Jak odbywa się migracja danych?

Jeśli kiedykolwiek miałeś do czynienia z pracą firm obsługujących przeprowadzki — czyli takich, które zobowiązują się do świadczenia kompleksowych usług przeprowadzek z jednego miejsca zamieszkania czy biura do innego lokalu — lekko wyobrazisz sobie zarys tego, jak wygląda migracja danych. Fachowi monterzy ostrożnie ułożą i poprawnie spakują Twoje nabytki, odpowiednio załadują je do ciężarówki, dowiozą, a później wyładują, zmontują i ustawią dokładnie tam, gdzie wskażesz. Z Twoimi danymi będzie odbywało się to samo, pod warunkiem, że przygotowania do “przeprowadzki” zostaną wykonane przez specjalistów bezbłędnie i w sposób uporządkowany.

Po co w ogóle przenosić cokolwiek?

Najcenniejszą rzeczą dla każdego przedsiębiorcy jest jego baza sprawdzonych klientów. Ona może zawierać imiona i kontakty do ludzi, historię połączeń i dialogów, a to wszystko wpływa na kolejne sprzedaże i tak dalej. Kolejnym klejnotem jest bardziej zróżnicowany masyw danych: baza własnych produktów lub świadczonych przez firmę usług. Mogą to być opisy, zdjęcia, dane statystyczne, ceny, zniżki, etc.). To wszystko jest przechowywane gdzieś wewnątrz Twoich systemów: bądź w panelu administratorskim Twojej strony internetowej, bądź w bieżącym systemie CRM, który chcesz zastąpić innym. W nowym Bitrix24 tych danych jeszcze nie ma i należy ustawić system tak, żeby on “nauczył się” (czyli został funkcjonalnie dopasowany) rozpoznawać i przetwarzać zarówno Twoje bazy, jak i procesy, które w nich zachodzą. Na razie nic trudnego. Prawdziwe wyzwania dopiero nadejdą.

Jak i z przeprowadzką, musisz wyznaczyć, które ważne dane zostaną przetransportowane do Twojego nowego mieszkania, a które nie przyczynią się do komfortu i będą ciężarem. Trzeba też wiedzieć, czy ta przeprowadzka będzie pełna, czy przez jakiś czas zamierzasz spędzać czas w starym lokalu. To decyduje o ilości operacji z danymi i, rzecz jasna, o wysokości rachunków za usługi wykonawców.

Pobranie/załadowanie

Nazwa czynności mówi za siebie — ona polega na wyjęciu Twoich danych i przeniesienie ich do Bitrix24. Należy rozumieć, że zarówno Twoja istniejąca baza, jak i nowa CRM, w zasadzie są elektronicznymi tabelami. Przeniesienie danych polega na wyjęciu ich z jednych pól i wstawieniu w nowe odpowiednie pola.

Istnieje kilka typów przenoszenia danych:

• Jednorazowe pobranie i transfer. Przydaje się wtedy, gdy stanowczo przeprowadzasz się do nowego miejsca.

• Postępowe pobieranie i transfer. Przydaje się w sytuacjach, kiedy informacje ze starej bazy danych przechodzi do nowej w postaci porcjowanej. To mądre rozwiązanie dla tych biznesów, których nie da się chwilowo zapauzować dla wykonania niezbędnych prac. Także przyda się w razie personalizacji Bitrix24, w którym tworzenie nowych bytów lub pól bazy danych w pełni zależy od zakończenia tworzenia innych, znajdujących się obecnie w opracowaniu.

• Ciągła wymiana danymi. Tę opcję zaleca się w przypadku konieczności ciągłej wymiany informacjami pomiędzy dwoma bazami danych o równoległym działaniu.

Na tym etapie nie ma różnicy, o którą wersję Bitrix24 chodzi — chmurę czy serwer — gdyż na samym początku migracji to żadnego znaczenia nie ma. Dla otrzymania danych programiści muszą mieć dostęp do strony internetowej. Z praktyki wynika, że nawet poinformowanie programistów po stronie klienta, w 95% przypadków coś idzie nie tak i wszystko się przedłuża. Z tego powodu najlepiej powierzyć wykonanie takich prac fachowcom.

Oszacowanie czasu potrzebnego na przeniesienie danych jest możliwe, jednak precyzja prognozy zależy od kilku czynników:     

• Ilość danych;

• Czas na sortowanie i wystawienie markerów;

• Szybkość pobierania;

• Czas na skonstruowanie siatki pól w Bitrix24;

• Szybkość ładowania danych do CRM;

• I, oczywiście, szybkość łączy samych w sobie.

Ten niejednoznaczny ostatni punkt może być zarówno po naszej stronie, jak i przeciwko nam, ponieważ zależy od czynników zewnętrznych, choćby od dostawcy Internetu. Z tego właśnie powodu klienci muszą być gotowi do tego, że owa przeprowadzka może odbyć się nie tak szybko i płynnie, jak by się tego chciało, a programistom zaleca się przewidzieć możliwe komplikacje i nie być nadmiernie pewnymi siebie.

