Доступ надано! Все про права доступу в Бітрікс24

"Все навкруг колгоспне, все навкруг моє!" — співали в одній відомій пісні. Для користувачів Бітрікс24 за замовчуванням доступні всі інструменти та вся інформація, проте в умовах компанії виникає потреба обмеження подібної свободи для протидії хаосу. Тому систему обладнали механізмами управління правами доступу для користувачів, за допомогою яких ви можете дати співробітнику рівно стільки можливостей, скільки йому необхідно для виконання поставлених завдань і не перейматися про витік або втрату інформації. Давайте разом розглянемо десять випадків у Бітрікс24, де ми стикаємося з налаштуваннями прав. Для зручності ми також розміщуємо навігатор розділями цієї статті:

Адмін вирішує все

Першим адміністратором нового Порталу Бітрікс24 за замовчуванням стає людина, яка його реєструє. Права адміністратора призначається їй автоматично. Усі наступні запрошені в Портал співробітники будуть потрапляти сюди з правами звичайних користувачів і тільки адміністратор може призначати собі подібних. Для цього потрібно зайти на профіль потрібного співробітника і просто дати йому адмін права.

Кожен адміністратор наділений однаковими необмеженими правами. Єдине, що йому не під силу — самовільно зняти з себе статус адміна, хоча з інших користувачів це виходить також в один клік. Важливо зауважити, що творець порталу і, як ви пам'ятаєте, найперший адміністратор, не зберігає цей статус назавжди: будь-який інший адміністратор може "розжалувати" його до звичайного користувача або навіть звільнити. Тому варто добряче подумати, кому зі співробітників варто давати права необмеженої влади в Порталі Бітрікс24. А якщо вам потрібно "застовпити" за будь-ким залізобетонне право бути адміністратором, це можливо зробити лише кастомним доопрацюванням коробкової редакції.

Саме тому після створення Порталу слід взятися за побудову структури компанії. Адміністратор може налаштувати різні права доступу як конкретним співробітникам, так і цілим відділам. Тому не обов'язково робити однотипні операції кожному: наприклад, налаштовуємо права доступу до сутностей СRM на весь відділ продажів і зараховуємо  туди в структурі компанії всіх сейлів. Слід також пам'ятати, що один і той самий співробітник може перебувати одночасно в кількох відділах. І якщо у одному він матиме доступ, а в іншого ні, система все одно дозволить співробітнику-багатоверстатникові користуватися бажаними інструментами.

Надалі ми ще не раз будемо повертатися і до Структури, і до ролі адміністратора, адже всі подальші настройки будуть робитися його руками.

Права доступу в Групах

Тепер розглянемо об'єднання співробітників не зі Структури — робочі Групи та Проекти. Тут можливі різні варіанти: всі вони бувають відкриті й закриті, видимі і невидимі, внутрішні і для екстранет-користувачів. Адміністратор бачить абсолютно все і може керувати як самими групами, так і регламентувати діяльність їх модераторів, які в свою чергу можуть управляти учасниками груп.

Відкрита група / проект

Це видиме всім користувачам об'єднання зі своїм Чатом і папкою на Бітрікс24.Диск, куди може вступити кожен бажаючий. Таку групу або проект також називають публічними. Тут є роль власника, який встановлює правила групи та перелік використаних інструментів. Також він може призначити Модератора — співробітника, який буде стежити за порядком, запрошувати, стверджувати чи виключати інших користувачів. У будь-який момент групу можна закрити і сховати від загального огляду.

Закрита група / проект

Від публічної відрізняється обмеженою можливістю для вступу. Потрапити в таку групу можна лише після схвалення заявки або на персональне запрошення від її власника, модератора або учасника — також регламентується. Тут зростає роль модераторів, оскільки вони вирішують, приймати чи ні бажаючих. У будь-який момент групу можна зробити публічною.

Екстранет група / проект

Відрізняється від двох попередніх присутністю тут зовнішніх користувачів. Про екстранет можна говорити окремо, оскільки це важлива особливість Бітрікс24, що дозволяє працювати в вашому Порталі, по суті, стороннім людям.

