Ja, roboty i czat-boty

Wprowadzenie w automatyzację

Automatyzacja i optymalizacja wewnętrznych procesów w biznesie, skracanie czasu na opracowanie dokumentów i klientów, zmniejszenie czynnika ludzkiego – to jest to, ku czemu dąży każdy przedsiębiorca. Rzecz jasna, zupełnie bez pracowników żadna firma nie potrafi. Jednak, można przynajmniej zmniejszyć ich obciążenie w codziennych czynnościach, przy czym da się z łatwością ciągle zmieniać i uzupełniać bieżącą listę takich czynności.

Skuteczna automatyzacja procesów skierowana na zmniejszenie marnowanego czasu to jeden z kluczowych tematów przy wdrożeniu systemu CRM do biznesu. CRM Bitrix24 jest świetnym przykładem, gdyż posiada rozbudowany zestaw narzędzi do podwyższenia jakości realizacji ww. procesów. Podstawowe opcje dot. optymalizacji rutynowych lub pracochłonnych czynności mogą zostać zrealizowane poprzez użycie w Bitrix24 różnych procesów biznesowych, robotów, triggerów, czat-botów, licznych aplikacji typu rest oraz modułów. Dziś pomówimy o robotach i czat-botach oraz przyjrzymy się sposobom ich przykładowego użycia.

Roboty

To jest jedna z najnowszych opcji automatyzacji. Przy tym ona jest również jedną z najprostszych, niewymagających żadnych dodatkowych interwencji po początkowym wdrożeniu oraz, co jest niezwykle ważne, ona łatwo ulega poszerzeniom o nowe funkcje.

Czym są roboty w CRM Bitrix24? Faktycznie to są zestawy pewnych czynności, które muszą zostać wykonane przy uzyskaniu przez leada lub transakcji określonego statusu. To wszystko wygląda mniej więcej tak:

Aktywacja robota może odbywać zarówno przez wstrzymanie (po określonym czasie, po wykonaniu swoich czynności przez poprzedniego robota etc.), jak i pod określonym warunkiem lub w ogóle natychmiast (na przykład, przy zmianie statusu):

Co potrafią roboty CRM Bitrix24? Dosłownie wszystko, czego potrzebuje Twój biznes: one mogą tworzyć alarmy, zadania, planować połączenia telefoniczne i spotkania, wysyłać maile i smsy, wysyłać powiadomienia oraz wiele innych rzeczy, i to wszystko w podstawowym zestawie swoich „umiejętności”. Jeżeli tego jest za mało – żaden problem, są dwie opcje rozwiązań. Pierwsza to wbudowany designer (konstruktor) procesów biznesowych:

Druga opcja to stworzyć swojego robota za pomocą Rest API Bitrix24. Tutaj można już wykazać się kreatywnością i stworzyć niemalże dowolną część funkcjonalną, której brak odczuwasz.

Czat-boty

Czat-boty już nie są tak prymitywne. Mimo że działają w ramach konkretnych reguł lub przedeterminowanych czynności, to coraz większą popularnością cieszą się czat-boty oparte na sztucznej inteligencji, które potrafią nie tylko wykonywać swoje zadania, ale też uczyć się w trakcie pracy, dawać klientom bardziej precyzyjne wyniki i prowadzić ich do potrzebnego im celu. Owszem, stworzenie czat-bota ze sztuczną inteligencją to zadanie trudne i wymagające wielu zasobów, jednak nawet zwykłe czat-boty pozwalają na wiele.

Podstawową opcją użycia czat-botów w biznesie jest możliwość prowadzenia komunikacji z klientem. Przykładowo, czat-bot poprzez zadawanie określonych pytań leadom jest w stanie skutecznie obniżyć czas realnej rozmowy z menedżerem. To oznacza, że zaczynając rozmowę z klientem Twój pracownik nie musi zadawać rutynowych pytań, a może przejść wprost do sedna, poza tym mając możliwość opracować więcej takich czatów w krótszym czasie. Czasem podobne boty mogą opracować zgłoszenie klienta w całości, czyli zostawiając Tobie sprawowanie kontroli nad procesem i jego wynikami, a Ty z kolei nie musisz już uczestniczyć w sprawach codziennych i męczyć się rutyną. Tak, całkowicie usuwać kontakt z klientem też nie jest dobrze, to rzecz święta. Jednak ograniczyć czas jego trwania pozostawiając dla siebie tylko główny cel rozmowy się da bez najmniejszego problemu.

