Заказать проект
Оставьте заявку для получения коммерческого предложения.
Заполните форму и мы вышлем Вам предложение в котором решим,
чем можем вам помочь.
Все документы Битрикс24

Все документы Битрикс24

30 Июля 2018
Вьячеслав Нагнибеда
PR
Вьячеслав Нагнибеда
следующая статья

«Плох тот txt-шник, который не мечтает стать DOCX», говорится в  пользовательской шутке. Эволюция электронных документов началась с простейших текстовых файлов и не заканчивается до сих пор даже в облачных сервисах. Доступность и простота использования файлов является приоритетным направлением и Битрикс24 предоставляет своим клиентам широкий спектр возможностей.

Документ – не только текст

Для начала нужно разобраться, какие документы важны для работы в CRM. Первый из них, конечно же, – это электронные таблицы. По сути, сама CRM основывается на таблице базы данных, которая обрастает разными полезными функциями. Поэтому таблицы в XLS (XLSX) и смежных форматов жизненно необходимы. Из них проводится импорт информации (база лидов, например) и в них происходит выгрузка данных из Битрикс24 или многих его приложений.

Без текстовых файлов невозможна никакая работа вообще. Будь-то официальные документы или материалы внутреннего пользования – в любом случае DOC и его «старший брат» DOCX легко импортируются и редактируются на диске корпоративных порталов Битрикс24.

То же касается файлов презентаций PРT (PPTX). А вот работа Битрикс24 к некоторым другим форматам, содержащим изображения, может приятно удивить своей дружелюбностью! Эта CRM отображает более 30 форматов изображений, среди которых даже PSD (файлы Adobe Photoshop). Это значительно упрощает работу всех пользователей, которые имеют дело с визуализацией. Редактировать такие файлы Битрикс24 не берется, но теперь утверждение макета не требует множественных манипуляций и соответствующего ПО на вашем компьютере.

Самому работать не эффективно

Возможно многие помнят, как еще недавно работа с документами отнимала не только много времени, но и нервов. И это мы не говорим об эпохе съемных носителей, типа дискет! Всего пару лет назад работа с документами напоминала бадминтон: непрерывная отсылка/получение файлов по электронной почте, внесение правок и новая отсылка/получение… Настоящей революцией стала возможность совместить доступа к документам на внешних ресурсах: множество людей могли видеть и менять общую информацию.

Битрикс24 очень «лояльный» к внешним ссылкам (c One-Drive, Google-Drive, Dropbox), однако они для CRM более не нужны. Все подключенные пользователи могут редактировать любой из доступных документов на диске корпоративного портала. Права на это дает или автор документа, или администратор. Для такой работы не нужно постоянное подключение к Интернету, а функционал ничем не отличается от типичных облачных сервисов, поскольку CRM уже интегрирована с MS Office Online. Любые изменения документа кем-либо фиксируются и всегда есть возможность “откатить” прогресс до нужной версии. СRM обеспечивает социальную составляющую работы с документами: загрузка новых файлов отображается в “Живой ленте”, откуда можно сразу добавлять комментарии или, хотя бы, поставить “лайк”.

Особое превосходство имеют владельцы коробочных версий Битрикс24: их документы не «летают в облаках», а спокойно лежат на собственных, намного лучше защищенных, серверах.

В результате такого подхода к вопросу обработки документов клиенты Битрикс24 значительно экономят время. А это важный показатель в современном мире.


Игры с пользой

Помните из детства, как играть с конструктором? Если нет, придется вспоминать, потому что в Битрикс24 появилась весьма полезная функция, о назначении которой пока знают не многие. Конструктор документов в СRM —  это не просто инструмент для сборки по принципу “Ctrl+C Ctrl+V”. Эту опцию называют “Гроза секретарши”, потому что ее использование критически уменьшает время офис-менеджеров на подготовку однотипных документов.

При работе с клиентами нам необходимо использовать документации, типо счет, накладная, доверенность, прайс, предложение и тому подобное. Конструктор документов позволяет создавать шаблоны документов, где ключевые поля привязаны к сущностям Битрикс24. Таким образом, формируя, например, счет по готовому шаблону, Вам нужно:

  • Выбрать сделку;

  • Выбрать шаблон счета;

  • Нажать на кнопочку “Печать”.

Имя клиента, реквизиты контрагента, сумма сделки, скидка и все остальное Битрикс24 подтянет непосредственно из CRM.

Для пользователей доступны заготовки шаблонов, которые можно настраивать по собственному усмотрению. Редактирование происходит как внутри СRM, так и есть возможность загрузить подготовленный документ. Пока только в формате DOCX, но компания Битрикс быстро развивает направление работы с документами.

Стоит заметить, что игры с конструктором не такие страшные, как может показаться с первого взгляда. Да, шаблон должен нести в себе разные теги, которые связывают его поля с сущностями Битрикс24. Написать шаблон возможно вообще в виде HTML-документа, с которым справится любой “айтишник” из технического отдела. Всегда, также, можно заручится помощью партнеров по Битрикс24, для которых подгонка Ваших документов до вида шаблона не составит особого труда. Взамен Вы получите набор заготовок под любой необходимый документ. И сможете уволит секретаршу.

Думайте о выгоде

Если объективно, используя Битрикс24, Вы вполне можете не тратится на приобретение лицензионного офисного ПО. Возможностей CRM достаточно, чтобы собрать воедино не только всех клиентов и сотрудников, но и весь документооборот Вашей фирмы. Используя документы на диске корпоративного портала потерять какой-либо файл (или не сохранить изменения в нем) станет намного сложнее, а наличие совместного доступа расширит возможности персонала и сократит время никому не нужных и утомительных перемещений файлов от одного исполнителя к другому.

А что же тогда делать с освободившимся временем? Думайте о новых возможностях получения выгоды! Это всегда полезное занятие.





Need help?

Ask a question.

Chat Now
Записаться На Консультацию
Записаться На Консультацию
Мы свяжемся
с вами
в течении
10 минут
laptop
Мы свяжемся с вами в течении 10 минут