Заказать проект
Оставьте заявку для получения коммерческого предложения.
Заполните форму и мы вышлем Вам предложение в котором решим,
чем можем вам помочь.
Прокачиваем работу Веб-студии с Битрикс24

Прокачиваем работу Веб-студии с Битрикс24

22 Марта 2019
Александр Марчук
Руководитель проектов
Александр Марчук
следующая статья

Наша команда за 3 года разрослась из 10 до 45 сотрудников и 2 офисов. Мы понимали, что для продвижения нам нужен мощный и эффективный инструмент для управления компанией.  До этого мы также пользовались Skype, Trello, Slack и при этом использовали Битрикс24 где-то на 10%, хоть и были Золотым Партнером компании 1С-Битрикс. При том, что этот инструмент для нас предоставлялся бесплатно.

До становления корпоративной культуры в Avivi, ситуация была аналогичной многим другим компаниям: у каждого сотрудника были разные предпочтения где работать. Кому то было удобно  переписываться в Slack, а кому-то в Skype и найти виноватого в том, что ты не получил ответ, было очень сложно поскольку канал для коммуникаций не был строго регламентирован. Но в один момент было принято решение — для работы начать использовать исключительно Битрикс24, который, по сути,  включал в себя все необходимые инструменты. И это было самое правильное решение!
Далее я расскажу как же мы  используем эти основные инструменты.

Модуль социальной сети (Живая лента)

Этот модуль мы используем для донесения важной информации для всех сотрудников  компании через голосования (опросы) или просто важного сообщения. Под каждым постом видно количество прочитавших его людей, еще можно создавать важные объявления с кнопкой “ознакомился”.
Кейс:
Обновление ценовой политики, по которой надо начать работать в ближайшее время.
Решение:  Загружаете файл на Битрикс24.Диск, даете доступ ограниченному кругу людей. Делаете важное уведомление, которое в себе содержит ссылку (важное уведомление можно также делать только для избранного числа людей).  Менеджеры передавать ссылку на этот прайс, защитив ее паролем или установив ограничения по времени ее действия.

Если нужно быстро создать задачу, это можно создать прямо из Живой ленты с полным функционалом, который есть в задачах, не переходя по другим разделам. Это также сэкономить время для вас и ваших сотрудников.

Коммуникации

Как я и говорил, все коммуникации внутри компании были перенесены в Битрикс24. Для удобства мы создали несколько основных чатов которые помогают нам в работе:

  • Менеджерский чат, в котором обсуждаются рабочие вопросы, сообщается о загрузке технической команды, и все что касается менеджмента в целом;

  • Чат “Финансы”. Да мы выделили под это целый чат, чтобы в нем менеджеры могли писать свои финансовые прогнозы на неделю или же просто уведомлять руководство и бухгалтерию о том, что ждут, к примеру, какой-то платеж для оперативной сверки;

  • Чат “Технические вопросы” для обсуждения моментов технического характера. Это сделано для того, чтобы не отвлекать какого-либо конкретного разработчика от работы в момент, когда тебе что-то нужно узнать. Зачастую наиболее свободный человек дает там ответ, если на это не нужно более глубокого анализа. Если же вопрос не тривиальный, для этого создается задача на изучение и оценку. Кстати по оценкам у нас также есть чат, в котором мы с коллегами и разработчиками можем делать разбор по приоритетам в плане скорости оценки, ну и всегда можно напомнить через чат что есть есть неоцененные задачи;

  • Конечно же — “Общий чат”, в котором у нас проходит жизнь компании, могут подниматься определенные вопросы и коммуникация со всей командой. Этот чат создается самим Битрикс24 и объединяет всех сотрудников;

  • Чат “Приколы”. Именно в него улетают все анекдоты, шутки, МеМы и так далее, чтобы не засорять основные каналы. А так как люди у нас довольно веселые, то и чат оживленный :)

Вы всегда можете создать новый закрытый или открытый чат. В закрытый попадают люди которых вы пригласили, а в открытый может зайти любой из компании и уведомление о его создании публикуется в общем чате. К примеру мы делаем закрытые чаты для обсуждения каких-то проблемных моментов или организаторских вопросов, где нужна группа людей имеющих к этому отношение.

Также отдельный чат для участников создается еще и к каждому проекту. Более подробно я расскажу об этом в блоке “Проекты и задачи”.

Но это внутренняя коммуникация.  А что касается внешней, то за это в Битрикс24 отвечает Контакт-Центр — особый раздел, где собираются все каналы связи с внешним миром.

Название полностью соответствует функциям: в Контакт-Центр подключаются любые возможные цифровые источники коммуникации компании. Здесь находится телефония, электронная почта, “открытые линии”, которые подтягивают сообщения и  комментарии из соцсетей или мессенджеров, CRM-формы и формы обратной связи сайтов. Таким образом, подключив сюда разные каналы, мы получаем все обращения в одном месте. Отсюда же сотрудники могут отвечать даже без использования особенного программного обеспечения.

