить, что шкала продвижения тут направлена в обратную сторону — от неопределенного времени до сегодня и, как бы “на вчера”.  

в другую сторону.png

Вид “Мой план” в Задачах

Настраиваемая электронная доска, которая нужна для четкого планирования. Здесь вы можете быстро “набрасывать” задачи наперед по удобной для вас схеме. Поскольку длина канбана не лимитирована, вы можете выстраивать удобную для вас логику планирования и следовать ей. 

Канбан

Эта доска выведена в верхнее меню в “Задачах” и является видом отображения задач в “Проектах”. Канбан показывает задачи по мере их продвижения по статусам и обязательно привязан к проекту или группе. 

Если вы создадите задачу вне проекта, показателя “Стадия” в ней не будет вообще. По умолчанию, для задач из групп или проектов, сразу доступно три стандартные стадии: “Новая”, “Выполняется” и “Сделанная”, а задача создается сразу на первой из них. Но вы можете редактировать стадии для каждого проекта отдельно и показатель стадий будет изменяться соответственно: сколько стадий, столько делений можно будет и отметить.

Стадії рус.png

Поскольку у каждого проекта канбан свой, то вам придется переключаться между всеми доступными проектами. Также следует заметить, что перевод задачи в последнюю (крайнюю правую) стадию канбана не означает ее завершение! Это важно помнить, поскольку бывали случаи, когда пользователи после выполнения задач просто меняли стадию на финальную, а потом зашкаливал счетчик задач с минувшим дедлайном. 

Канбан в Проектах также наделен собственной памятью: система запоминает, в какие задачи вы заходили последними и показывает их вам при входе в проект или группу. 

Ни шагу назад!

Как видите, канбан действительно является простым, удобным и информативным методом визуализации прогресса различных дел. Если произвести настройки под себя и свой бизнес — грамотно распределить стадии, вывести только нужные поля в карточку, подобрать приятные глазу цвета — то пользование канбан в Битрикс24 станет для вас одним удовольствием. 

Также хотим развеять миф о том, что карточки можно продвигать только вперед. На самом деле нет и практически всегда вы можете вернуть лида, сделку или задачу на предыдущую стадию, если это необходимо. Просто часто такую возможность блокируют или добавляют бюрократическую процедуру, такую как оставить комментарий-объяснения или получить одобрение от вышестоящего менеджера. Наши сотрудники всегда готовы ответить на любые ваши вопросы касательно настройки и использования этого метода в Битрикс24. Пользуйтесь инструментами системы и, как говориться: “Пусть у вас все идет четко, как по канбану!”

Получайте больше вместе с Авиви!


Похожие статьи

Записаться на консультацию

Мы свяжемся с вами в течении 10 минут