Всі документи Бітрікс24

«Поганий той txt-шник, який не мріє стати DOCX», говориться в користувацькому жарті. Еволюція електронних документів почалася з найпростіших текстових файлів і не закінчується до сих пір навіть в хмарних сервісах. Доступність і простота використання файлів є пріоритетним напрямком, і Бітрікс24 надає своїм клієнтам широкий спектр можливостей.

Документ — не тільки текст

Для початку потрібно розібратися, які документи важливі для роботи в CRM. Перший з них, звичайно ж, — це електронні таблиці. По суті, сама CRM ґрунтується на таблиці бази даних, яка обростає різними корисними функціями. Тому таблиці в XLS (XLSX) і суміжних форматів життєво необхідні. З них проводиться імпорт інформації (база лідів, наприклад) і в них відбувається вивантаження даних з Бітрікс24 або багатьох його додатків.

Без текстових файлів неможлива ніяка робота взагалі. Чи то офіційні документи, чи матеріали внутрішнього користування — в будь-якому випадку DOC і його «старший брат» DOCX легко імпортуються і редагуються на диску корпоративних порталів Бітрікс24.

Те ж стосується файлів презентацій PРT (PPTX). А ось робота Бітрікс24 з деякими іншими формами, що містять зображення, може приємно здивувати своєю доброзичливістю! Ця CRM показує понад 30 форматів зображень, серед яких навіть PSD (файли Adobe Photoshop). Це значно спрощує роботу всіх користувачів, які мають справу з візуалізацією. Редагувати такі файли Бітрікс24 не береться, але тепер затвердження макета не вимагає множинних маніпуляцій і відповідного програмного забезпечення на вашому комп'ютері.

Самому працювати неефективно

Можливо багато хто пам'ятає, як ще недавно робота з документами забирала не тільки багато часу, але і нервів. І це ми не говоримо про епоху з’ємних носіїв, типу дискет! Всього пару років тому робота з документами нагадувала бадмінтон: безперервне надсилання / отримання файлів електронною поштою, внесення правок і нове надсилання / отримання... Справжньою революцією стала можливість поєднати доступ до документів на зовнішніх ресурсах: безліч людей могли бачити і змінювати загальну інформацію.

Бітрікс24 дуже «лояльний» до зовнішніх посиланнях (з OneDrive, GoogleDrive, Dropbox), проте вони для CRM більш не потрібні. Всі підключені користувачі можуть редагувати будь-який з доступних документів на диску корпоративного порталу. Права на це дає або автор документа, або адміністратор. Для такої роботи не потрібно постійне підключення до Інтернету, а функціонал нічим не відрізняється від типових хмарних сервісів, оскільки CRM вже інтегрована з MS Office Online. Будь-які зміни документа будь-ким фіксуються і завжди є можливість «відкотити» прогрес до потрібної версії. СRM забезпечує соціальну складову роботи з документами: завантаження нових файлів показується в «Живій стрічці», звідки можна відразу додавати коментарі або, хоча б, поставити «лайк».

Особливу перевагу мають власники коробкових версій Бітрікс24: їх документи не «літають в хмарах», а спокійно лежать на власних, набагато краще захищених, серверах.

В результаті такого підходу до питання обробки документів, клієнти Бітрікс24 значно економлять час. А це важливий показник в сучасному світі.

Ігри з користю

Пам'ятаєте з дитинства, як грати з конструктором? Якщо ні, доведеться згадувати, тому що в Бітрікс24 з'явилася вельми корисна функція, про призначення якої поки знають не багато користувачів. Конструктор документів в СRM — це не просто інструмент для збірки за принципом «Ctrl + C» + «Ctrl + V». Цю опцію називають «Гроза секретарки», тому що її використання критично зменшує час офіс-менеджерів на підготовку однотипних документів.

При роботі з клієнтами нам необхідно використовувати документації типу рахунок, накладна, довіреність, прайс, пропозиція тощо. Конструктор документів дозволяє створювати шаблони документів, де ключові поля прив'язані до сутностей Бітрікс24. Таким чином, формуючи, наприклад, рахунок за готовим шаблоном, Вам потрібно:

• Вибрати угоду;

• Вибрати шаблон рахунку;

• Натиснути на кнопочку «Друк».

Ім'я клієнта, реквізити контрагента, сума угоди, знижка і все інше Бітрікс24 підтягне безпосередньо з CRM.

Для користувачів доступні заготовки шаблонів, які можна налаштовувати на власний розсуд. Редагування відбувається як всередині СRM, так і є можливість завантажити підготовлений документ. Поки тільки в форматі DOCX, але компанія Бітрікс швидко розвиває напрямок роботи з документами.

Варто зауважити, що ігри з конструктором не такі страшні, як може здатися з першого погляду. Так, шаблон повинен нести в собі різні теги, які пов'язують його поля з сутностями Бітрікс24. Написати шаблон можливо взагалі в вигляді HTML-документа, з яким впорається будь-який «айтішник» з технічного відділу. Завжди, також, можна заручитися допомогою партнерів по Бітрікс24, для яких підгонка Ваших документів до виду шаблону не складе особливих труднощів. Натомість Ви отримаєте набір заготовок під будь-який необхідний документ. І зможете звільнити секретарку.

Думайте про вигоду

Якщо об'єктивно, використовуючи Бітрікс24, Ви цілком можете не витрачатись на придбання ліцензійного офісного ПЗ. Можливостей CRM досить, щоб зібрати воєдино не тільки всіх клієнтів і співробітників, але і весь документообіг Вашої фірми. Використовуючи документи на диску корпоративного порталу, втратити будь-якої файл (або не зберегти зміни в ньому) стане набагато складніше, а наявність спільного доступу розширить можливості персоналу і скоротить час нікому не потрібні і утомливі переміщення файлів від одного виконавця до іншого.

А що ж тоді робити з вільним часом? Думайте про нові можливості отримання вигоди! Це завжди корисне заняття.