Що варто знати про календарі в Бітрікс24 для ефективної роботи?

Сучасний електронний календар є чудовим інструментом на допомогу грамотного планування як особистої, так і загальної діяльності компаній. Бітрікс24 володіє зручним функціоналом для роботи з різними календарями, що допоможе вам нічого не забути, постійно знаходиться в курсі подій та орієнтуватися в них. Управління календарями лосить просте, тож давайте розглянемо цей процес у деталях.

Разновидность календарей в Битрикс24

В будь-якому Порталі, незалежність від тарифного плану, календарі зустрічаються в декількох місцях. Все це один і той самий компонент ПЗ, що поводиться нарізно в залежності від користувача та елемента меню. Побачити календар можна безпосередньо в окремій стрічці лівого меню, а також у Завданнях, Групах та Проектах при виборі однойменного вигляду відображення. Крім цього мати справу з календарем ви будете постійно під час постановки завдань, опису подій, створення опитувань — одним словом завжди, де є опція прив'язки до дати й часу.

За правом власності є календарі особисті (для співробітників) та загальні (для груп або цілої компанії). Адміністратор Порталу спроможний визначити право доступу користувачів до різних календарів та дій із ними. З повним набором прав ви можете додати у свій особистий календар записи інших користувачів, компанії, обраних робочих груп; редагувати інформацію та видаляти події у себе та інших співробітників. З найбільш обмеженими правами — працювати тільки зі своїм календарем. Поки Бітрикс24 не підтримує зовнішні календарі для спільної роботи зі сторонніми людьми, але ви можете запросити віддалених співробітників чи клієнтів у Екстранет та взаємодіяти з ними у такий спосіб.

Також особистий календар можливо синхронізувати з іншим сервісом або календарем мобільного пристрою. У першому випадку вам потрібно вибрати зовнішній календар та пройти авторизацію. У другому — скасувати QR-код гаджетом на iOS чи Android. Декілька секунд і дані синхронізуються: у календарі Бітрікс24 з'являються ваші події, а в сервісах чи смартфоні — записи з календаря у Порталі. Це двостороння синхронізація, тому зміни інформації в одному місці викликають зміни в іншому.

Календарний інтерфейс

Зовнішній вигляд календаря створений шляхом наслідування найкращих рішень, що вигадала цивілізація; всі дій інтуїтивно зрозумілі. Можливе відображення дня, тижня та місяця, а також вигляд розкладу, коли користувач буде бачити час, дату та заплановану подію. Поденний планер за замовчуванням розбитий на часові відрізки у 15 хвилин. Горизонтальна червона лінія вказує на значення поточного часу. При отображенні тижня календарна сітка показує всі сім днів, а в "місяці" ви можете побачити записи про все заплановане. Натискання кнопки “Сьогодні” поверне вас до поточного значення часу і дати з будь-якого місця в календарі.

У розділі доступний пошук із використанням готових та кастомних фільтрів. Ви завжди можете відсортувати події, які створили власноруч або на які вас запросили. За потреби можна зібрати власний фільтр з різними значеннями користувацьких полів для найбільш чіткого відбору потрібної інформації. І, звісно ж, крім фільтру в стрічці пошуку можна ввести текст, за яким Бітрікс24 буде проглядати календар на предмет відповідності.

Додавання подій та завдань

У календар Бітрікс24 можуть бути додані як події, так і завдання. Про останні сказано досить багато — завдання є найважливішою складовою ERP-системи. Зауважу, що завдання конкретно в календар можна додати лише з розділу “Задачі та Проекти”. Натискання мишкою на вільному місці в календарній сітці викличе сторінку слайдера з формою постановки нового завдання. Тут вже автоматично буде проставлено час початку завдання — залежить від того, куди саме ви клацнули. У всьому іншому це звичайнісіньке завдання у Бітрікс24.

Інша справа — подія. Створити її можна трьома способами:

• Як і в попередньому випадку, слід натиснути на порожнє місце календарної сітки, але лише в розділі "Календар" лівого меню. З'явиться попап, а не сторінка слайдера;

• Створити подію з "Живий стрічки" — з'явиться повноцінна сторінка слайдера;

• Створити подію з чату. Всі, напевно, помічали, що в листуванні підсвічуються слова сьогодні, завтра, вчора тощо, які стосуються дат. Якщо натиснути на таке слово, ви зможете створити як нове завдання, так і нову подію в календарі на вибір.

Подія має ряд унікальних відмінностей від завдання. Ви можете вказати дати початку та кінця заходу або в один клік по чекбоксу виділити на це весь робочий день. Різні події можна прив'язувати до різних календарів: особистого, спільного або календаря обраної робочої групи. Також відмінністю події є вибір місця проведення: це може бути "робоче місце", що не впливає на інші ресурси компанії, а може бути "Конференц-зал", вибір якого вплине на інструмент бронювання ресурсів в Бітрікс24.

Також на подію ви можете запрошувати необмежену кількість співробітників та налаштовувати скільки завгодно нагадувань. А особливо корисним є функціонал підтвердження участі: запрошений співробітник може прийняти ваше запрошення, а може і відмовитися.

Планування — наше все

Таким чином календарі Бітрікс24 можуть в значній мірі поліпшити як вашу особисту, так і командну роботу. Успіх будь-якого заходу залежить від рівня підготовки до нього, дотримання складених графіків — усуває затримки, а своєчасне нагадування про важливу подію робить життя набагато приємнішим. Функціонал календарів Бітрікс24 доступний кожному користувачеві, як і всі інструменти для сучасного бізнесу з даного набору. І вам зовсім не потрібні сторонні сервіси для роботи з календарем — все вже є у вашому Порталі. І якщо до цих пір ви не користувалися календарями активно, може саме час почати робити це з нового року?