Операційний менеджмент в компанії та досвід Авіві у його налаштуванні

Авіві продовжує ділитися із читачами нашого блогу корисною інформацію щодо організації бізнесу з досвіду розробки та налаштування різноманітних IT-рішень у цій царині. Попередня стаття про бізнес-процеси швидко здобула визнання на популярності серед читачів нашого блогу, що сприяло підвищенню конверсії клієнтів з нашого сайту. Тому ми вирішили рухатися далі й зараз заглибимося у бізнес-процеси, а саме у операційну частину. Як ви розумієте, менеджмент працює добре, коли у до нього залучені грамотні спеціалісти, а в їхні руки — вкладені досконалі інструменти. Про технічну частину ми розкажемо наприкінці, а спершу давайте розглянемо, що таке операційний менеджмент та як він впливає на прибутковість компанії. 

Некеровані процеси — шлях до краху компанії

У статті про бізнес-процеси ми розповідали про їхню роль та суть для кожної окремої компанії. Головне, що слід процитувати у цій статті: 

“Бізнес-процеси відбуваються у кожному бізнесі, незалежно чи знаєте ви про їхнє існування та чи задокументовані вони на рівні компанії.”

Саме тому, все, що стосується виробництва, цілком підпадає під дане твердження. Операційний менеджмент займається вивченням та розвитком виробничих бізнес-процесів, потрібен для ефективного управління, зменшення витрат та збільшення прибутку. В основі операційного менеджмента лежать логістичні зв’язки, що передбачають абсолютно усе: від придбання матеріалів та їхнього перетворення у готовий продукт до постачання цього продукту кінцевому споживачу. 

У найширшому розумінні базова логістична модель виглядає приблизно так:

Зрозуміло, що всередині намальованих блоків відбувається ще ціла низка пов’язаних процесів, кожен з яких може бути обчислений та виражений у часовому та грошовому еквіваленті. Тож найпершим завданням операційного менеджменту є максимальне спрощення логістичного зв’язка, скорочення проміжкових стадій та зменшення часу на його виконання без впливу на кінцевий результат. Без такої кропіткої роботи будь-який процес може розростися до небувалих масштабів, коли витрати на підтримку його роботи переважатимуть прибуток від створеної ним цінності. 

Створення цінності

Жоден процес не потрібний для процесу — він має створювати результат. Тут одним з головних показників є цінність для клієнтів. До того ж, кожен наступний крок у процесі має примножувати цінність, а не марнувати попередню. Це принципова відмінність від допоміжних бізнес-процесів, що потрібні лише для працездатності основних процесів. 

Із практики Авіві, коли ми працювали над розробкою програмного забезпечення для компаній з різної сфери бізнесу, вдалося систематизувати деякий перелік складових процесів, що однозначно негативно впливають на цінність:

1. Очікування — простій через нестачу товарів чи окремих складників;

2. Зайве транспортування — будь-яке переміщення чи перевезення товарів, без якого можна обійтися;

3. Зайва обробка — дії з товаром, що не несуть обов’язкового характеру;

4. Зайва рухи — фізичні чи механічні дії співробітників, що витрачають час;

5. Дефекти — усунення дефектів, виправлення помилок чи повторне виготовлення бракованих складників;

6. Великі запаси — кількість товарів, що переважає потрібний мінімум для виконання процесу;

7. Перевиробництво — випуск продукції понад норму чи раніше терміну;

8. Обмеження людських ресурсів — перешкоди, що заважають повною мірою використати можливості чи талант співробітників. 

Негативних факторів є набагато більше, однак врахування навіть цього переліку спроможне істотно покращити ваші бізнес-процеси. Створення цінності відбувається постійно впродовж всієї роботи компанії та зникає лише в разі повного припинення діяльності. 

Тому легко здогадатися, що відбувається в той час, коли цінність не створюється. Правильно — ваш бізнес втрачає можливий прибуток. А коли змарнований час переважає корисний, компанія отримує збитки, що може призвести до банкрутства у майбутньому. В такому разі завданням операційного менеджменту є глибинний аналіз та оптимізація процесу, коли зайві ділянки спрощуються чи взагалі ліквідуються. 

