Wszystkie dokumenty Bitrix24

“Zły ten txt, co nie marzy być docx” - tak wg pewnego dowcipu postrzega się pliki tekstowe. Ewolucja dokumentów cyfrowych zaczęła się od najprostszych plików tekstowych i nadal trwa, obecnie już w chmurze. Dostępność oraz prostota w obsłudze takich plików jest priorytetowym kierunkiem i Bitrix24 oferuje swoim klientom szerokie spektrum możliwości.

Dokument to nie tylko tekst

Na sam początek należy zrozumieć, które dokumenty są ważne w pracy z CRM. Pierwszym z nich jest, oczywiście, tabela elektroniczna. W rzeczy samej, system CRM jest oparty o tabelę baz danych wzmożoną przez wiele korzystnych funkcji. Dlatego tabele XLS (XLSX) i zbliżone do nich są absolutnie niezbędne. Z nich dokonuje się importowania informacji (baz leadów, naprzykład) i do nich odbywa się przenoszenie danych z Bitrix24 i jego licznych aplikacji.

Bez plików tekstowych żadna praca, jako taka, jest niemożliwa. Cokolwiek to jest — oficjalny dokument czy dane do użytku wewnętrznego — w każdym razie DOC oraz jego “starszy brat” DOCX lekko podlegają importowaniu i edycji na dysku korporacyjnych portali Bitrix24.

To samo dotyczy plików prezentacji PPT (PPTX). Z kolei praca w Bitrix24 z niektórymi innymi rozszerzeniami zawierającymi obrazy graficzne potrafi mile zaskoczyć swoją przyjaznością! Ten system CRM otwiera ponad 30 typów plików graficznych, wśród których znajdziesz nawet PSD (czyli pliki Adobe Photoshop). To znacznie ułatwia pracę każdego użytkownika mającego do czynienia z wizualizacją. Co prawda, edytować te pliki Bitrix24 nie potrafi, aczkolwiek teraz zatwierdzenie makietu bądź szkicu nie wymaga dodatkowych manipulacji oraz posiadania odpowiedniego oprogramowania na Twoim komputerze.

Samodzielna praca potrafi być mało skuteczna

Prawdopodobnie, wiele z nas pamięta te czasy, kiedy (i to szacunkowo niedawno!) praca z dokumentami wymagała nie tylko dużej ilości czasu, ale i nerwów. Nie mówiąc nawet o epoce nośników typu dyskietek! Dosłownie kilka lat temu praca z dokumentami przypominała rozgrywkę w badmintona: ciągłe przesyłanie i pobieranie plików via e-mail, wprowadzanie zmian i w kółko... Prawdziwą rewolucją stała się możliwość połączenia dostępów do plików na nośnikach zewnętrznych: w ten sposób wiele ludzi uzyskało opcję wglądu i wspólnej edycji informacji.

Bitrix24 jest przychylny do linków zewnętrznych (takich jak OneDrive, GoogleDrive, Dropbox), jednak już ich nie potrzebuje. Każdy zalogowany użytkownik może edytować dowolny z udostępnionych mu (lub przez niego) dokumentów wprost na dysku portalu korporacyjnego. Uprawnień do edycji udziela autor dokumentu lub administrator. Tego typu praca nie wymaga ciągłego internetowego połączenia z serwerem, a funkcje niczym się nie różnią od pozostałych typowych serwisów w chmurze, gdyż CRM jest domyślnie zintegrowana z MS Office Online. Każda zmiana w dokumencie zostaje odnotowana oraz istnieje możliwość cofnięcia wprowadzonych zmian do potrzebnej wersji. CRM zabezpiecza też użytkownikom socjalne środowisko dla wykonywania pracy z dokumentami, naprzykład, wgranie nowych plików zostaje odznaczone na “Żywej ścianie” wspólnego użytku, gdzie użytkownicy mogą natychmiast skomentować lub “polubić” takie wydarzenie.

