Імпорт та експорт даних в Бітрікс24

Бітрікс24 наділений безліччю інструментів для оптимізації та автоматизації вашого бізнесу. На початку роботи ми, як правило, вносимо в систему або імпортуємо контактну інформацію клієнтів. Згодом різні бази даних стрімко збільшуються і виникає необхідність експортувати інформацію з CRM для подальшої обробки. У будь-якому випадку, для компанії з великою базою клієнтів, контактів та іншої важливої інформації, потрібен зручний інструмент для її перенесення. Бітрікс24 таким функціоналом володіє.

Імпорт

Якщо перед вами стоїть завдання перенести велику базу клієнтів, партнерів, постачальників або іншу важливу інформації в систему, перше що лякає - це тривала ручна робота. Існує велика ймовірність значних витрат часу і не виключені помилки через людську неуважність. Однак є і другий варіант - це мінімально налаштувати і запустити автоматичний імпорт за допомогою самого Бітрікс24.

Формат даних для імпорту

При імпортуванні використовуються файли в форматі CSV (Comma-Separated Values). Це базовий, стандартний формат з яким завжди проводяться дії. Файл CSV можна створити з Exсel при виборі «Зберегти як» - формат даних «CSV». У звичайному текстовому редакторі такий файл виглядає, як "полотно тексту" розділеного комами і при перегляді ви навіть зможете визначити "на око", де які дані збережені:

Також для перенесення важлива підготовка файлу. Обов'язкові поля повинні збігатися з назвами полів у вашому Бітрікс24. Інакше імпорт просто не буде проведений.

Експорт

У деяких випадках перед вами виникає необхідність вивантажити дані, які використовуються Бітрікс24. Найчастіше це необхідно при роботі зі сторонніми сервісами або для резервного копіювання інформації. Ви можете скористатися вбудованим інструментом експорту всього в пару кліків і вивантажити дані в файл потрібного формату.

Особливості експорту даних

Експорт здійснюється ще простіше, ніж імпорт. Ви можете експортувати контакти, Ліди, угоди, товари, рахунки, пропозиції і компанії. Просто перейдіть в потрібний розділ, наприклад «CRM-Контакти», а потім натисніть на шестірню. Дані можна вивантажити в файл у форматі CSV або XLS (файл таблиці Excel).

Вивантаження можна змінити лише в тих колонок, які представлені в списку, тому обов'язково налаштуйте потрібні поля. Експорт також враховує застосовані до списку фільтри. Наприклад, якщо вам потрібно перенести тільки ваші контакти, потрібно додати в фільтр поле «Відповідальний» і вказати себе. Обробка системою всього масиву інформації може зайняти певний час. Після виконання експорту ви отримуєте готовий файл для скачування.

А якщо не спрацює?

Ви дізналися про автоматичні методи імпорту-експорту даних, але вони допомагають не завжди. З урахуванням індивідуальних налаштувань вашої системи, наявністю кастомних полів, автоматичні інструменти можуть давати збій і некоректно відображати важливу інформацію. У такому випадку необхідно звернутися до фахівців, які проведуть для вас кастомні операції з даними або створять додаткові інструменти. Компанія Авіві має багатий досвід в таких справах і ми обов'язково допоможемо вам з будь-яких питань імпорту або експорту інформації.