Кейс:

У вашей компании есть корпоративный аккаунт в Viber. Нужно, чтобы менеджеры принимали с него заявки и не использовали свои личные аккаунты.

Решение: В Битрикс24 менеджеру не нужен ни смартфон, ни установленное в нем приложения Viber, ни доступ к аккаунту вообще. Подключаем один раз нужную учетную запись к Контакт-Центру и вся переписка проходит через Битрикс24. При этом, все менеджеры (если у них на это есть права) могут участвовать в этом процессе, вы можете выстроить очередь, к кому сообщения будут приходить в первую очередь. Сообщения можно читать прямо в окне “Чаты и звонки” портала Битрикс24 (или в мобильном приложении), там же на них отвечать и эти ответы будут возвращаться клиентам в Viber. И, конечно же, — вся история переписки сохраняется.

Именно из Контакт-Центра в нашу CRM попадают все входящие лиды. Для каждого нового автоматически создается новая запись CRM, а сообщения уже существующих собираются в одну ветку коммуникации. Удобно, просто, автономно :)

Модуль CRM

Все входящие заявки и переговоры по новым потенциальным клиентам  у нас ведутся в CRM Битрикс24. Поскольку вся входящая информация сохраняется, передать лид/ контакт  другому менеджеру не составляет сложности и не требует длительных рассказов о сути вопроса, который обсуждается с клиентом.  
Если потенциальный клиент присылает задачу или проект на оценку, то менеджер создает задачу прямо из  карточки Лида, которая будет иметь привязку к сущности в CRM, что тоже удобно для быстрого поиска задачи по клиенту. Подробнее о порядке оценивания задач  и видах оценки вы можете почитать в нашей статье Оценка IT-проекта: результат без разочарований

А вот движение по воронке продаж наших лидов в CRM достойна отдельной статьи. Я напишу об этом кратко, но важно понимать, что главная задача CRM заключается в содействии этому процессу и создания условий повторных продаж. Именно здесь присутствует основная автоматизация, трудятся всевозможные роботы. Визуально этот процесс отображается в виде канбан — виртуальной доски со стикерами. Лид здесь перемещается по канбан с разными статусами. Названия статусов каждая компания определяет самостоятельно исходя из специфики работы.  В Аvivi все это выглядят следующим образом:

  1. Необработанный (лид).

    Сотрудники получают уведомления, что появился новый лид согласно иерархии, на ответственных менеджеров создаются автоматические задачи с коротким дедлайном для быстрого распределения лида. Особе, которая обратилась в компанию отправляется сообщение с благодарностью и прогнозом времени на ответ менеджера.

  2. Назначен ответственный

    Создается активити для ответственного менеджера типа “Звонок” или “Письмо” с дедлайном через час. Если по истечению времени ничего не произошло, руководить получает соответствующее уведомление и принимает меры к бездельнику :)

  3. Первый контакт

    Здесь появляется первый робот. Десять последующих дней он будет ждать ответа от лида и если этого не произойдет создаст уведомление. Если ответ приходит, лид переводится в следующий статус.

  4. Переговоры

    В этом статусе лид будет находится до 5 календарных дней бездействия или до тех пор, пока на базе него не возникнет оценка. Также на этом этапе лид может быть забракован.

  5. Оценка

    При переходе лида в этот статус автоматически создается задача на оценку. Ее постановщиком становится ответственный менеджер. Это сложный этап, где возможны переносы сроков, дополнения и уточнения. Здесь настроено много условий для уведомлений, чтобы быстрее приблизить следующий этап.

  6. Коммерческое предложение согласовано

    С переходом лида в этот статус в Битрикс24 запускается Бизнес-процесс на внутреннее согласование коммерческого предложения с руководством Avivi. В случае одобрения документы отсылаются лиду.

  7. КП отправлено

    В этот статус можно перевести лид только из предыдущего. Здесь он будет находится до получения ответа от потенциального заказчика.

  8. Повторный пинг

    Статус для клиентов, у которых есть способность “теряться” в самый ответственный момент. Сюда попадают лиды как из предыдущего статуса, так и из статуса 3 (Первый контакт). Менеджер понимает, что нужно напомнить лиду о наших делах.

  9. Не удалось связатся

    Статус для лидов, которые, все таки, не ответили.

  10. Успех

    Самый приятный статус. Теперь лид смело именуется клиентом. На основе закритого лида можно создать на выбор две сущности CRM: “Контакт” — применяется для физического лица (или частного предпринимателя) или “Компания” — для юридического лица, к которой позже можно добавлять другие “Контакты” сотрудников этого предприятия.


