“Скрепляем подписью”, — кастомное цифровое подписание документов в Битрикс24

Электронная подпись (или Электронная цифровая подпись — ЭЦП) имеет очень сложное определение в WIKI, однако ее назначение понятно всем — это способ подтверждать свою осознанность, причастность и принятия различных, опять же,  электронных документов. Она имеет такую же юридическую силу, как и реальная подпись, а наличие Интернет и особых сервисов позволяет в считанные секунды подписывать нужные документы как в непосредственной близости к человеку, так и на расстоянии других континентов. Один из клиентов Авиви из Северной Америки захотел расширить функционал своего Битрикс24 кастомной доработкой использования цифровых подписей типовых документов. Наша команда реализовала, и даже урезала по желанию заказчика, все техническое задание. Давайте разберемся, как это работает. 

Что делать?

В бизнесе нашего заказчика предусмотрено подписание определенных документов в соответствии с официальными требованиями. Уже ХХІ век и в компании отказались от бумажных носителей, отдав предпочтение электронному документообороту и СRM-системе Битрикс24. Перед нашими специалистами постала задача сделать возможным использование электронной цифровой подписи клиентами компании, а также финальное визирование готового документа ответственным сотрудником. Бизнес-процесс предусматривал наличие одного или двух подписантов. Но стоит понимать, что таких людей может быть сколько угодно. 

Созданием типовых документов должен заниматься генератор Битрикс24, а не секретарь, процесс подписания — фиксируется в Истории  CRM-карточки лида, а результат — навсегда крепиться к истории взаимодействия с данным человеком. Выполняем. 

Выбор сервиса ЭЦП

Поскольку виртуальные подписи — дело серьёзное, ими занимаются соответствующие ресурсы. Криптографические алгоритмы создания подписи очень сложны, но в данном случае мы не имеем к этому никакого отношения: главное выбрать механизм получения правильной цифровой подписи от клиента. Изначально выбор пал на сервис DocuSign и мы потратили немало времени на изучения его API для интеграции с Битрикс24. Однако во время проекта заказчик передумал и пришлось рассматривать иную систему — HelloSign, которая предоставляла аналогичные услуги, но отличалась по методам. Нужно отметить, что бесплатным у всех сервисов является лишь их тестинг: если Вы хотите пользоваться электронными подписями, нужно быть готовым, что за это придется платить. Взамен мы получаем гарантии предоставления услуг и конфиденциальности информации, что также немаловажно. 

Конечно, существует множество подобных сервисов, с которыми Вы можете связать свою деятельность. Однако все они отличаются по функционалу и изучение API каждой новой системы будет отнимать время разработчиков. 

Реализация в Битрикс24

“Подружив” HelloSign с Битрикс24 мы принялись разрабатывать пользовательский интерфейс для коробочной редакции. В генераторе документов появилась кастомная кнопка отправки документа на подпись. Для пользователя мы также создали дополнительный попап, где есть возможность выбирать подписантов и их контактные данные.

Подобное стало возможным благодаря функции привязки к сущности “Лид” “Контакта” и “Компании”. Таким образом, ответственный сотрудник должен изначально заполнить поля в карточке лида нужными записями. При отправке в попапе будут отображатся имя и фамилия для человека (контакта) или название для юридического лица (компании). Мы также позаботились о выборе нужной электронной почты подписанта — ведь их может быть и несколько. Напомню, что техническое задание предусматривало максимум два подписанта, но их может быть любое количество. 

И когда все необходимое выбрано, отправляем документ на подпись. В это время происходит следующее:

1. Наш документ направляется на подпись первому подписанту в списке. Из Битрикс24 он по API предается в сервис HelloSign, сведения об этом отображаются в таймлайне карточки лида;

2. На указанную почту подписанта приходит письмо с оповещением про необходимость подписи и ссылкой для перехода в HelloSign. Текст письма мы задаем сами в настройках;

   
   

3. Подписант переходит по ссылке и подписывает документ. HelloSign добавляет еще одну страницу с хеш-данными и подтверждением достоверности подписи; 

4. Появляется запись в таймлайне, а ответственный сотрудник получает уведомление, что первый подписант выполнил свое дело. И если он был первым и единственным, документ уже возвращается в Битрикс24 для визирования. Если подписантов два, он направляется дальше;

   
   

5. Когда и второй подписант поставил ЭЦП, ответственный получает второе уведомление, что все готово. Теперь он может скрепить документ собственной подписью, после чего PDF-файл с листами верификации от HelloSign закрепляется в карточке конкретного лида. 

Вот так выглядит процесс для конкретного описанного заказа. Стоит отметить, что кастомная кнопка отправки документа на подпись присутствует и в таймлайне. Таким образом ответственный может начать процедуру практически в любое нужное время, находясь в карточке лида. 

Приятные дополнения

Побочными, но полезными результатами кейса оказались несколько особенностей. Две из них заказчик одобрил и принял, а от одной отказался в ходе тестирования по собственным соображениям — возможно, чтобы снизить человеческий фактор в общем процессе. 

• Автоматическое проставление даты. Сервис HelloSign позволяет подписанту изменять свое имя или название компании в момент подписи. Однако дата, когда это произошло, подставляется автоматически. Таким образом подписать документ, как говорится “задним числом” не получится. 

• Заполнение чек-боксов. В некоторых документах присутствуют пункты, которые необходимо отмечать в каждом отдельном случае. Каждый из чек-боксов связан с полями в свойствах лида и ответственный сотрудник может проставлять или снимать нужные “галочки” на этапе подписания документа;

• Повторная отправка на подпись. Изначально после первого из двух подписания ответственный получал уведомление в Битрикс24, где мог либо принять подпись, либо отправить документ повторно. Позже от заказчик попросил урезать эту возможность и теперь документ беспрепятственно направляется следующему подписанту после первого.

Послесловие

Я показал кейс уже готового расширенного функционала для коробочной редакции Битрикс24. К сожалению, в облаке повторить подобное один в один не получится. В этом случае потребуется написание отдельного приложения, которое будет работать независимо от генератора документов Битрикс24. В любом случае, за электронными цифровыми подписями — будущее, а значит будут необходимы соответствующие решения. И наша команда готова к их разработке.