Найпростішим з можливих тут може бути впровадження конвеєра на заводі Генрі Форда. Принцип такого пристрою був відомий ще з часів Древнього Єгипту, однак лише геніальний інженер зумів створити успішне конвейерне виробництво у 1908-му році. Тут ми одразу бачимо вирішення проблем переміщення, зайвих рухів, зайвої обробки та очікування. Як результат — маємо знакову подію у виробничій революції, результати якої використовуються у світі й до сьогодні. 

Інструменти операційного менеджменту

Дослідження операційного менеджменту тривають вже довгий час та мають багато корисних надбань. Однак головним методом зрозуміти процеси було та лишається картування — графічне відображення послідовних етапів процесу. Для глибшого аналізу використовують метод декомпозиції, коли весь великий процес розбивають на дрібніші та досліджують їх окремо. Про декомпозицію в IT-проектах ми вже також писали у блозі Авіві — принцип той самий. 

Для початку слід створити карту процесу створення цінності: від потреби споживачів до отримання чистого прибутку компанії. На цьому етапі стає зрозумілим, зі скількох стадій складається процес, наприклад: закупівля матеріалів, транспортування матеріалу в цех, прийом та складування, перенесення матеріалів у цех, шиття, упаковка, відправка товарів до торгової мережі чи напряму замовнику. Це досить грубе карта, оскільки під кожним із цих пунктів ховається цілий пласт складових процесів. Однак тепер можна заглиблюватися у кожен із них та створювати детальну карту. Слід зауважити, що “карта” створення цінності (VMS) відрізняється від “схеми” додаванням статистичної інформації: 

• Обов’язково зазначаємо час, що витрачається на кожний етап;

• Позначаємо кількість переміщеного товару, витрачених матеріалів та виготовлених продуктів, 

• додаємо формули, за якими проводяться розрахунки.

Для прикладу розглянемо типову карту процесу обробки менеджером замовлення від клієнта через інтернет-магазину без використання спеціального програмного забезпечення:

Насправді, результат просто вражає. І, на жаль, не з кращого боку. Вже під час картування ви побачите, що деякі операції, які виконує менеджер, потребують набагато більше часу, ніж могло здатися раніше. Найгірше, коли є моменти, на які співробітник компанії не може вплинути. У прикладі це очікування підтвердження оплати від клієнта, що може тривати годинами, а може й не відбутися взагалі. Також багато часу займає перевірка товару на складі, для чого менеджерові потрібно пройтися до стелажів та переглянути складені там товари. Оформлення доставки передбачає перенесення даних клієнта у відповідні поля форми служби доставки. І навіть звичайний “копіпаст” не вбереже у цьому випадку від механічних помилок. 

IT-рішення для операційного менеджменту

Ми розглянули основні моменти аналізу бізнес-процесів, тож тепер час відповісти на питання, а як все це покращити? Досвідчений операційний менеджер може внести корективи у слабкі ланки, спростити складні моменти чи взагалі позбутися непотрібних ділянок. Але все це залишиться на папері без ефективного впровадження у роботу компанії. Багато років поспіль Авіві допомагали підприємцям з усього світу в розробці програмних рішень, що дозволяють вирішувати складні моменти. Після впровадження деяких із них ефективність підвищується на 25%-50%, а в окремих випадках витрати часу скорочуються у сотні разів. 

Кожен окремий бізнес є унікальним, тому кастомна розробка програмного забезпечення завжди є найкращим вирішенням конкретних проблем. Авіві реалізує проекти будь-якої складності для eCommerce на основі Magento 2 та розробляє індивідуальні модулі для найбільш точного виконання бізнес-процесів. Досконалі інструменти для спілкування з клієнтами, відстеження товарів у дорозі, прийому оплати та та оформлення доставки в рази спрощують складні процеси та заощаджують витрачені ресурси компанії. 

Для внутрішнього користування ми пропонуємо рішення, створені на Python, що здатні задовольнити будь-які потреби вашого бізнесу. Кастомні CRM від Авіві забезпечують ефективну роботу з клієнтами та взаємодію з усіма програмними продуктами, що використовує компанія замовника для створення цінностей кінцевого продукту. Останнім часом надзвичайно багато замовників прагнуть впровадження блокчейн у різноманітні бізнес-процеси. Авіві готова запропонувати готові сценарії типових рішень для операційного менеджменту та обговорити всі індивідуальні потреби наших замовників. Досвід, отриманий від попередніх проектів, сприяє розробці найбільш ефективних IT-рішень для процвітання вашого бізнесу та управління найскладнішими процесами.