Функціональний модуль управління робочими і вихідними днями

Розробники компанії Авіві створили універсальний модуль «Easy Leave» для управління відпускними та вихідними днями через платформу Бітрікс24. Доповнення для коробкового рішення дозволяє в автоматичному режимі нараховувати відпускні дні. І контролювати одночасність відсутностей співробітників.

Розберімося з можливостями нового модуля всередині Бітрікс24.

1. Робочий час

Стандартно в Бітрікс24 доступний огляд робочих днів всіх користувачів. Адміністратор затверджує або редагує вказаний графік, а узгоджені дні відсутності показані в Календарі.

2. Запити та схвалення

Співробітники можуть відправляти запити на відпустку з Живої стрічки за допомогою бізнес-процесу «Заява на відпустку». Робочий процес буде успішно завершено тільки тоді, коли виконуються всі умови. Відпустка повинна бути схвалена керівником або супервізором. Завдяки модулю працівник зможе одразу побачити кількість доступних днів для відпустки, прикріпити файл із зазначенням причини відпустки, не відволікаючи HR.

На сторінці також показано статус про наявність чи відсутність вільних днів:

«Ви використали всі свої вільні дні» або «Ви використовували більш як 3 дні доступної суми».

Аналогічно працює стандартний функціонал в Бітрікс24 для відрядження. Співробітник відправляє запит керівнику, після затвердження програма автоматично створює завдання на підготовку необхідних документів: фінансова і кадрова документація, бронь готелів і авіаквитків. По поверненню, заявнику доведеться закінчити процес, представивши докладний звіт, список витрат і квитанцій.

Адміністратор може налаштувати певну кількість відпусток на місяць для співробітників. Наприклад, користувач отримує 2 оплачувані відпустки і 1 відпустку через хворобу в місяць. Або півтора дні відпустки на місяць залежно від політики компанії.

3. Діаграма відсутності

За замовчуванням, в системі Бітрікс24 розміщений календар з будь-яким типом відпустки. Вся інформація про звільнення і відпустки співробітників зберігається в діаграмі відсутності. За допомогою модуля можна стежити за історією відсутності кожного працівника. Автоматично показуються записи користувачів, які замовили відпустку. Співробітники, відсутні в офісі по звичайних справах (наприклад, обід з клієнтом), можуть бути додані до діаграми відсутності з особистого календаря. Цей процес не вимагає затвердження. Щоб підтвердити запит на відпустку через хворобу потрібно прикріпити відповідні документи про стан здоров'я.

Фільтри в системі управління дозволяють переглядати діаграму відсутності для всієї компанії, відділу або команди.

Для поліпшення планування ми додали функцію перегляду за рік. На цій сторінці розміщено список доступних днів відпустки, який щомісяця автоматично оновлюється. За допомогою модуля, можна спостерігати, скільки співробітників беруть відпустку в одні і ті ж дати і які дні залишаються вільними.

Доступні дні для оплачуваної відпустки розраховуються автоматично.

4. Відпустка / Час

За допомогою Бітрікс24 можна налаштувати деталізовані форми запитів зі спеціальними сценаріями. Відпустка і відрядження — дві форми запитів, які надаються з пакетом Бітрікс24. Якщо співробітник планує відпустку, декрет, відрядження, лікарняний або відпустку без збереження зарплати потрібно запустити запит через Живу стрічку Бітрікс24.

Якщо шаблон відпустки запускається вперше, адміністратор налаштовує параметри робочого процесу через функції «Налаштування». Після цього співробітники можуть почати використовувати шаблон форми запитів.

Щоб відправити запит на відпустку, співробітник повинен вказати дати відсутності і додати причину. Запит автоматично відправляється начальнику користувача, який просить відпустку, і після остаточного затвердження надійде HR відділу для обробки. Необхідно вказувати, хто несе відповідальність за остаточне затвердження запитів на відпустку (для полегшення процесу можна обрати кілька осіб).

Коли відпустка схвалюється або відхиляється приходить повідомлення. Статус запиту буде оновлено в Живій стрічці. Всі залишені запити можна знайти в розділі «Робочі процеси —> Мої запити».

Після того, як всі співробітники, які залучені в процес, схвалили запит, він відправляється кінцевому відповідальному користувачеві для завершення затвердження. Після завершення процесу система покаже статус процесу.

5. Дизайнер бізнес-процесів

Дизайнер бізнес-процесів в Бітрікс24 — це простий візуальний і інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, який не вимагає технічних знань розробки. Звикнути до використання можуть всі співробітники за деякий час.

 Налаштування структури робочого процесу в Бітрікс24 підходить для будь-яких варіантів запитів. Його можуть використовувати освітні установи, некомерційні організації, релігійні та міські організації, державні та федеральні агентства.

Щоб отримати зручний модуль для контролю робочих і відпускних потрібно написати нам. Після, здійснити оплату за внутрішній модуль Easy Leave і вказати свій IP-адресу. Ми в той же день відправимо архів для установки або встановимо самі.

Співробітники Вашої компанії зможуть отримати насолоду від відпустки без зайвих заяв, довгих процесів отримання відповіді і витрати робочого часу.