Швидкість, що “рішає”: що Бітрікс24 робить для бізнесу швидше за решту?

"Час — гроші", — напевно найбільш ємна мудрість, з якої можна почати статтю про швидкість та бізнесі. І чим швидше колектив справляється з поставленими завданнями, тим більше з'являється корисного часу, а значить — більше виручки. Але в сучасному бізнесі показник швидкості визначає не лише успіх, але й безпосередньо впливає на існування бізнесу в цілому. Жорстка боротьба за клієнтів, божевільна конкуренція, багаторазово посилена загальним доступом до Інтернет — це лише два фактори, що не дозволять Вам сидіти склавши руки. Ми пропонуємо розглянути п'ять прикладів, де повністю розкрита суть позитивного впливу на швидкість бізнес-процесів в компанії з використанням Бітрікс24.

"Отримав, відповів, переміг"

"Залиште нам свій номер телефону і наші менеджери зв'яжуться з Вами менш, ніж за 10 хвилин!", — знайома "замануха" в формах захоплення на різних сайтах? За статистикою, лише одиниці перетелефонують вчасно, більшість — протягом півгодини і також одиниці не передзвонюють взагалі ніколи. Добре, звичайно, що багато, відповідно тренду, пишуть 10, а не 5 або 1 хвилину. Ще цікавіше з текстовими відповідями. Автореплай від навчених чат-ботів, звичайно, будуть летіти Вам миттєво, але потім є шанс по кілька разів нагадувати про себе новими повідомленнями. Так, і кожен раз потрапляти на автоматичні відповіді.

Прикро, що намальований "зі стелі", бо у конкурентів теж так написано, час у цій ситуації, може бути цілком досяжним! Найголовніше — це забезпечити людей, які опрацьовують звернення клієнтів, необхідними інструментами, а в подальшому масштабувати штат таких людей. Зрозуміло, що якщо розмова з клієнтом в середньому триває 8 хвилин, то дезінформувати про 5 для зідзвону не варто.

Бітрікс24 дозволяє досягти найбільш високої швидкості реакції на звернення клієнта, причому незалежно від каналу зв'язку. Якщо це телефонний дзвінок — відповісти на нього можна прямо з робочого місця або підключеного до системи мобільного телефону. Якщо текстове звернення — всі вони стікаються до єдиного Контакт-Центру, а співробітники здатні в режимі єдиного вікна вести відразу кілька діалогів в абсолютно різних чатах.

Сповіщення про нове звернення приходить практично моментально: для цього не потрібно брати в руки смартфон, оновлювати сторінку з відкритою електронною поштою тощо. Отримали повідомлення — і відразу ж можемо відповідати. Таким чином, якщо спробувати підрахувати, на скільки Бітрікс24 підвищує швидкість реакції на звернення клієнта, то вийде досить високий показник. А це запорука успіху в отриманні замовлення, утримання клієнта та позитивного іміджу. Це важливо, адже завжди може знайтися хтось, хто відреагує швидше Вас і вже колишній клієнт скаже гнітюче: "... вже замовили в іншому місці ..."

Бюрократичний бустер

На другому місці після важливості в швидкості зовнішньої роботи знаходиться внутрішня діяльність компанії. Скільки часу йде, щоб зібрати всіх на “планьорці” для роздачі цінних розпоряджень? Чи потрібні кому-небудь ще не підписані вчасно керівником вхідні рахунки чи вихідні комерційні пропозиції? Як довго чекати відповіді від співробітника, якого немає на місці та багато іншого. Більшість цих процесів пов'язані зі структурою компанії, корпоративної ієрархією, так би мовити "доступу до тіла" потрібного керманича. Без цього не можна, але інакше не виходить в силу багатьох причин.

Тут Бітрікс24 буде особливо корисним. Завдяки автоматизації багатьох дій, будь-який з перерахованих вище процесів можна прискорити в енну кількість разів. Віртуальний простір Порталу, в якому працюють співробітники дає наступні переваги:

• Фізична присутність не обов'язкова: практично будь-яке питання можна вирішити віддалено;

• Електронний документообіг з використанням шаблонів прискорює роботу з документами, скорочує час на їх складання, редагування, обмін та узгодження;

• Бізнес-процеси контролюють своєчасну реакцію учасників усіх рівнів, нагадують про важливі чи незавершені справи, а іноді можуть просто блокувати прогрес справи, поки не будуть вжиті потрібні заходи.

Щоб не бути голослівним на рахунок стократно прискорень процесів, давайте розберемо ситуацію затвердження відпустки співробітникові. Якщо людина захотіла відпочити і написала відповідний папір, що занесла у приймальню керівника, без підпису вона нікуди не піде. А якщо в цей час керівник сам у відпустці, або, скажімо, у відрядженні до кінця робочого тижня? Доведеться чекати.

У Бітрікс24 заява на відпустку подається зі Стрічки Новин за допомогою бізнес-процесу та потрапляє до керівника, де б він не знаходився. Для затвердження необхідно всього лише ознайомиться з повідомленням і натиснути одну кнопку. Нехай це займе аж від сили 1 хвилину з запасом і поправкою на роздуми. Тепер вважаємо: в добі зазвичай 8 робочих годин, у звичайному тижні — 40. У годині 60 хвилин, значить мінімум 4800 хвилин на все. Отож Бітрікс24 в даній ситуації прискорює бюрократичний процес в 4,8 х 103 разів.

