Когда начинать работать с Битрикс24?

21 Января 2021

следующая статья
Иван Бочаров

Сооснователь

Иван Бочаров
Когда начинать работать с Битрикс24?

Меня зовут Иван Бочаров и я являюсь бизнес-интегратором. В неформальном общении с друзьями и знакомыми, которые прекрасно знают род моих занятий, я часто слышу приблизительно один и тот же вопрос: “Что там может твой Битрикс? Я тут планирую одним делом заниматься...” В рабочем процессе многие клиенты спрашивают то же самое, только уже в деловой форме: “Необходима консультация по вопросам возможного внедрения Битрикс24 и демо продукта...” Между тем, и тех и других наиболее интересует, по их мнению, главное — когда же нужно начинать использовать Битрикс24.  Поэтому хочу поделится пятью советами из многолетнего опыта, которые помогут найти желаемый ответ. 

1 h.png

1. Начните до начала начала

Очень хорошо, когда предприниматели уже сознательно подходят к вопросу внедрения набора инструментов для бизнеса Битрикс24 в существующее дело. Однако было бы намного лучше сделать это еще до его начала. Да, я не ошибся: начать пользоваться Битрикс24 еще задолго до любых активных действий, когда Вы, как носитель идеи, делаете первые шаги на пути к ее реализации — наилучшее время. Что это даст?

  • Вы сможете смоделировать практически любой бизнес-процесс, наметить структуру будущей команды, куда в дальнейшем просто подставите приглашенных людей;

  • Вы получите отличный набор инструментов для четкого планирования, напоминания и корректировки, без чего не обойтись при подготовки к любому важному делу;

  • Вы привыкните к системе, мобильному приложению, узнаете многие тонкости и уже сможете объяснять, чего Вы хотите всем новым членам команды. 

Битрикс24 является виртуальным отображением всех процессов компании. И даже если физической компании еще, собственно, нет и Вы один-единственный ее идейный вдохновитель, в цифровом представлении все можно продумать до мельчайших деталей. И если в виртуальном мире Вы заметите несостыковки или слабые места — не сомневайтесь, они будут и в реальной ситуации. И, согласитесь: намного проще отредактировать и протестировать модель, чем перекраивать рабочий процесс живих людей. 

2 h.png

2. Не откладывайте на потом

Выше описана, практически, идеальная модель, но на практике 99% предпринимателей внедряют Битрикс24 в уже готовый или практически запущенный бизнес. В таком случае советую не затягивать с внедрением. Работа с системой требует определенных, хоть и не сложных, навыков и чем быстрее ваша команда их приобретает — тем эффективнее окажется рабочий процесс.

Хочу заметить, что Битрикс24 обладает многими полезными инструментами, которые помогут Вам и сотрудникам не откладывать на потом очень многое, например:

  • Необходимо сделать важное объявление всему коллективу. Но для этого всех нужно собрать… значит потом. Забудьте: сообщение в Ленте Новостей (донедавна “Живой Ленте”) мгновенно придет всем сотрудникам. К тому же, Вы сможете проконтролировать, чтобы каждый действительно его прочитал;

  • Необходимо дать задание заказать воду, но офис-менеджера еще нет на месте, а я вообще за рулем.... значит потом. Не “прокатит”: мобильная задача ставится за время простоя на светофоре, но уже никуда не денется от исполнителя;

  • Надо бы как-то потом сесть и посмотреть отработанное время сотрудников… Не-не, табличку учета времени всего в несколько кликов нужно выгрузить себе на виртуальный диск прямо сейчас. А разбираться с ней действительно можно в другое подходящее время. 

В целом, “потом” — это одно из самых страшных понятий не только в бизнесе, но и всех сферах жизни. И если преодолеть его раз для внедрения, в дальнейшем система будет оберегать от других ситуаций которые могут перерасти в “никогда”.

3 h.png

3. Только цифровые записи

Все, что происходит в Вашем бизнесе, а особенно во взаимодействии с клиентами, должно быть зафиксировано и сохранено. Понятно, что если вести подобные записи от руки в ХХІ столетии, то пользы не будет. Но заниматься подобными вещами уже и не нужно, поскольку внедрение Битрикс24 избавит вашу команду от рутинной работы, сохраняя, при этом все необходимое. 

Но все же маячком в этой ситуации будет наличие записей клиентских заказов, обращений, сделок или просьб на листочке или в блокноте. В современном бизнесе этого быть не должно априори, поскольку каждый клиент, его история взаимоотношений с Вашей компанией и контактные данные — это самая ценная информация нынешнего времени. В Битрикс24 этими вопросами занимается СRM-система, которая все сохраняет и напоминает в нужное время о важных действиях. 