Tworzenie osobnej aplikacji z botem od zera jest drogie i pracochłonne. Zdecydowanie prościej jest skorzystać z już istniejącego zestawu narzędzi różnych serwisów lub programów. Czat-boty w CRM Bitrix24 dają Ci możliwość bez problemów i zbędnych wydatków zrealizować swoje własne scenariusze pracy z klientem, powiadomień, mailingów, przetwarzania i generowania dokumentów.

I na tym się nie kończy! Jak chcesz to możesz integrować swój biznes z różnymi serwisami i messengerami, czytać prognozy pogody lub horoskopy, sprawdzać kursy walut, zamawiać bilety i tak dalej… A jeśli chcesz, to i anegdoty czytać. To wszystko i dużo więcej możesz robić dzięci Bitrix24 Rest API. Wszystko w ramach jednego systemu, bez konieczności przełączać się między różnymi stronami internetowymi, bez konieczności instalowania dodatkowych programów na każdy osobny cel, rodzaj pliku bądź serwis.

Przykład tworzenia robotów

Podstawowa czynność robotów w punkcie „Stwórz zadanie” z niewiadomych powodów nie pozwala na ustawienie czasu o którym to zadanie ma zostać wykonane, a czasem to jest po prostu niezbędne. Coż, naprawmy to tworząc własną czynność (czyli robota) za pomocą Rest API Bitrix24. To się robi w następujący sposób:

Przejdź do listy czynności i wybierz tę, co stworzyłeś. Zwróć uwagę na to, że wszystkie pola robota są obecne i działają poprawnie:

Podczas tworzenia robota określa się parametr HANDLER i to właśnie tam system CRM będzie kierować dane z wypełnionych pól podczas realizacji swoich czynności:

Teraz, mając wszystkie niezbędne dane możesz z łatwością stworzyć zadanie za pośrednictwem Rest API task.item.add, przekazując parametr TIME_ESTIMATE, co pozwala na wykonanie Twojego zadania.

Owszem, to jest prosty przykład tworzenia robota, jednak zawsze można wzbogacić go o inne, szersze niezbędne funkcje tak, aby on mógł sprostać Twoim dowolnym wymogom.

Przykład tworzenia czat-botów

Zademonstrować możliwości czat-bota można za pomocą realizacji automatycznego przetwarzania zamówień kawy bez udziału człowieka. Zadanie jest następujące:

• Zaoferować zamówienie kawy w imieniu bota;

• Dokonać wyboru typu kawy;

• Wybrać ilość kubków;

• Otrzymać nr telefonu oraz adresu dostawy;

• Po potwierdzeniu powyższego – zrealizować zamówienie.

Rejestracji czat-bota można dokonać za pomocą metody Rest API imbot.register, i wykasować go poprzez imbot.unregister, umieszczając ten kod na wydarzeniu ONAPPINSTALL oraz ONIMBOTDELETE odpowiednio. Po pomyślnej rejestracji bota można przetwarzać wszystkie wiadomości, które on dostaje w wydarzeniu ONIMBOTMESSAGEADD, całość kodu będzie znajdować się tutaj, tu też będą dostarczane parametry oraz wiadomości użytkownika, i również stąd będą udzielane odpowiedzi użytkownikowi, w zależności od tego, co użytkownik napisze i co będzie wybierać spośród zaoferowanych przez bota opcji.

Wysyłać wiadomości do użytkownika można za pomocą metody Rest API imbot.message.add:

W wyniku pojawia się całkiem niezły czat-bot, który potrafi sprzedawać i tworzyć zamówienia:

Zamówienie zostało zrealizowane, człowiek nie musiał uczestniczyć w trakcie rozmowy, zadanie wykonane. To bardzo prosty przykład możliwości czat-botów i poszerzać ich część funkcjonalną można prawie w nieskończoność, byleby mieć wyobraźnię.

Wnioski

CRM Bitrix24 posiada rozbudowany zestaw narzędzi dla automatyzacji Twoich czynności biznesowych i redukcji czasu potrzebnego na ich wykonanie. Przy tym wybór sposobu takiej optymalizacji zawsze pozostaje po Twej stronie. Chcesz kilka czynności podczas zmiany statusu – wybierz robota. Chcesz zmniejszyć czynnik ludzki w komunikacji z klientem – czat-boty śpieszą się z pomocą dla Twojego biznesu. W każdym razie, automatyzacja to absolutne must have w każdym biznesie.

Pomożemy Ci w tym!