Бізнес-процеси в Бітрікс24: коли весь механізм працює, як годинник

Знаєте що буває з компаніями, які не займаються серйозно такою штукою, як бізнес-процеси? Вони приречені на провал. Тут як в армії: або за статутом, або ніяк. Бізнес — це не та діяльність, де завдяки випадку можна домогтися успіху. Всі досягається лише наполегливою працею разом з правильною організацією роботи.

Алгоритм кому, що і як робити має назву «Бізнес-процес». Навіть в невеликих компаніях з кількох людей потрібно чітко розуміти, що треба робити особисто і роль колеги у спільній справі. Що й казати, якщо ви середній, або навіть великий бізнес... До таких масштабів, ви дійшли не волею випадку й удачі, а завдяки самовіддачі в роботі та грамотному менеджменту.

Сподіваємося, стало зрозумілим, що без бізнес-процесу нікуди. Розгляньмо більш детально, що ж це таке, і як воно працює, для тих, хто не дуже в цьому розуміється.

Існує, наприклад компанія «Іванов енд Сидоров», зі штатом в 10 осіб. Підприємство продає і доставляє продукти в місцеві магазини. Які бізнес-процеси повинні бути у цих хлопців?

В першу чергу, треба розуміти, де купити продукт для подальшого перепродажу в роздрібні точки. Це пошук і закупівля товару у самих заводів-виробників.

Тепер, коли ми маємо список товарів, в якому: коробки з шоколадом, фруктами, печивом і соками, їх треба доставити своїм клієнтам. Тобто починається етап логістики.

З нашого боку, ми зробили свою роботу: «Іванов енд Сидоров» купили товар у заводів, запропонували його кінцевому покупцеві.

Нічого не забули? Правильно — оплата! А для оплати у нас повинні бути укладені договори з клієнтами, де будуть описані всі умови роботи.

Ось тепер є повністю весь бізнес-процес!

Зобразимо його за допомогою схеми:

Начебто все просто. Однак, як писав Антуан де Сент-Екзюпері: «Насправді все інакше, ніж насправді».

Що, якщо вчасно вам не приїхали персики? А вже через годину вони повинні бути на полицях супермаркету? Більш того, ця робота вже оплачена?

Або навпаки: ви сумлінно зі свого боку виконали свої зобов'язання перед партнерами, і в термін доставили смачне печиво, але гроші за виконану роботу вже третій місяць вам не надходять на банківський рахунок?

А як бути, коли.... В цілому, варіантів розвитку подібних ситуацій може бути безліч. Тут може бути винен і людський фактор, і НП (зламалися 2 машини і не встигли вчасно доставити товар, або як писалося вище, замовник все ніяк не може погасити заборгованість), і взагалі — ситуація в регіоні, або в цілій країні раптово погіршилася.

Що з усім цим робити? Ясна річ, всі подібні ситуації теж повинні бути описані в бізнес-процесах. Ви не можете передбачити всі нюанси в бізнесі відразу, тому сценарії, як реагувати на ту, чи іншу ситуацію, дописують поступово.

І ось ми виходимо на головну проблему — де взяти на все це час? Зазвичай вважають, що треба тримати в штаті як мінімум одну людину, яка буде придумувати нові алгоритми розв’язання різних проблем.

Вручну писати це занадто довго і нудно. Голова заболить вже після другої години.

Але існує й інший варіант: використовувати як помічника Бітрікс24. У ньому є необхідні компоненти якраз для вирішення подібних завдань. Він так і називається: «Бізнес-процеси»

З’ясуймо, що це таке і як цей елемент програмного комплексу може зробити полегшити нам життя

Можливості:

• Контроль за діяльністю компанії;

• Якщо якийсь із пунктів сценарію був написаний неточно або неправильно, це можна виправити в будь-який момент;

• Не треба бути IT-фахівцем, щоб самому створювати сценарії бізнес-процесів. Все логічно і просто;

• Не обов'язково контролювати все одноосібно.. Ніщо не заважає організувати колективну участь в створенні і коригуванні сценарію.

• Типовий сценарій можна зробити буквально за 5-10 кліків мишкою, просто вибираючи з підменю потрібні варіанти розвитку.

У вас є 2 шляхи для створення сценарію (поспішаємо сказати відразу — не важливо, в якій угоді буде створений новий сценарій. Надалі в кожній з них будуть виконані необхідні вимоги, прописані вами. Це ж правило застосовуємо до лідів і рахунків):

1. Створити робота

Що таке робот? Це дуже зручний спосіб заощаджувати свій час. Прописуємо йому послідовність дій при досягненні певного умови — всі наступні рази робот буде робити ці завдання вже сам!

Таким чином, цілий пласт роботи виповниться автоматично, без будь-якого втручання з боку керівника.



2. Створити тригер

Другий спосіб трохи відрізняється від першого. Сенс в тому, що не завжди потрібен великий і громіздкий сценарій автоматизації. Іноді досить лише однієї дії з боку програми. Наприклад, при одержанні листа на пошту, перенаправити його копію на резервну поштову скриньку. Це всього лише одна дія, і великий набір операцій за допомогою роботів тут не актуальний. От саме в таких випадках і буде потрібен тригер.

Однак, будемо чесні: в новому інтерфейсі вам доступний тільки невеликий вибір функціоналу. повністю використовувати весь його потенціал, можна тільки в старому інтерфейсі, а тут розібратися людині, не знайомій раніше з програмою, складніше.

Зовнішній вигляд абсолютно інший, як ви можете помітити, але сам принцип побудови сценарію той же. Але, якраз саме тут ховається головний підступ: великій кількості людей досить складно орієнтуватися у всіх елементах меню. Особливо важко доводиться тим, хто виконує на комп'ютері лише відносно прості офісні завдання. Тут вже потрібен деякий час, щоб розібратися в роботі. І буде добре, якщо вам вистачить 2-3 години, щоб освоїтись тут. Але, звичайно, знадобиться пожертвувати на «розборки» з інтерфейсом половину всього робочого дня, а може навіть і більше. Велика кількість всіляких панелей, кнопок і меню, що випадають, деяких може навіть налякати. Не побоїмося і скажемо, що буває навіть таке, що людина і через тиждень так до кінця і не зрозуміла всього алгоритму роботи в старому інтерфейсі. А потрібні моменти доступні можуть бути тільки там.

Але, природно, хто шукає вихід, той завжди його знайде! Ми завжди готові простягнути вам свою дружню руку допомоги в налаштуванні «Бізнес-процесів»!

Нашим програмістам не складе труднощів написати будь-який типовий сценарій під ваші потреби, незалежно від складності та кількості потрібних дій. А також навчити ваших співробітників в наступний раз вносити правки, створювати нові, або повністю переробляти старі процеси.

Звичайно, можливо, ми щось упустили і не написали про якийсь момент в роботі цього модуля. Тому будемо вдячні, в разі, якщо у вас залишилися які-небудь питання, не соромитися і писати їх нам в наших групах в соцмережах. Ми завжди відкриті для спілкування!

Ну, а якщо вам потрібні Бітрікс-професіонали, сміливо заповнюйте форму зворотного зв'язку нижче, і ми зв'яжемося з вами в найкоротші терміни для вирішення будь-якого роду проблем, які виникли у вас!

На цьому, залишається тільки сказати: «До зустрічі!» і повідомити, що попереду ще багато цікавого і пізнавального для вас і для вашого бізнесу, якщо ви вибрали Бітрікс 24!

Залишайтеся з нами!