Чати

І логічно буде в зв'язці з групами та проектами згадати про чати. Як таких, прав доступу на чати не існує: кожен співробітник може спілкуватися в тому чаті, куди його запросили. Загальний чат компанії — це, по суті, чат однієї великої загальної і обов'язкової для всіх групи, куди всі співробітники потрапляють автоматично після прийняття на роботу. Кожна група або проект має власний чат і якщо співробітник належить до групи, значить може спілкуватися й там. Решта діалоги, які створюються користувачами, вимагають вибору і додавання співрозмовників, що і є наданням права доступу на чат.

Права доступу до Завдань

Починаючи з версії Бітрікс24.Лондон (2020 рік), за численними пропозицією від користувачів, розробники Бітрікс24 додали права доступу до Завдань. Раніше всі учасники завдання могли творити з ним все, що заманеться, разом з редагуванням і видаленням вмісту. Очевидно, хтось користувався цим в своїх корисливих цілях.

Як би не було, тепер на кожну дію в завданні, а також в шаблоні завдань, роботах і, власне, можливості керуванням правами доступу, є нові правила. Команда Бітрікс24 вже створила дві збірних ролі учасників завдань "Керівник" та "Менеджер" з певним набором прав. Ви також можете створювати власні ролі з індивідуальним функціоналом в завданнях. Є опція скопіювати права для нової ролі з інших готових ролей. Звичайно, також присутній "Повний доступ", що за замовчуванням застосовується до всіх учасників.

Тобто тепер, щоб застосувати права доступу, необхідно призначити потрібного співробітнику або цілому відділу певну роль. Незалежно від ролі в Завданні (Виконавець, Співвиконавець, Спостерігач) люди зможуть редагувати лише те, що вибрано для їхньої ролі в правах доступу для Завданя. Якщо привласнити кому-небудь відразу кілька ролей, Бітрікс24 надасть доступ, об'єднавши можливості з усіх ролей.

Права доступу в СRM-маркетингу

Дуже схожі можливості існують і для управління маркетинговою діяльністю. В CRM-маркетингу також є список прав доступу до окремих інструментів і три ролі: "Адміністратор" з повним доступом, "Менеджер" і "Керівник".

Розподіл правами доступу інтуїтивно зрозумілий та чітко структурований. Таким чином вам буде нескладно орієнтуватися в можливостях і наділяти певною владою співробітників або цілі відділи в залежності від їхніх функцій у компанії.

Права доступу в СRM

Доступ до святая святих Бітрікс24, систему управління взаємовідносинами з клієнтами, або коротко — CRM, має безліч тонких налаштувань. Це не спроста: модуль CRM обробляє найціннішу інформацію будь-якої компанії — дані про клієнтів — тому й увага до прав доступу підвищена. Тут можливо давати або обмежувати права не лише на Сутності, але навіть на окремі стадії просування. Та про все за чергою.

Права для всіх

Розподіл прав доступу реалізовано також за допомогою "Ролей CRM". Пункт "Права доступу" винесено окремо в настройках CRM. Тут ви знайдете список для співробітників або відділів з присвоєною роллю, а також можливість створювати або редагувати власні ролі.

Далі слід бути дуже уважними. При створенні нової ролі або редагуванні існуючої для вас відкриється перелік всіх можливих Сутностей CRM. Стадії будуть відображені вкладеним списком другого рівня з тими ж назвами, що їм присвоїли ви.

Для ролей доступні 7 дій:

• Читання;

• Додавання;

• Зміна;

• Видалення;

• Експорт;

• Імпорт;

• Використання роботів.

Та 6 варіантів відображення для співробітника:

• Без доступу;

• Бачити тільки свої власні записи;

• Бачити свої записи, свого відділу і всіх підвідділів за Структурі компанії;

• Все, що відкрито для перегляду;

• Все взагалі.

Виняток лише для роботів — їх можна переглядати або змінювати.

Якщо ви використовуєте кілька напрямків угод, кожен з них також відобразитися у вкладеному списку і може бути відрегульований індивідуально. І коли потрібна роль готова, повертаємося до "Права доступу" та призначаємо цю роль конкретній людині або відділу.