Я продемонстрировал вам очень упрощенный вариант нашей воронки не вдаваясь в детали или ограничения, без которых возможны разные казусы . Однако это вполне рабочая модель, которая эффективна для любой компании. Так что можете смело брать этот пример для себя, а в случае возникновения вопросов я буду рад на них ответить в личном порядке.

Таскменеджер

Это один из самых главных инструментов в нашей работе.  Деятельность Avivi строго регламентирована в этом плане, что помогает эффективно выполнять задания.

Для каждого нового проекта, который заходит в нашу компанию, создается своя группа. Сюда приглашается тимлид, разработчики и исполнители, которые будут участвовать в развитии проекта. В любой  момент можно будет добавить новых людей в группу если этого требует проект. Обыічно мы создаем закрытые группы для того чтобы к проекту имели доступ только те люди которые с ним непосредственно работают — это сделано исключительно в целях безопасности по отношению к нашим клиентам. Как я уже писал, при создании группы автоматически создается чат со всеми участниками проекта, в этом чате приходят уведомления со стены где может быть что то опубликовано и проходит общение команды по проекту.

Имея группу можно создавать в ней задачи. Одно из основных правил это то, что у каждой поставленной задачи должен быть свой тег (Оценка, Задача, Баг), что помогает для фильтрации задач. В Битрикс24 реализован очень удобный фильтр где вы можете в несколько кликов отфильтровать задачи по исполнителю, по стадии в какой они находятся, по типу (тегу). Теги позволяют разработчикам видеть динамику и загрузку по проекту и количеству задач которые уже можно брать в работу или ждут оценки.

У каждой задачи мы проставляем рекомендуемые сроки для выполнения или строгие дедлайны, если такие имеются. В случае, если прилетела критически важная задача то есть возможность пометки “важная задача”.

Не путать это с временем на выполнение задачи, что является также обязательным пунктом если это задача, которую нужно взять в работу. Это помогает генерировать отчеты о продуктивности разработчика и его успеваемости. Мы можем видеть статистику того, насколько качественно проводятся оценки задач, нет ли овертаймов. Если они есть, мы обсуждаем это с человеком, который давал оценку, исполнителем и менеджером. Это помагает в будущем избежать таких ситуаций и сделать нашу работу более эффективной и финансово выгодной.  

Статусы по задачам также перемещаются по канбан.

Все общение по задаче у нас происходит внутри самой задачи в виде комментариев, к примеру:

  • уточнение деталей разработчиком;

  • дополнение задачи какими то материалами;

  • Вопросы\ ответы по задаче для того чтобы они были зафиксированы и не потерялись;

Если задача большая, то разработчик пишет дневной отчет о проделанной работе и куске реализованного функционала, что помогает менеджеру видеть прогресс, а разработчику — на следующий день быстро вспомнить, на чем он вчера остановился.

Полезные фичи

Ну вот вы и узнали о главных инструментах, которые мы используем в компании. Это обязательный минимум, от которого зависит эффективность работы всей команды. Но помимо этого в Битрикс24 есть множество других фич, которые значительно оптимизируют любую деятельность веб-студии.

Битрикс24.Диск. Я уже упоминал об этом хранилище данных, которое заменяет все возможные облачные сервисы для хранения информации или общей работы с файлами. Документы более чем 30 форматов, изображения, аудио и видео файлы всегда доступны в Битрикс24 для ваших сотрудников и надежно защищены от внешних пользователей.

Битрикс24.Сайты — самый удобный сервис для создания сайтов своими руками. Мы неоднократно делали лендинги в этом конструкторе, которые за несколько часов появлялись в Интернете и генерировали нам трафик для продвижения акций и предложений. С каждым днем Сайты пополняются новыми шаблонами и инструментами, что значительно усиливает деятельность нашего отдела маркетинга.

CRM-маркетинг позволяет отслеживать маркетинговые кампании и эффективно тратить рекламный бюджет. Здесь очень удобно сегментировать клиентов из CRM, что экономит время и собирает только нужную аудиторию под конкретные предложения. А недавно в портале появилась долгожданный инструмент Сквозной аналитики. С его помощью ориентироваться в кампаниях стало еще проще.

Если вы дочитали статью до конца, то это равносильно тому, что вы зашли к нам в гости и ознакомились с работой компании изнутри. Если остались вопросы — вы всегда можете написать нам на почту и мы с радостью проконсультируем вас. Но лучше действительно заходите в гости к нам в офис: лучше один раз увидеть работу СRM Битрикс24 в веб-студии, чем сто раз об этом услышать или прочитать.

Need help?

Ask a question.

Chat Now
Записаться На Консультацию
Записаться На Консультацию
Мы свяжемся
с вами
в течении
10 минут
laptop
Мы свяжемся с вами в течении 10 минут