  • Перенесите в CRM все возможные записи о клиентах, проведенных сделках, отсканируйте визитки и заполните карточки контрагентов — чем больше Битрикс24 будет знать о вашем бизнесе, тем эффективнее и быстрее смогут работать сотрудники;

  • Откажитесь от бумажной зависимости: весь документооборот возможен внутри системы, а на принтер будут отправляться лишь те документы, печать которых требует делопроизводство;

  • Поиск любой информации внутри системы занимает считанные секунды: благодаря различным фильтрам Вы одинаково быстро можете найти карточку клиента, номер телефона, позапрошлогодний счет или накладную, реплику в переписке или даже мэм в частном диалоге с коллегой. 

Доступ к цифровой корпоративной информации будет полезным для Вашего бизнеса на любом этапе, будь-то начало работы или уже многолетняя деятельность по-старинке. Я советую по максимуму отказаться от всех возможных сторонних факторов в физическом представлении: блокнотов, журналов, папок с файлами (сегрегаторов), картотек и прочего. Только совместный доступ и свободный обмен всей рабочей информацией сделает Ваш бизнес гибким и современным. 

4 h.png

4. Интеграция с различными сервисами

Практически все новые проекты, особенно B2C, нуждаются в широком охвате аудитории, а это и собственный веб-сайт, и различные соцсети. Похожее наблюдается и у бизнесов “старой закалки”, но по иным причинам: некоторые компании владеют ископаемыми сайтами, а до Facebook, например, все никак руки не доходят. Не менее важным является и взаимодействие с различными мессенджерами, службами доставки и системами оплаты. Для многих это просто неподъемный пласт работы, который тормозит развитие. 

Внедрение Битрикс24 может избавить Вас как от какой-то конкретной трудности, так и решить все проблемы комплексно. Таким образом, если ваше дело связано, например,  с онлайн торговлей, то все необходимое можно собрать в одном месте, а также связать одно с другим. Интернет-магазин или профиль в Instagram с CRM-системой, подключить сюда же онлайн-касу и кабинет в Boxberry. Внедрение также незаменимо, если:

  • Вам нужен сайт, возможно новый, возможно несколько и быстро. Битрикс24 позволяет создавать собственные лендинги и многостраничные сайты в режиме конструктора и для этого Вам не нужно привлекать команду специалистов;

  • У вас одновременно работает несколько направлений взаимодействия с клиентами (звонки по телефону, общение в мессенджерах, заявки в соцсетях), за которые отвечают разные сотрудники. Интеграции позволяют распределять нагрузку;

  • Ваши сотрудники тратят много времени на рутинные процессы по контролю и переносу данных, которые возможно автоматизировать. 

Помимо всего остального, Битрикс24 действительно станет отличным ПО для соединения между собой сразу нескольких сторонних сервисов, которые Вы используете в своем деле. А если у Вас что-либо нестандартное, то и его возможно интегрировать благодаря открытому API.

5 h.png

7. Если все пошло не так

В основном мои предыдущие советы касались начала предпринимательства, масштабирования или смены вектора деятельности. Но внедрение может оказаться спасительным мероприятием, когда успешному когда-то бизнесу начинает приходить конец. “Что-то не так…” — это также определенный сигнал, который должен сподвигнуть упертого предпринимателя все же обратить внимание на современные инструменты для бизнеса. 

Как я уже писал выше, с помощью Битрикс24 возможно моделировать ситуацию, а значит — находить проблемные места и устранять их. В основном бизнес страдает от:

  • Структурных ошибок, неэффективного управления, низкой отдачи сотрудников при завышенных планах руководителей. Аналитические инструменты Битрикс24 помогут оценить эффективность каждого сотрудника;

  • Ошибок в маркетинговой деятельности. Речь идет не только о “сливах” бюджетов, но и общего понимания рынка и потребностей клиентов. Сквозная аналитика и CRM-маркетинг помогут восстановить связь с реальностью, собрать нужные аудитории и обеспечить повышение продаж;

  • Самонадеянности. Если коротко, то старые методы работы сейчас просто бесполезны. Но те, кто отказывается отступать от принципов, зачастую очень поздно замечают вооруженных современными инструментами конкурентов, которые уже несуться далеко впереди, швыряя пыль в лицо отстающему. 

Я видел примеры бизнесов, хороших бизнесов, которые до последнего сопротивлялись инновациям. К сожалению, с Вами поделиться не могу, потому что их более не существует. 

***

В английском языке есть замечательная аббревиатура ASAP (As Soon, As Possible) —  “срочно” или “настолько срочно, насколько возможно”. Собственно этим я и хотел бы закончить статью. А касательно вопроса “Что там может твой Битрикс?”, то ответ будет еще короче, всего на три буквы. 

Всё.

Но это уже совсем другая история. 

Получайте больше вместе с Авиви!


Похожие статьи

Записаться на консультацию

Мы свяжемся с вами в течении 10 минут