Швидкий пошук

Також багато часу завжди марнується на пошук потрібної інформації. Якщо у Вас велика клієнтська база, то знайти контакти потрібну людину без будь-якого ПЗ вельми складно. Іноді потрібно перегортати десятки блокнотів, картотек, а якщо останнє спілкування відбувалося кілька років тому — то і підняти архівні папки. Аналогічно з виробничими документами і не факт, що в результаті Ви знайдете, що шукаєте.

Бітрікс24 допоможе знайти все, що зберігається в CRM та інших розділах його віртуальної пам'яті. Звичайно, спочатку інформацію туди потрібно внести, але зробивши це раз Ви можете бути впевнені — нікуди вона з системи більш не зникне. Шукати можна практично все: імена, реквізити, адреси, контакти, документи, фрази і слова в листування, файли тощо. Для зручності повсюдно використовуються фільтри, що Ви можете налаштовувати під себе або зберігати для загального користування.

Таким чином, щоб знайти що-небудь з корпоративної інформації, співробітнику навіть не потрібно вставати з робочого місця або просити колег про допомогу. "Пошук", введення потрібних ключових слів і результат: навіть з урахуванням декількох секунд на обробку пошукового запиту це не порівнюється з витратами часу на перегортання сторінок реальних документів.

Миттєва комунікація

Скільки потрібно часу, аби Вам, як керівнику, дати завдання, наприклад, працівникові комірнику Федькові? Для початку до нього потрібно сходити на склад, потім відшукати його між стелажами або в курилці, де від також часто зависає. А скільки знадобиться часу, щоб дати завдання бухгалтеру Ніні Петрівні? Вона може ходити в банк або на пошту. А додзвонитися до експедитора Петровича, поки він ганяє районом, взагалі складно, навіть з можливостями сучасного мобільного зв'язку...

Прикладів безліч, але проблема одна: комунікація зі співробітниками та членами колективу між собою займає величезну кількість часу і часто буває малоефективною. Бітрікс24 допомагає і тут:

• Вся необхідна контактна інформація відображається в профілях співробітників. Навіть якщо Ви не знаєте телефону кого-небудь в потрібну хвилину, це можна підгледіти в Бітрікс24;

• Система дозволяє спілкуватися в реальному часі з кожним користувачем Порталу окремо або організувати групову комунікацію. Це може бути переписка, голосові дзвінки всередині системи, обмін файлами, відеоконференція.

• Вбудована в Бітрікс24 ERP-система дозволяє ефективно ставити завдання співробітникам, доносити суть до кожного і контролювати процес виконання. А обговорення завдань і проєктів дозволяє швидко змінювати і коригувати цілі на випадок змін ситуації.

Також в розрізі комунікації варто відзначити, що використання Бітрікс24 скоротить час взаємодії з багатьма сторонніми сервісами. Інтеграція з електронною поштою позбавляє від потреби постійно заходити на сторінку поштовика в браузері або через мобільний додаток; не потрібно перемикатися між Messenger, Viber, WhatsApp, Telegram та іншим (а також думати, де ж Ви спілкуєтеся з конкретною людиною), оскільки це все також інтегровано. З декількох секунд, що марнувалися раніше на перемикання, до кінця тижня набігають звільнені години, а до кінця року може й місяць зібратися.

Швидкий старт різних кампаній

І наостанок торкнемося теми маркетингу. Тут важко говорити про конкретні цифри, але добре проглядається загальна тенденція. Маркетинг — справа тонка і також не пробачає зволікань, а іноді змушує діяти на випередження. На підготовку будь-якої маркетингової кампанії потрібно чимало часу. Але і тут Бітрікс24 відмінно прискорить необхідні процеси.

Формування цільової аудиторії стане набагато легше з використанням CRM-маркетингу. Тут Ви можете сегментувати клієнтів за різними принципами і не витрачати багато часу на пошук і перевірку — система зробить це за вас. Наприклад сегментами аудиторії можуть бути "Клієнти за жовтень", "Покупці мила", "Іменинники травня" або "Всі Андрії": головне задати параметри, за якими система буде відбирати підходящі картки контактів з СRM.

Менше часу у Вас буде йти і на всілякі розсилки. Завдяки шаблонам складати електронні листи, SMS або аудіозвернення вельми просто. А сама розсилка або дзвінки з Бітрікс24 активується в кілька кліків та працює в автоматичному режимі.

І якщо Вам необхідний Лендінг для заходу або промо-акції, то забудьте про тижні спілкування за пунктам ТЗ із розробниками. За 2 години максимум можна зібрати і запустити повноцінну Інтернет-сторінку з усім необхідним для просування та продажу. За це відповідає конструктор Бітрікс24.Сайти.

Це не всі, однак головні сфери бізнесу, що здатне значно прискорити впровадження Бітрікс24. І поки Ваші конкуренти будуть спілкуватися між собою в сотнях чатів Viber та Telegram, записувати замовлення на листочках і прожогом розшукувати потрібну інформацію в товстелезних папках, Ви будете насолоджуватись роботою і підраховувати прибуток. А у ваших співробітників з'явиться додатковий час, що можна витратити з користю на інші питання або навіть дозволити собі перепочити — тут вже як вирішите всередині свого колективу. А працювати в цей час буде Бітрікс24.