Найзручніший спосіб контролю проекту: безкоштовний додаток «Звіти по часу та проектам»

Автор книги «Більше грошей для вашого бізнесу» Олександр Левітас одного разу сказав: «Запам'ятайте золоте правило: правильно найнятий працівник, забезпечений правильною інструкцією і правильним інструментом, при належній мотивації і належному контролі виконує свою роботу добре».

Навряд чи хтось сперечатиметься з таким аргументом, адже якщо сісти і подумати, то так воно і є. Все, що потрібно співробітнику для залучення в загальний процес руху компанії вперед — це обстановка, мотивація і зручні інструменти.

Кожен співробітник, якого ви наймаєте, унікальний по-своєму. У когось рівень організації своїх робочих процесів на висоті, а комусь складно самоорганізуватися. І вам, як керівнику, в такому випадку, буде вкрай складно оцінити ефективність трудової віддачі людини.

Але ж оцінка того, як працює кожен співробітник, пошук індивідуальної мотивації до нього, аналіз участі в проекті — це дуже важливо. Це потенційна можливість не тільки провести об'єктивну «роботу над помилками» опісля, спрямувавши і навчивши свого співробітника чогось більшого, але і шанс ніколи не буксувати, рухаючись в проектах тільки вперед. Адже знаючи, хто і як працює, ви завжди зможете тримати руку на пульсі, ведучи за собою злагоджений колектив.

Отже, які способи контролю роботи з проектом існують?

Перше і найконсервативніше — це проведення статусів і всіляких нарад. Раз в тиждень всі здають свої суб'єктивні звіти, відзначаючи KPI і переробітки, після проговорюючи все зафіксоване в усній формі. Які плюси має цей спосіб?

• Можливість особистого контакту.

• Обговорення деталей і подальших цілей.

• Довіра один до одного

Які мінуси у такої звітності і моделі контролю?

• Відсутність об'єктивності і фактів.

• Всі дані вносяться самим співробітником.

• Немає можливості простежити за ланцюжком дій.

• Є ризик «приписування» собі чужих досягнень і годин роботи.

• Складність оцінки щоденної діяльності співробітника і можливості підвищення ефективності праці.

• Витрати часу роботи колективу на загальне обговорення статусу проектів.

Другий спосіб — контрольний облік всіх дій через корпоративну CRM систему.

Для цього керівнику потрібно витратити свій особистий час, щоб подивитися зі сторони на поточний статус кожного проекту. Але при цьому не потрібно забирати час кожного співробітника на надання окремого звіту.

Які плюси у даної системи?

• Можливість зібрати повну картину по конкретному проекту і його діяльності, досліджуючи лише ту інформацію, яка важлива в даний момент (наприклад, кількість дзвінків менеджера протягом тижня такому-то клієнту).

• Низькі витрати часу для співробітників (немає потреби проводити спільні наради).

• Відкрита статистика всіх досягнень і статусу проекту (на якій стадії знаходиться, які результати вже приніс і т.п.).

Які мінуси?

• Складність в оцінці роботи кожного співробітника і саме його дій і трудовитрат на даному проекті (тому що до проекту залучений не тільки один менеджер, який веде звітність в CRM).

• Великі тимчасові витрати з боку керівника для збору необхідних даних по конкретному співробітнику і / або проекту.

Саме тому ми оцінили поточну ситуацію і можливості контролю, вирішивши вивести його на абсолютно новий якісний рівень — і розробили додаток «Звіти по часу і проектам» від Бітрікс24, що вийшло зовсім недавно на Маректплейс.

Цей додаток — це третє і, на наш погляд, найпростіше і найзручніше рішення в процесі оцінки і контролю роботи співробітника над проектом. Його плюси:

• Можливість вести щоденну звітність своєї діяльності за проектом для кожного менеджера.

• Можливість для адміністратора / керівника проекту завантажувати цю звітність за потрібними параметрами в Excel файл з будь-якою періодичністю.

• Формувати статистику, оцінюючи індивідуальну ефективність співробітника і загальну для проектів.

Що важливо знати перед початком роботи з додатком?

Для початку роботи менеджеру доведеться вивчити базову інструкцію по тому, як складаються його персональні щоденні звіти

Також до кожного співробітника дуже важливо донести думку — це не тотальний контроль, а лише інструмент, який навпаки полегшить і поліпшить залучення в трудові процеси, стане відмінним організаційним елементом і мотивацією працювати ще краще і більше.

Принцип роботи програми «Звіти по часу і проектам»

Наш додаток націлений на те, що кожен менеджер буде збирати свою статистику по проекту, оцінюючи успішність і досягнення. І як приємне наслідок — самовмотивований і невпинно розвиватися.

Керівник проекту в будь-який момент може закачати поточний статус в Excel файл. Статистика в ньому може збиратися за двома параметрами:

1. Контролюючи проект і оцінюючи витрачений час, кількість людей проекту і ефективність їх роботи.

2. Контролюючи не проект, а саме роботу менеджера. Оцінюючи з ким і як працював співробітник: наскільки ефективно він розподіляє час, робить всі дії і укладається в обумовлені терміни.

Величезний плюс додатка в тому, що він не «мішає всіх до купи». Його мета number one — знайти індивідуальний підхід до учасників і оцінювати вкладення кожної людини в спільну справу.

Дуже просте і інтуїтивно зрозуміле кожному менеджеру управління, логічні системи звітів, найкоротші часові витрати і, звичайно, безкоштовні умови використання програми. Все це просто кричить про те, щоб ви встановили додаток хоча б заради тесту (і залишилися з ним нерозлучні назавжди) вже сьогодні.

Якщо у вас виникнуть будь-які питання, ви завжди можете звернутися в нашу підтримку за адресою hello@avivi.pro. Не соромтеся писати нам, ваша думка дуже важлива для наших теперішніх та майбутніх розробок!