Що можна знайти у Бітрікс24? І як правильно шукати?

Пошук є невід'ємною частиною будь-якого віртуального продукту, призначеного для взаємодії з людиною.Сторінка в Інтернеті, мобільний додаток, офісний редактор тощо — якщо вся корисна інформація в програмі не вміщається у видиму для користувача область, необхідно забезпечити можливість її швидкого знаходження й систематизації. Бітрікс24 містить безліч такої інформації різного роду, тому без пошуку тут ніяк не обійтися. І слід враховувати різницю між типами шуканої інформації, а також різними полями для пошуку, а також можливості редакцій. Давайте розглянемо все за чергою.

Місця для пошуку в Порталі та за його межами

Для початку розглянемо можливість для пошуку в цілому. Одночасно будь-який користувач може побачити відразу три таких поля, куди можливо ввести пошуковий запит:

1. Загальний пошук

Рядок глобального пошуку в Порталі. У хмарному Бітрікс24 за це відповідає загальний компонент ПО, в коробковій редакції — спеціальний модуль. Цей рядок дозволяє здійснювати загальний пошук всіх індексованих системою даних. Таким чином результат відобразиться у вигляді списку з різними категоріями.

Перед початком пошуку у Вас буде можливість обмежити його масштаб, обравши тільки особливі місця. В окремих елементах, таких як CRM, доступний "швидкий" пошук з використанням спеціальних фільтрів. Про це детально ми розповімо далі.

3. Пошук в "Допомоги"

У пункті меню "Допомога", який в будь-якому Порталі Бітрікс24 знаходиться в крайньому правому куті екрану, також є свій пошук. Він не належить до порталу і дозволяє шукати потрібну інформацію по великій базі даних служби підтримки. Тому з тим же пошуковим запитом, що в загальному пошуку, ми тут отримаємо зовсім інший результат:

4. Пошук в чатах

Третій видимий елемент відповідає за пошук співробітників та різної інформації в чатах. Якщо Ви користуєтеся виключно браузером, пошук відкриється у слайдері. Якщо ж на комп'ютері встановлено десктопних застосунок, при натисканні на кнопку в браузері з'явиться системне діалогове вікно з пропозицією відкрити пошук там. Зверніть увагу, що в разі відмови, слайдер в Порталі не відкриється сам собою — для цього Бітрікс24.Десктоп потрібно вивантажити з фонового режиму.

Далі у Вас буде декілька варіантів, кого або що шукати:

• Шукати діалоги з колегами та спеціалізовані чати. Вписуємо ім'я або назву і система формує результат;

• Шукати фрагменти тексту в самому чаті. Якщо пам'ятаєте фразу або слово — пишіть, система "пробіжиться" історією листування і покаже перелік збігів. Такий пошук можна "підсилити" зазначенням часових рамок;

• Шукати назви прикріплених до діалогу файлів. Якщо в даному полі нічого не вказувати, тут просто відобразиться перелік всього, що було в історії листування крім текстової інформації.

5. Мобільний пошук

Шукати щось в мобільному додатку, як для iOS, так і для Android, досить просто. Пошук тут ведеться по розділу, в якому Ви перебуваєте в даний момент. Перемикання розділів відбувається в нижньому меню. Окремо ви можете шукати в сутності СRM і інших елементах Бітрікс24.

Параметри спільного пошуку

За замовчуванням Бітрікс24 буде індексувати інформацію для пошуку за такими параметрами для різних елементів:

Завдання

Пользователи 

Робочі групи

Бітрікс24.Диск

За замовчуванням пошук буде індексувати лише назви файлів та папок, а також імена авторів. Однак в коробковій версії доступна опція індексування контенту файлів. Таким чином, коробковий модуль пошуку зможе "прочитати" збережені документи і порівнювати їх зміст з пошуковим запитом користувача.

Пошук в СRM

Можливості швидкого пошуку відмінно підходять саме для СRM з величезним набором різноманітних даних, файлів, атрибутів, умов тощо. Використання фільтрів дає можливість збирати, практично, такий їх набір, що може чітко вибирати з усього масиву інформації потрібні результати.

Як бачите, для пошуку вже підготовлені стандартні фільтри (ліворуч), в полях можна вибирати різні значення зі списків або вводити власні значення. Якщо Вам необхідно використовувати набір фільтрів повторно, для цього не потрібно клацати по полях кожного нового звернення до Сутності: вибираємо "Зберегти фільтр" і весь набір параметрів зберегтися в Бітрікс24. Ви можете користуватися таким фільтром одноосібно або "розшарити" його для всіх користувачів Порталу.

Шукати Ліди, Угоди, Контакти та інше за іменем, прізвищем, назвою компанії — просто і зрозуміло. Для пошуку за номером телефону не потрібно знати, в якому вигляді він був записаний в картці: з "+", цифрами через дефіс або разом. Всього трьох цифр з номеру достатньо, щоб Бітрікс24 "пробігся» всією СRM та знайшов необхідне.

Зверніть увагу, що фільтри — це своєрідні рамки. Відповідно, якщо жоден з фільтрів не обраний, Бітрікс24 видасть Вам всю інформацію, якою володіє. А якщо ж Вам необхідно відфільтрувати інформацію за незаповненим у картці полю, то і це можливо. Потрібно перейти в лаштування СRM, вибрати "Налаштування форм і звітів", знайти потрібну сутність та потрібне поле, де вибрати значення "не вказано". Тепер Бітрікс24 буде відображати результати в пошуку, навіть якщо потрібне поле ніхто не заповнював.

Знайти те, що не можна

Питання, схожі на "А можна шукати те, що не шукається?" або "А можна заборонити знаходити те, що не бажано?" здаються безглуздими, але не у випадку Бітрікс24. А точніше — коробкової версії, де фактично, немає перешкод чи обмежень. В хмарі це, дійсно, неможливо, але в серверній версії, де модуль пошуку знаходиться у Вашому розпорядженні, можливе кастомне доопрацювання. І фахівці Авіві вже не раз таке робили. Наприклад в одному Порталі з пошуку була виключена можливість знаходити співробітників. Про це детально написано в статті "Прихована структура" нашого блогу. Аналогічно, при доопрацюванні модуля можна додавати спеціальні, потрібні саме Вашому бізнесу, фільтри.

Таким чином, Бітрікс24 володіє широким функціоналом для зручного пошуку потрібної інформації, що значно спрощує роботу всім користувачам. Головне розібратись у різних рядках для введення запитів і попрактикуватися в комбінуванні фільтрів. А далі, як то кажуть: “Працювати і шукати, знайти і не здаватися!”