Należy rozumieć, że w trakcie przenoszenia danych stare pola są odpowiednio markowane. Dalej tworzy się plik CSV, w którym wszystko jest zapisane w jednej linijce, i to on zostaje później wcielony do baz CRM. Markery muszą odpowiadać polom, w przeciwnym przypadku dane zostaną utracone. Bitrix24 powinien konkretnie wiedzieć, które pola i obiekty zostaną w nim utworzone. Jak człowiek się śpieszy... to przenosi wszystkie byty i jednostki na raz. Nie wypada tak robić, gdyż dużo szybsze i bezpieczne jest przenoszenie krok po kroku, czyli najpierw pobiera się jeden typ danych, tworzy się nowy byt, dane zostają skonwertowane do niego (naprzykład, w “lead” czy “kontakt”) i czynność zostaje powtórzona. Takie podejście pozwala Bitrix24 samodzielnie i bezbłędnie stworzyć wszystko, co należy, tym samym wykluczając ewentualność występowania ludzkich błędów w trakcie prac.

Bez API ani rusz

Jeśli Twoja nowa baza danych powinna automatycznie pobierać dane z serwisów zewnętrznych, to jeszcze nie raz usłyszysz o API. Aby nie zanudzać długim wyjaśnieniem tego, co stoi za tym skrótem, znów skorzystamy z metaforycznej przeprowadzki. Załóżmy, że jesteś dumnym posiadaczem kolekcji waz z porcelany, więc uznajesz, że przewóz kolekcji razem z innymi rzeczami jest zbyt niebezpieczny. W tym przypadku umawiasz się z kurierem na takie rozwiązanie: on przyjeżdża do Ciebie do domu, wchodzi do mieszkania, ostrożnie bierze z półki jedną wazę i tak samo ostrożnie wiezie ją na nowe miejsce, gdzie ponownie wchodzi do mieszkania i stawia dowiezioną wazę na odpowiednie miejsce na wyznaczonej dla niej półce. I ten scenariusz będzie się powtarzał tyle razy, ile waz masz.

Wskazówki dla kuriera w powyższym przykładzie są przykładem API — w dużym przybliżeniu, prawda, jednak podobieństwo w rzeczy samej jest bardzo wysokie. Za pośrednictwem API można nie tylko otrzymywać dane, ale też wymieniać się nimi, choć to już zależy od polityki developerów poszczególnych systemów i produktów. Bitrix24 korzysta z API na szeroką skalę. Możliwe jest nawet stworzenie mocno spersonalizowanych aplikacji do celów wyłącznie Twojego biznesu, wykonujące powierzone im zadania dotyczące przenoszenia, aktualizacji i wymiany danych.

Migracja

Na sam koniec słów kilka o kolejnym typie przenoszenia danych — pełny i ostateczny transfer z bieżącego systemu CRM do Bitrix24. Od pobrania i załadowania danych on różni się tym, że ma do czynienia z innymi objętościami danych oraz stosunkowo łatwa praca z ustawieniami. W tej sytuacji mowa o dwóch osobnych systemach CRM, a nie CRM po jednej stronie i dowolny program po drugiej. Z perspektywy programistów dwie CRM są prostsze i łatwiejsze do strukturyzacji i dalszych systematyzowanych prac transferowych.

W wielu przypadkach migracji danych całość da się w pełni zautomatyzować. Bitrix24 oferuje swoim użytkownikom już gotowe i sprawdzone darmowe aplikacje służące do dokonania pomyślnej migracji danych z innych systemów CRM. Takie rozwiązania już są gotowe do użytku, jeśli Twoim systemem jest AmoCRM, Zoho, Basecamp, Yammer, Pipedrive lub inny (pełna lista jest dostępna na stronie).

Rady zamiast wniosków

Jak już widać, przenoszenie danych jest konieczne w każdej sytuacji z wyjątkiem chyba tylko tej, w której dopiero zaczynasz własną działalność przedsiębiorczą. Wtedy programowanie i wypełnienie baz danych i firmowych stron internetowych będzie odbywać się równolegle. I nawet wtedy należy brać pod uwagę możliwości API. Najważniejsze, co trzeba wiedzieć, i o czym nie wolno zapominać, to:

1. Nie przeciążaj nowej bazy! Jeśli masz możliwość zostawienia jakichkolwiek zbędnych pól w starej bazie — zrób to i będziesz szczęśliwy. Stare graty nie służą ani przy przenoszeniu baz, ani przy przeprowadzce w realnym życiu, i to prawda.

2. Staraj się niczego nie robić samodzielnie! Integracja Bitrix24 jest wykonywana przez firmy partnerskie, których programiści robili to już nie jeden raz. Z naszego osobistego doświadczenia wynika to, że programista szybciej i sprawniej sam obsłuży markery bazy danych, stworzy plik CSV i wprowadzi go do nowej bazy, niż spróbuje zrozumieć logikę tego, w jaki sposób ktoś inny — kto wcześniej pracował z tą konkretną bazą — pobierał i ładował dane do bazy. To oszczędza pieniądze i — co jest najważniejsze — czas.

3. Nie bój się pytać czy prosić o radę! W każdej sytuacji Twój biznes i Twoja baza jest zjawiskiem wyjątkowym, unikatowym i niepowtarzalnym. Im lepiej dogadujesz się z partnerem, im lepiej partner rozumie, jak Twoja baza wygląda i jak ona została skonstruowana, tym szybciej i sprawniej wprowadzisz się do nowego Bitrix24.