Якщо ви освоїлися з правами доступу до Завдань, то розібратися з правами доступу до CRM не складе особливих труднощів. Однак слід зазначити, що створення ролей вимагає великої уваги та розуміння, кому які права дійсно необхідні. Тому радимо робити це разом з Партнерами з Бітрікс24, у яких вже є досвід подібних налаштувань.

Права для обраних

Але крім всього масиву налаштувань прав доступу в CRM вище, адміністратору під силу ще одна настройка, що також з'явилася в релізі Бітрікс24.Лондон та стоїть над іншими. Йдеться про право бачити конкретні поля в CRM. Для цього перейдіть у картку CRM, виберіть потрібне користувацьке поле і зверніться до його налаштувань. Тепер можна обмежити його видимість і вибрати лише потрібних співробітників або відділи, для яких поле залишиться видимим завжди. Також варто відзначити, що поле просто приховано від очей — для обмеження його редагування потрібно міняти права доступу для зміни елементу CRM.

Права доступу в телефонії і відкритих лініях

Доступ до засобів комунікації дуже схожі, тому ми об'єднали їх в один блок.

Телефонія

Налаштування, пов'язані з використанням інтегрованої телефонії здійснюються у відповідному пункті Лівого меню або карти сайту.

Тут теж є розподіл за ролями користувачів, тільки перелік можливостей набагато менший. Також є відмінності за діями та, власне правами: крім звичних "немає доступу" та "свої +" в деяких пунктах меню настройки телефонії можна вибирати прив'язку до елементів CRM. Наприклад, вихідний дзвінок можна здійснювати на вибір клієнтам з CRM, клієнтам та співробітникам компанії, або всім без обмежень.

Відкриті лінії

За таким самим принципом, як в телефонії, права доступу налаштовуються і для відкритих ліній. Варто зауважити, що каналів зв'язку може бути багато, але права видаються адміністратором відразу на всі, доступні в Контакт-центрі Бітрікс24. І зробити це можна з будь-якого каналу зв'язку.

Права доступу до Відкритим лініях видаються на:

• Перелік відкритих ліній — Перегляд / Зміна;

• Підключення каналів комунікацій — Зміна;

• Статистика розмов — Перегляд;

• Історія розмови — Перегляд;

• Підключення до розмови — Виконання;

• Оцінка розмови керівником — Виконання;

• Загальні настройки — Зміна.

Права доступу на Сайти та База знань

Обидва інструменти використовують функціонал Бітрікс24.Сайти, тому надання прав доступу однакові. Все зводиться до дозволу чи заборони виконувати наступні дії:

• Переглядати розділ "Сайти" / "База знань";

• Створення списку сайтів / Баз знань;

• Окремо перегляд, редагування, зміна налаштувань, опублікування і видалення контенту.

Загалом цього цілком достатньо для повноцінного розподілу обов'язків між співробітниками. Як і в решті випадків зі сайтами, ви можете призначити адміністратора, який буде відповідати за працездатність та контент-менеджера, завданням якого буде суто наповнення інформацією.

Права доступу на Бітрікс24.Диск

Якщо доступ до інформації в CRM вважається найбільш важливим, то на друге місце можна сміливо ставити надання прав на віртуальне сховище. Саме тут можуть знаходиться важливі файли, втрата яких обійдеться дуже дорого. Тут присутній інша логіка, без надання ролей.

Права доступу в Бітрікс24.Диск можна регламентувати для кожної конкретної папки або файлу. Повний доступ до всієї гілки каталогів належить її творцю і вже він вирішує, хто також зможе користуватися вмістом і на яких умовах. Ієрархія прав, де кожна наступний рівень включає можливості попереднього, виглядає так:

• Читання;

• Редагування;

• Запис;

• Повний доступ з можливістю видалення.

Управління доступом на одному рівні можливий лише для однієї окремої папки або файлу, тобто виділити і дати доступ відразу на кілька елементів не вийде. При виборі опції "Загальний доступ" в пункт верхнього меню "Поділитися" ви зможете побачити, хто і на з якими правами має доступ, додати, змінити або видалити як рівень доступу, так і користувачів, групи та відділи.

