Як переносяться дані?

Якщо колись ви зіштовхувались з роботою мувінгових компаній, які здійснюють за Вас переїзд з одного житла або офісу в інше місце, то уявити перенесення даних буде дуже просто. Професійні вантажники складуть і правильно упакують Ваше майно, розмістять його в вантажівці, а потім зберуть і розставлять там, де Вам буде потрібно. Те ж саме буде відбуватися і з Вашими даними за умови, що підготовка до «переїзду» з фахівцями буде проведена правильно і злагоджено.

Навіщо щось переносити?

Найважливіше, що є містити в собі імена та контакти людей, історію взаємодій, що впливає на наступний продаж тощо. На другому місці знаходиться більш варіативний масив інформації — база товарів або послуг, які реалізуються. Це описи, фотографії, статистична інформація, ціни та знижки та інше. Все це зберігається десь в Ваших системах: або адмін-панелі сайту, або поточній CRM, яку Ви хочете змінити. У новому Бітрікс24, який Ви налаштовуєте, нічого з цього немає і необхідно «навчити» Бітрікс24 «бачити і розуміти», що відбувається з Вашими даними. Все просто. Складнощі починаються далі.

За аналогією з переїздом, Вам необхідно вирішити, які важливі дані відправляться з Вами в нове житло, а які для майбутнього комфорту стануть тягарем. Також необхідно знати, чи Ви переїжджаєте повністю, або хочете якийсь час відвідувати старе житло. Від цього залежить кількість виконаних операцій і, звичайно ж, рахунок за надані послуги від виконавців.

Вивантаження/завантаження

Назва процесу говорить сама за себе — це вилучення Ваших нявних даних і перенесення в Бітрікс24. Тут слід розуміти, що і Ваша стара база даних, і нова CRM — це, по суті, електронні таблиці. При перенесенні бази інформація вивантажується з одних полів і завантажується в інші.

Існує кілька видів перенесення:

• Разове вивантаження і перенесення. Потрібне в тому випадку, якщо Ви остаточно переїжджаєте на нове місце.

• Поетапне вивантаження і перенесення в тих випадках, коли інформація зі старої бази даних переходить в нову певними порціями. Це необхідно, коли бізнес неможливо пригальмувати на деякий час для виконання необхідних робіт. Або ж у разі кастомізації Бітрікс24, коли створення наступних сутностей або полів бази даних залежать від повного завершення створення поточних.

• Постійний процес обміну, якщо необхідно, щоб обидві бази працювали паралельно.

Поки не будемо уточнювати, це коробкова версія чи хмарна, оскільки на початку вивантаження це не має значення. Для отримання даних програмістам потрібен доступ до сайту. На практиці видно, що навіть якщо пояснити айтішникам клієнта, що потрібно зробити, в 95% випадків щось йде не так і процес затягується (якщо взагалі не стопориться). Тому вивантаження краще довіряти професіоналам.

Спрогнозувати час вивантаження/завантаження можливо, але точність тут залежить від декількох параметрів:

• Обсяг даних;

• Час на їх сортування і маркування;

• Швидкість вивантаження;

• Час на розмітку полів в Бітрікс24;

• Швидкість завантаження;

• І, звичайно ж, швидкість з'єднання.

Хитрий останній пункт може бути як на нашому боці, так і грати проти нас, і залежить від сторонніх чинників, як проблеми з провайдером. Саме тому клієнтам варто бути готовим, що «переїзд» може не бути таким швидким і безхмарним, а програмістам — не бути самовпевненими і передбачити можливі ризики.

Потрібно розуміти, що при перенесенні бази даних, старі поля попередньо маркуються. Потім створюється СSV-файл, де все прописано одним рядком, і він же завантажується в базу CRM. Маркери повинні відповідати полям, інакше дані будуть загублені. Бітрікс24 повинен точно знати, які поля і сутності будуть в ньому створені. І не варто поспішати переносити всі сутності відразу: швидше і надійніше буде перенести будь-яку одну і конвертувати її в іншу (скажімо «лід» в «контакт»). Тоді Бітрікс24 сам і без помилок створить все необхідне виключаючи людський фактор.

Без API нікуди

Якщо Ваша нова база повинна автоматично отримувати дані від сторонніх сервісів, Ви багато разів почуєте про API. Щоб довго не пояснювати сенс цієї абревіатури, наведемо простий приклад з переїздом. Якщо Ви, наприклад, пишаєтеся колекцією фарфорових ваз, то везти їх на нове місце разом з усіма іншими речами вкрай небезпечно. У такому випадку, ви говорите кур'єру, що йому доведеться заходити до Вас в квартиру, дбайливо брати по одній вазі з полиці над каміном в передпокої, їхати на нове місце і поставити вазу на полицю в серванті. Цю операцію потрібно виконати стільки разів, скільки буде, власне, ваз.

Те, що ви сказали робити кур'єру, і є приклад API — досить приблизний, але суть та ж. Через API можна не тільки отримувати дані, але і обмінюватися ними, але це вже залежить від політики розробників кожної конкретної системи. Бітрікс24 широко використовує API. Тут також можливе написання кастомних додатків саме під Ваш бізнес, які будуть чітко виконувати покладене на них завдання з підтягування даних або обміну ними.

Міграція

І, нарешті, ще один вид перенесення даних — повний і безповоротний «переїзд» з поточної CRM в Бітрікс24. Від вивантаження/завантаження його відрізняють лише обсяги даних і відносна простота в налаштуванні. Оскільки мова в даному випадку йде про дві CRM, а не про CRM з одного боку і будь-яку програму з іншого, то структурувати процес програмістам буде набагато легше.

У багатьох випадках міграції навіть можливо автоматизувати повністю. Бітрікс24 пропонує своїм користувачам вже готові і перевірені безкоштовні додатки для міграції з інших СRM. Такі готові рішення для AmoCRM, Zoho, Basecamp, Yammer, Pipedrive і багатьох інших CRM.

Замість підсумків — поради

Як бачите, перенесення даних необхідне в будь-якому випадку, якщо Ви не починаєте бізнес з нуля. Тоді програмування наповнення бази даних і роботи сайту йтимуть паралельно. Але навіть тоді необхідно врахувати використання API. Найголовніше, що потрібно пам'ятати і робити:

1. Не перевантажуйте нову базу! Якщо є варіант залишити якісь непотрібні поля в старій, зробіть це і будьте щасливі. Мотлох не потрібен ні при перенесенні даних, ні в реальному переїзді з місця на місце, це факт.

2. Постарайтеся не робити дій самостійно. Інтеграція Бітрікс24 проводиться компаніями-партнерами, співробітники яких вже робили таке не раз. З особистого досвіду ми бачимо, що програміст набагато швидше і правильніше маркує поля, створить СSV-файл і заллє в нову базу, ніж буде розбиратися, яким способом робили вивантаження інші люди. Це економить гроші, а головне — час.

3. Не бійтеся питати і радитися. У будь-якому випадку Ваш бізнес і ваша база даних унікальні. Чим краще Ви і партнери будете розуміти, як вона влаштована, тим швидше і якісніше відбудеться «новосілля» в Бітрікс24.