Простий контроль дублікатів сутностей для CRM Бітрікс24

Дублікати різних сутностей є справжньою карою будь-якої CRM-системи і Бітрікс24 не виняток. На перший погляд тут немає нічого критичного, оскільки все можна перевірити ще раз і виправити. Але в дійсності дублікати можуть заподіяти багато шкоди компанії, особливо з великим штатом співробітників: люди можуть працювати з дублікатами різних сутностей не знаючи, що це один і той самий клієнт або угода. Саме така ситуація виникла у замовника Авіві зі Сполучених Штатів Америки, коли збиток від дублювання спричинив тисячні збитки. І для усунення проблеми наша компанія створила простий для користувачів функціонал, що може бути корисним всім, хто працює у Бітрікс24.

Звідки беруться дублікати?

Поява дублікатів сутностей неминуче з багатьох причин. В цілому можна виділити кілька головних, за якими у Вашій СRM Лидов, Контактів, Угод або Компаній:

• Автоматичне створення сутностей. Клієнти потрапляють в систему різними каналами зв'язку і розпізнаються за певними однаковими даними. Якщо, наприклад, Лід створився з CRM-форми, де вказав ім'я, телефон та електронну пошту, то при повторному зверненні, скажімо, за каналом WhatsApp може виникнути дублікат — не буде даних, за якими система зможе звіритися з базою для розпізнавання;

• Людський фактор. Люди вводять дані вручну і не звертають увагу на попередження системи про збіги.

• Різні помилки. Будь-яка система може давати збій і вчасно не “підтягувати” інформацію, що також сприяє клонуванню.

Чим небезпечні дублікати?

Найгірше в дублікатах — це спотворення істинної ситуації щодо стану бізнесу. По-перше, дублікати впливають на статистику, правильні дані в звітах. По-друге, страждає сама суть СRM, що повинна зберігати всю інформацію про клієнтів і замовлення. Різні дані знаходяться в різних сутності, що не дає побачити повну картину подій. По-третє, дублікати породжують хаос в роботі співробітників і це може позначитися на клієнті: наприклад одній людині різні менеджери можуть кілька разів пропонувати неактуальні товари чи послуги, що, в кращому випадку, буде дратувати клієнта.

Штатний контроль дублікатів

Розробники Бітрікс24 добре знають про проблему дублікатів і пропонують інструмент автоматичного контролю та виправлення. В цілому штатний функціонал може вирішити питання, але буде актуальний лише на ранніх етапах роботи в СRM з наступних причин:

• Інструмент знаходить і виправляє відразу всі дублікати. Ви не може перевірити, наприклад, конкретного Ліда або Контакт, а отримуєте всіх клонів, з якими потрібно розбиратися разом. І якщо у Вас багато дублікатів, для виправлення конкретного доведеться перебрати ВСЮ базу Бітрікс24;

• Контроль ведеться лише за трьома параметрами: назва, номер телефону та e-mail. Як Ви розумієте, цього дуже мало для ефективного пошуку клонів;

• Автоматичний інструмент сам вибирає одну з сутностей, в якій об'єднається інформація з дублікатів. А якщо вибір Бітрікс24 не влаштовує користувача — страждає останній;

• Багато різних даних просто не об'єднується взагалі. Наприклад автоматичний контроль дублікатів не перенесе історію, залишивши тільки інформацію з фінальної суті.

Контроль дублікатів від Авіві

Оскільки автоматичне об'єднання дублікатів не задовольняло потреби бізнесу наших клієнтів, Авіві отримали технічне завдання для створення кастомного інструменту коробкової редакції Бітрікс24. Наша команда розробила логіку роботи функціоналу, що підходить абсолютно для всіх сутностей системи. Для конкретного замовника важливу роль відігравали лише Контакти та Компанії: тут в інтерфейсі з'явилася нова кнопка верхнього меню, що дозволяє запустити сканування та об'єднання довільних дублікатів, а не всієї бази.

Основними перевагами нашого інструменту є:

• Індивідуальний вибір сутностей для злиття і право користувача вибрати фінальну сутність самостійно. Кількість клонів, що беруть участь в цьому процесі, необмежено;

• Можливість відображення тільки відмінної інформації. Поля зі спільними однаковими даними можуть бути приховані, щоб не збивати користувача з пантелику;

• Індивідуальний вибір полів для злиття. Цілком ймовірно, що в дублікатах буде зайва або непотрібна інформація, яку переносити не потрібно;

• Алгоритми роботи оптимізовані, тому процес злиття не займе багато часу;

• Функціонал не перекриває інші компоненти Бітрікс24 і ніяк не заважає системі працювати. З цієї ж причини наш код не боїться оновлень коробочної редакції і не втратить працездатність з кожним новим релізом.

Індивідуальний підхід до кожного клієнта

Рішення від Авіві також відрізняється особливою гнучкістю, що дозволить налаштувати роботу цього доповнення конкретно під потреби Вашого бізнесу. Наші фахівці проаналізують Ваші бізнес-процеси та зроблять користування Контролем дублікатів максимально простим та ефективним.

Так що не чекайте «атаки клонів» — скористайтеся пропозицією від Авіві таі вирішіть проблему дублікатів в СRM раз і назавжди.