Копіювання внутрішню посилання можне вказати колегам шлях в Порталі Бітрікс24 до потрібного місця або файлу. А ось "Публічна посилання" — це дуже корисна можливість. Таке посилання можна передавати стороннім користувачам, які навіть не є вашими співробітниками і не користуються Бітрікс24. Ви можете обмежувати дію такого посилання в часі а також захистити перехід по ньому паролем.

У роботі з правами доступу до Бітрікс24.Диск пам'ятайте, що коли ви відкриваєте доступ до будь-якої папки співробітнику, вона не відразу з'являється в його Диску. Спочатку йому потрібно відреагувати на оповіщення системи про це. Це саме відбувається й під час приєднання до групи або проекту: Бітрікс24 запитає, чи хоче новий учасник підключити собі загальну папку.

Права доступу для застосунків

За замовчуванням, всі співробітники Порталу Бітрікс24 мають доступ до нових встановлених застосунків. Тому якщо необхідно обмежити використання того чи іншого доповнення, адміністратор повинен розподілити права доступу. Для цього необхідно перейти на сторінку встановлених додатків і зробити необхідні настройки для кожного з них окремо.

Права доступу на користування застосунків надаються окремим співробітникам і відділам за Структурою компанії. На відміну від безлічі розглянутих у цій статті варіантів, тут не можна давати доступ учасникам різних груп. Зверніть увагу, якщо в колонці немає ніяких записів, застосунок буде доступний всім співробітникам. А якщо є — то лише тим, які там зазначені. Дуже часто у користувачів виникають питання, оскільки через неуважність вони не зважають на цю особливість доступів до застосунків.

Права доступу на Бізнес-процеси

Бізнес-процеси є невід'ємною і важливою частиною Бітрікс24, що дозволяє автоматизувати найрізноманітніші справи компанії. Звісно, тут також не обходиться без надання прав доступу. Для кожного окремого Бізнес-процесу адміністратор повинен встановлювати свої окремі правила. Доступ можна надавати окремим співробітникам, групам, групам соціальних мереж і відділам. Також можливі різні дії:

• Додавання;

• Читання;

• Перегляд в панелі;

• Додавання в панелі;

• Зміна з обмеженнями;

• Зміни

• Повний доступ

• І, звичайно — взагалі без доступу.

Але, як ви розумієте, Бізнес-процеси є досить складною складовою Бітрікс24, тому не радимо розбиратися в цій темі самостійно без підтримки досвідчених партнерів.

Права доступу до Опитуванню і повідомленням

В якості бонусної інформації хочемо звернути увагу також на Опитування в Живий стрічці. Як таких прав доступу до них немає. Однак творець опитування може вибирати учасників віртуального соціологічного дослідження. Це можуть бути окремі співробітники, відділи, групи і навіть поштові користувачі — сторонні люди, які навіть не користуються Бітрікс24, але комунікують з вами електронною поштою. У всіх обраних одержувачів буде можливість брати участь в опитуванні.

Аналогічно і для повідомлень в Живий стрічці. Ви можете вибирати коло їхніх одержувачів й таким чином демонструвати інформацію одним співробітникам і приховувати її від інших.

Специфічні права доступу

Ми розглянули всі можливі випадки надання прав доступу в Бітрікс24 на момент написання цієї статті. Сподіваємося, тепер вам буде набагато простіше управляти своєю компанією і персоналом. Однак ми допускаємо, що ви так і не знайшли відповідь на конкретне вузькопрофільне питання. Наприклад: "Як керувати доступом для коментування повідомлень в Живий стрічці?", "Чи можна зв'язати доступ до порталу з GPS-координатами або IP-адресою користувача?"тощо.

На все це у наших фахівців є відповідь: так, можливо все. Але для цього необхідна кастомизация коробкової редакції Бітрікс24, оскільки в хмарному сервісі ми можемо використовувати лише наявний штатний функціонал. Тому будемо раді допомогти вам створити добірку найнадійніших і необхідних прав доступу саме для вашого Бітрікс24!