Все и обо всем — База знаний в вашем Битрикс24

7 Мая 2020

следующая статья
Вячеслав Нагнибеда

PR менеджер

Вячеслав Нагнибеда
Все и обо всем — База знаний в вашем Битрикс24

База знаний — это своеобразный справочник компании, в котором можно разместить и структурировать всю необходимую информацию для сотрудников. Регламенты, правила, история, рабочие графики, документы или формы отчетов — все, что нужно знать и понимать касательно бизнес процессов можно сделать простым и понятным, а главное доступным в любое время и в любом месте Портала. База знаний незаменима в дистанционной работе и обучении новых сотрудников, а также может хранить в себе все премудрости наработок предшественников, даже если они уже покинули вашу компанию. Это похоже на вашу собственную Википедию, только внутреннюю и привлекательную. 

Путь развития Базы знаний в Битрикс24

Изначально База знаний была доступна только для отдельных групп и действительно использовала для редактирования WIKI-разметку. Она даже так и называлась — “База знаний Wiki”. И если была необходимость создать справочные материалы для всех сотрудников, сначала нужно было создать открытую видимую группу в Портале, куда мог вступить каждый желающий. Идея с функционалом разметки весьма хорошая, поскольку всемирная энциклопедия позволяет описывать абсолютно любое, событие, предмет или явление. Однако такой подход имеет один весьма неприятный недостаток: контент не имеет эстетического вида. 

База знаний вики.png

Не стоит считать, что это надуманно — в современном виртуальном мире, когда все изобилует совершенством форм и красок, любая статья в реальной Википедии кажется сухой и уж очень формализованной. А ведь задача Базы знаний в Битрикс24 — помогать пользователям, а не заставлять их напрячься. Менее критичным, но все же недостатком, была потребность знать азы Wiki-разметки  редактору Базы знаний. А, как мы знаем, в Битрикс24 все стремится к простоте и доступности, поэтому наполнение базы также должно было стать максимально понятным абсолютно каждому пользователю. 

Венец эволюции виртуальных справочников 

Обновленную Базу знаний, которая соответствует современным требованиям, команда Битрикс24 представила в октябре 2019 года на презентации релиза “Бостон”. Ее концепция состояла из пяти пунктов:

  • Простое создание и обновление контента;

  • Распределение прав доступа среди пользователей;

  • Мультимедийный контент;

  • Доступность на всех устройствах;

  • Удобный поиск.

Новое ру.png

Для достижения всего этого перечня подход к созданию Базы знаний: от Wiki-разметки отказались полностью и поставили весь процесс на рельсы Битрикс24.Сайты, которые на то время уже отлично зарекомендовали себя в области маркетинга и электронной коммерции. Действительно, создавать сайты в конструкторе оказалось под силу каждому пользователю, движок наполнился удобными инструментами для обработки контента и разметки текста. Также теперь База знаний стала доступна всем сотрудником без привязки к группе, хотя для групп и проектов осталась возможность создавать отдельные справочники. А вызвать нужную Базу стало возможным в виде контекстного меню в различных местах Портала, где без справочных материалов у пользователей могут возникнуть затруднения. 

Как управлять Базой знаний?

Базы знаний доступны во всех тарифных планах Битрикс24, включительно с бесплатным, и для отдельных проектов их количество не лимитировано. Однако в зависимости от облачных тарифов есть ограничения по количеству общих Баз знаний: 1 для “басплатника”, по 3 для специальных тарифов, 5 для бизнес-тарифа “Команда” и несметное количество для “Компании”. Для начала работы с общей Базой знаний компании необходимо найти одноименный пункт в левом меню. Отдельные базы можно встретить в строке меню каждого проекта и каждой группы. Если у вас был опыт работы с Битрикс24.Сайты, то дальше все будет предельно просто. 

база РУ.png

В меню управления Базами знаний для вас доступны готовые шаблоны виртуальных справочников, пустой шаблон, для собственной разработки в режиме конструктора, управления правами доступа и документация по использованию (кстати, та же, что и для Битрикс24.Сайты). По умолчанию права доступа на редактирования контента пренадлежат всем сотрудникам. Однако администратор Портала может управлять доступами и предоставлять их как отдельно каждому сотруднику, так и определенным отделам. Для этого необходимо создать соответствующие роли и распределить их между нужными людьми/отделами. В группах или проектах функционала прав доступа нет, поэтому редактировать контент профильных Баз может каждый их участник.