Osobne super moce mają użytkownicy pudełkowej wersji Bitrix24: ich dokumenty nie “latają między obłokami”, a spokojnie wylegiwują się na własnych, lepiej zabezpieczonych serwerach.

Wynikiem takiego podejścia w kwestii przetwarzania dokumentów w Bitrix24 jest znacznie oszczędzony czas. A to jest niezwykle ważny wskaźnik pracy we współczesnym świecie.

Korzystne gry

Pamiętasz jak w dzieciństwie bawiłeś się w grę typu konstruktor? Jeżeli nie, to będziesz musiał sobie przypomnieć, ponieważ Bitrix24 został uzupełniony o bardzo korzystną funkcję, dotychczas słabo znaną przez użytkowników. Konstruktor dokumentów w CRM to coś więcej, niż narzędzie do konstruowania na zasadzie “Ctrl+C Ctrl+V”. Ta opcja została nieoficjalnie okrzyknięta “Grozą sekretarki”, gdyż korzystanie z niej drastycznie obniża czas menedżerów biurowych, który zwykle poświęca się na przygotowywanie typowych dokumentów.

Podczas pracy z klientami należy korzystać z podstawowej dokumentacji, czyli rachunków, faktur, rozliczeniówek, pełnomocnitcw, cenników, ofert etc. Konstruktor dokumentów pozwala na tworzenie własnych szablonów przyszłych dokumentów, w których określone pola są połączone z bytami Bitrix24. Przykładowo, jeżeli w ten sposób zamierzasz stworzyć rachunek wedle gotowego szablonu, będziesz musiał tylko:

• Wybrać transakcję;

• Wybrać szablon rachunku;

• Wcisnąć “Drukuj”.

Imię klienta, rekwizyty kontrahenta, należność, zniżka oraz reszta zostanie automatycznie pobrane z CRM.

Użytkownicy mogą korzystać z domyślnych szablonów, które mogą dopasować do swoich potrzeb wedle uznania. Edycja odbywa się zarówno wewnątrz CRM, jak i przez opcję pobrania sporządzonego dokumentu na konkretny komputer. Na razie ta opcja dotyczy tylko plików DOCX, jednak firma Bitrix szybko rozwija się i kieruje swoje siły w stronę plików o innych rozszerzeniach.

Warto zaznaczyć, że gra z konstruktorem wcale nie jest taka straszna, jak może wydawać się na pierwszy rzut oka. Owszem, szablon musi posiadać różne tagi, które powiążą jego pola z bytami Bitrix24. Napisać taki szablon można nawet w postaci prostego dokumentu HTML, z którym poradzi sobie każdy komputerowy spec oraz zwykły zaawansowany użytkownik. Także, zawsze możesz zwrócić się po pomoc do partnerów Bitrix24, którzy dopasują Twoje szablony na raz dwa. W zamian dostaniesz cały zestaw szablonów do każdego typu dokumentów. I będziesz mógł zwolnić swoją sekretarkę.

Pomyśl o zyskach

Będąc obiektywnym, korzystanie z Bitrix24 eliminuje konieczność posiadania dodatkowego licencjowanego oprogramowania do prac biurowych. Możliwości tego systemu CRM z głową wystarczy dla połączenia zarówno Twoich pracowników, jak i dokumentów Twej firmy. Korzystając z dokumentów na dysku portalu korporacyjnego zgubienie któregoś z plików (bądź niezapisania wprowadzonych do niego zmian) znacznie się utrudnia, a obecność wspólnego dostępu poszerzy możliwości personelu oraz znacznie zmniejszy marnowanie czasu na nikomu nie potrzebne (i męczące!) przenoszenie plików od jednego wykonawcy do drugiego.

A co robić z tym czasem wolnym? No cóż, zastanów się nad nowymi drogami zwiększenia swoich zysków. To bardzo korzystne zajęcie.