Генерація таблиць MS Excel з умовним форматуванням в Бітрікс24

Планування робіт, виробництво, розподіл і контроль виконання завдань є важливою складовою будь-якого бізнесу, де терміни і дедлайни грають ключову роль. Прикладів можна назвати безліч: логістика, проджект- або івент-менеджмент, навчання або медицина — список можна продовжувати до нескінченності. Використання Бітрікс24 як інструменту для планування і контролю значно полегшує роботу всім: від керівника, який глобально бачить всю картину подій і стадії просування, до рядових виконавців, які завжди знають, що і коли їм потрібно робити. Однак бувають випадки, коли виконавцям не потрібно працювати в порталі, а досить просто слідувати запропонованим завданням, а найчастіше — робити це взагалі офлайн. І тут на допомогу приходить софт, про який ми вже не раз згадували, як про відмінне доповнення до Бітрікс24 — старий-добрий MS Excel. А точніше — використання умовного форматування документа електронних таблиць, що генеруються за допомогою Бітрікс24. На практиці даний метод втілили розробники компанії Авіві в рамках виконання одного великого проекту.

Завдання і діаграма Ганта

Перш ніж ділиться досвідом, варто навести приклад реалізованої в Бітрікс24 діаграми Ганта, яка значно оптимізує роботу з завданнями. Це зручний інструмент, який розв’язує проблеми з розподілом часу на виконання завдань і крайніми термінами. Приємно, що цей метод не вимагає додаткових модулів або плагінів і доступний користувачам порталів з будь-яким тарифом.

Завдання представлені у вигляді візуалізованих блоків прямо в календарній сітці; лівий край блоку показує початок виконання завдання, а правий — її завершення. Дедлайн позначений на блоці вертикальною червоною лінією, і якщо завдання прострочене, червоним кольором буде заповнено все, що знаходиться праворуч від дедлайну:

1. Поточні завдання без крайнього терміну;

2. Завдання, розпочате вчора з визначеним терміном (5 листопада). Це завдання, у якого є підзадачі;

3. Підзадача. Повинна бути закінчена до кінця дня сьогодні;

4. Прострочена задача. Вертикальна червона лінія — дедлайн;

5. Завдання, яке заплановане на майбутнє.

Детальні налаштування можуть зафарбовувати різними кольорами робочі, вихідні та святкові дні, а також зафарбувати період, коли співробітник вів облік робочого часу виконуючи завдання. У діаграмі Ганта можна пов'язувати завдання між собою, визначаючи головні і підзадачі, змінювати рядки і багато іншого. Даний спосіб є дуже зручним саме завдяки візуалізації і швидкому редагуванні всього процесу.

Рішення для MS Excel

Умовне форматування, за задумом розробників, в MS Excel використовується при дослідженнях з аналізом даних, для пошуку проблем і з'ясуванні тенденцій. Однак ці властивості програми цілком підходять і для створення можливості моніторингу завдань, подібно діаграмі Ганта. Цим скористалися розробники Авіві, адже умовне форматування допомагає виділити комірки або діапазони, які цікавлять користувача, і візуалізувати дані з використанням стандартного функціонала табличного редактора — тобто зафарбувати кольором, об'єднати, виділити і багато іншого.

Найскладніше в цьому процесі — «навчити» Бітрікс24 створювати відповідні документи MS Excel по заданій логіці. Функціонал Бітрікс24 дозволяє генерувати документи різної складності. Однак для коректного створення документів з вбудованими формулами був використаний генератор phpspreadsheet.

Як це працює разом?

Для створення складного документа користувачеві необхідно завантажити в Бітрікс24 інформацію про всі майбутні завдання. Далі в процес включається генератор документів, який на вході отримує підготовлений шаблон з однією коміркою, на основі якого створюється документ MS Excel з умовним форматуванням формул. Сітка таблиці буде побудована від найпершого завдання до останнього за порядком. Тимчасові рамки будуть представлені у вигляді блоків, що складаються з зафарбованих клітинок. Також в документі присутня вертикальна лінія, яка показує сьогоднішній день.

А далі документ починає жити своїм життям без доступу до глобальної мережі. Щодня, а точніше сказати — кожного наступного разу, у користувача, який його відкриє, будуть відбуватися зміни, заповнюватися комірки, рухатися «лінія зміни дат» і багато іншого. Робота формул забезпечить користувачеві візуалізацію всіх поточних процесів, подібно діаграмі Ганта в Бітрікс24. Можливо, єдиним недоліком в цьому методі є прив'язка документа до дати: якщо комп'ютер користувача буде офлайн і при цьому зіб'ються настройки дати/часу, MS Excel візьме ту дату, яку надасть програмі операційна система.

Широкі можливості застосування

Як бачите, пристосувати документ MS Excel з умовним форматуванням формул можна під багато сфер бізнесу. Допрацювання функціоналу Бітрікс24 можливі як для коробкової редакції, так і для хмарної. У першому випадку все вирішується кастомізацією, у другому — створенням спеціального додатка. Звичайно, в кожному разі це індивідуальна розробка під потреби клієнта і потрібного йому документа.

Таким чином, ми ще раз переконалися, що MS Excel не може замінити Бітрікс24, але чудово доповнює даний продукт і вирішує суміжні завдання бізнесу. І якщо Вам необхідно створювати документи з умовним форматуванням, наші фахівці з радістю допоможуть це реалізувати!