права доступу ру.png

По умолчанию для каждого Портала доступен уже готовый образец Базы данных. Вам останется всего лишь изменить стандартный контент на собственный и далее расширять справочник, создавая новые разделы или страницы.  Вы можете приобрести дополнительные готовые шаблоны, а если вы Партнер Битрикс24 — то и создать собственные для продажи. 

При выборе пустого шаблона вам также откроется окно слайдера, где система попросит выбрать цветовую тему будущей Базы. После этого вы сможете комбинировать готовые блоки, создавая Базу знаний точно в соответствии со своими предпочтениями. Также помним, что во всех коммерческих тарифах существует блок для собственного HTML-кода. Таким образом, если уж очень захочется чего-то уникального или просто появится желание создать несравненную Базу знаний, вы сможете сделать это самостоятельно. 

Контент решает все

Битрикс24 предоставляет отличный инструмент для сохранения и передачи информации о вашей компании, однако вопрос контента лежит полностью на вашей ответственности. Таким образом, чтобы База данных была не только красивой, но и полезной, нужно заполнять ее правильно и использовать доступный функционал по назначению. Вот несколько практических советов, чтобы ваша База знаний соответствовала возложенным на нее надеждам.

Создайте понятную структуру.

Базу знаний от обычного Битрикс24-сайта должна, прежде всего, отличать строгая структура материала. Для этого контент нужно выстраивать в понятной логической последовательности. А поможет все это структурировать сайдбар — особый блок, в котором можно выстроить иерархию материалов. 

Меню ру.png

Если вы создаете Базу знаний целой компании, продумайте заранее оглавление и последовательность тем. Поместите сайдбар в Базу и структурируйте в нем пункты меню. Оно может быть многоуровневым, что еще более упрощает распределение контента. В любое время вы можете не только менять местами пункты меню, но и определять количество вложений. Таким образом не следует боятся допустить ошибку — вы всегда сможете быстро отредактировать любой блок или строку. Главное, чтобы все было максимально удобно для будущих читателей. 

Не забывайте о поиске

Блок со строкой поиска является основным отличием Базы знаний от обычных Битрикс24.Сайтов. Поиск индексирует все материалы вашего справочника и позволяет людям быстро находить нужную информацию. Это весьма удобно, когда в вашей Базе несколько страниц: читателям не нужно скролить все или серфить внутри справочника: стоит ввести поисковый запрос и перейти на нужный найденный материал. 

поиск ру.png

Отсюда получаем следующий совет — не делайте Базу знаний одним огромным “полотном”. Это неудобно и некрасиво, даже с современным функционалом. Создавайте разные страницы для каждого из разделов и читатели оценят компактность вашей Базы знаний. 

Оптимизируйте контент

База знаний позволяет комбинировать текстовые и визуальные элементы для создания эстетически-привлекательного внешнего вида. В текстовом редакторе для вас доступно множество способов работы со стилями: шрифты, цвета, выделения и прочее. Графический материал без проблем загружается с компьютера и для его обработки предусмотрен встроенный редактор изображений. 

Редактор изображений ру.png

Однако не следует злоупотреблять доступными возможностями! Не забывайте: все, загруженное в Базу знаний, остается на виртуальном диске вашего Битрикс24, а значит — накапливается в системе. Неоптимизированные изображения занимают больше места, “грузят” работу Базы, но, при этом, не различимы глазу пользователя по качеству. Поэтому, как говорится: “Без фанатизма”, иначе в один прекрасный момент Битрикс24 сообщит о заполнении виртуального диска. 

Знания для всех

Как видите, современная База знаний в Битрикс24 — очень удобный и полезный функционал, которым следует пользоваться в каждой компании. Это незаменимо для новых сотрудников, весьма полезно для “удаленщиков”, ценно руководителям и, если уже на то пошло — престижно в глазах других людей. Битрикс24 дает вам все необходимое для создания наилучшей Базы знаний целой компании или важных узкоспециализированных баз, а также возможность всего в один клик вызвать эту информацию в нужном месте Портала. Конечно, к созданию электронного справочника нужно подходить ответственно, но результат этого стоит. Ведь все знания будут доступны, покуда работает Портал вашего Битрикс24.

Получайте больше вместе с Авиви!


Похожие статьи

Записаться на консультацию

Мы свяжемся с вами в течении 10 минут