Як за допомогою CRM звести контроль в максимальний ступінь

Ефективне управління співробітниками неможливо без певної міри контролю. В іншому випадку, у Вас не буде ніякого уявлення про стан справ в компанії, що неминуче призведе до її краху. Розгляньмо напрямки, в яких сучасна система Бітрікс24 здатна зробити за Вас левову частку всього контролю.

Час — це гроші

Першим і важливим показником роботи Ваших співробітників є робочий час. Ваш «нагляд» може помилково досягати таких масштабів, що співробітники починають відчувати себе маленькими пригніченими комашками: Ви ходите за ними і дивитесь хто і коли прийшов або пішов, пішов на обід або вийшов в особистих справах. Такий контроль можливо є занадто нав'язливим і, як показує практика, неефективним. Замість цього Ви можете використовувати інструмент «Робочий день» в Бітрікс24. Він допоможе проконтролювати без Вашої прямої участі коли почався і закінчився робочий день того чи іншого працівника, як часто він запізнюється, коли пішов на перерву і скільки вона тривала, а також скільки всього годин людина пропрацювала за день / тиждень / місяць. Є, правда, одна маленька проблемка: Ваш підлеглий може «забути» почати або закінчити облік свого робочого дня, і тоді всі «виміри» втрачають сенс. У компанії Бітрікс24 знають про людський фактор, тому пропонують в недалекому майбутньому автоматизувати облік часу за допомогою фіксації в системі скану обличчя співробітника.

Кастомні рішення для обліку часу

Стандартні рішення від Бітрікс24 вельми надійні, але підходять не всім клієнтам. Компанія Авіві також розробила кілька власних рішень для розв’язання проблеми обліку часу і його контролю, які завойовують популярність по всьому світу.

Найвідомішим (понад 15 тис. завантажень в світі) є додаток для хмари і коробки «Облік часу і проектів» (Time and Project Peport). Він дозволяє вести облік витраченого часу, показує окремо час, витрачений на ту чи іншу задачу, а також веде облік часу спільної роботи декількох співробітників! Таким чином, Ви не тільки бачите витрати часу, але і розумієте ефективність взаємодії співробітників між собою. Обмежений в масштабах додаток доступний в Бітрікс24.Маркетплейс безкоштовно, а також існує потужна PRO-версія зі зручним інтерфейсом і системою вивантаження звітів в електронні таблиці.

Для компаній, особливо Західного ринку, які користуються популярним засобом обліку часу TimeDoctor, в Авіві розробили першу успішну інтеграцію. Вона дозволяє скоротити до мінімуму маніпуляції співробітника по початку і закінченню обліку витраченого часу. Додані посилання на завдання з Бітрікс24 в інтерфейсі самого TimeDoctor для зручності, а також доступний вибір часового поясу для більш точного обліку часу.

Але по справжньому «болезаспокійливим» для керівника або HR-менеджера є наш функціональний модуль обліку відпусток EasyLeave. З його допомогою співробітники можуть подавати керівництву заявки на відпустку, а також аргументувати час відсутності на робочому місці. Модуль не дасть забути про витрачені дні і залишок заслуженої відпустки, покаже візуалізацію графіка відпусток і забезпечить повний контроль для керівництва над бажаннями співробітників попрацювати і відпочити.

Чіткі розпорядження

Що потрібно працівнику для ефективної діяльності? Вірно — правильно поставлені завдання! І немає нічого кращого, ніж ходити через кожних пару хвилин і говорити про нові завдання або, що ще краще, писати у всі можливі месенджери, а потім обурюватися, чому невиконання завдань досягає вселенських масштабів, правда? Бітрікс24 пропонує контролювати все в єдиній системі. Під час постановки завдання Ви можете:

• Вказати назву завдання і розписати всю необхідну інформацію;

• Встановити терміни виконання;

• Призначити відповідального, а також співвиконавців і спостерігачів (в розширених версіях Бітрікс24 це можуть бути навіть екстранет-користувачі);

• Створити чек-лист, а при необхідності навіть створити дочірні підзадачі за тим же принципом;

• Писати необмежену кількість коментарів, «тегати» співробітників, під час звернення до них і багато іншого.

Для початку роботи з цим завданням, працівнику всього лише потрібно буде запустити лічильник з урахуванням свого часу. Все, співробітник не зможе сказати, що забув про те, що Ви говорили про певну задачу або не побачив її в черговому месенджері — всі завдання будуть висвітлюватися йому при запуску робочого дня. Нагадування не залишать співробітників і за межами офісу: мобільний додаток Бітрікс24 показує роботу з завданнями нічим не гірше, ніж на робочому комп'ютері.

CRM-контроль

Заглянемо до справ в СRM, що ж ще там можна взяти під свій контроль. Перше — налаштувати права доступу до контактів, компаній, лідів або операцій. Так Ви будете розуміти, яка зона відповідальності у кожного із співробітників. Більш того, Вам, як керівнику, буде видно лічильники, які покажуть кількість успішних і прострочених справ по розділах СRM кожного із співробітників. У деяких є особливий дар — забудькуватість, яка зменшує особисте навантаження. Проти таких випадків на допомогу прийдуть заплановані справи. У співробітника буде «висіти» лічильник до тих пір, поки залишаються елементи без справ. Також проти всеосяжної неуважності грають роботи — заздалегідь прописані правила обробки лідів і угод, які спрацьовують при переході елемента з одного статусу в інший.

Якщо Вам і цього недостатньо, і, як керівнику, хочеться знати про все і вся — будь ласка, можете отримувати ще й звіти. Після трудового дня, або більш тривалого періоду, кожен із співробітників буде надсилати Вам звіти про виконану роботу за день. Ви будете точно розуміти, чим були зайняті працівники не докладаючи додаткових зусиль для контролю. Вам тільки потрібно буде поставити потрібну оцінку і підтвердити звіт.

Для розвитку Вашої компанії завжди потрібно знати до тонкощів роботу менеджерів з продажу, а також прогнозувати майбутнє і знати свої проблеми. Для вас можуть бути корисними аналітичні звіти. З осені 2018 року в порталах Бітрікс24 версії оновлення «Сідней» впроваджується «Наскрізна аналітика», яка дозволяє вгамувати будь-яку спрагу звітності:

• По-перше, Ви зможете побачити реальні показники за кілька місяців по роботі з угодами;

• По-друге, Ви можете оцінити ефективність роботи по воронці продажів;

• По-третє, для Вас, напевно, одне з головного — дохід. Цей звіт покаже Вам контроль по оплатах: скільки ви вже заробили, загальну суму всіх угод і суму, за яку ще потрібно буде повоювати. І нарешті, Ви можете контролювати навантаження на менеджерів, чи не забули вони якусь угоду. Ви зможете змінити звіт під себе і своєчасно отримувати всю необхідну Вам інформацію.

Замість висновків

Після викладеного вище залишається тільки два варіанти посилення контролю над своїми співробітниками. Більш радикальний передбачає оточення офісу колючим дротом, перевтілення топменеджерів в наглядачів і закупівлю ланцюгових сторожових собак. Жарт, звичайно. Сучасний контроль не потребує гестапівських методів, а повинен створювати максимально зручні і функціональні умови для своєчасного і безпроблемного виконання завдань відповідальними людьми. Саме для цього і потрібен Бітрікс24. При здійсненні такого контролю Ваші співробітники будуть брати відповідальність за виконання поставлених завдань, а Ви будете мати повне уявлення про стан справ в компанії.