"Стверджуємо підписом", — кастомне цифрове підписання документів у Бітрікс24

Електронний підпис (або Електронний Цифровий Підпис — ЕЦП) має дуже складне визначення у WIKI, проте його призначення зрозуміло всім — це спосіб підтверджувати свою усвідомленість, причетність та сприйняття різних, знову ж таки, електронних документів. Вона має таку ж юридичну силу, як і реальна підпис, а наявність Інтернет та особливих сервісів дозволяє в лічені секунди підписувати потрібні документи як в безпосередній близькості до людини, так і на відстані інших континентів. Один з клієнтів Авіві з Північної Америки захотів розширити функціонал свого Бітрікс24 кастомним доопрацюванням використання цифрових підписів типових документів. Наша команда реалізувала, і навіть урізала за бажанням замовника, все технічне завдання. Давайте розберемося, як це працює.

Що робити?

У бізнесі нашого замовника передбачено підписання певних документів відповідно до офіційних вимог. Уже ХХІ століття і в компанії відмовилися від паперових носіїв, надавши перевагу електронного документообігу та СRM-системі Бітрікс24. Перед нашими фахівцями постала задача зробити можливим використання електронного цифрового підпису клієнтами компанії, а також фінальне візування готового документа відповідальним співробітником. Бізнес-процес передбачав наявність одного або двох підписантів. Але варто розуміти, що таких людей може бути скільки завгодно.

Створенням типових документів повинен займатися генератор Бітрікс24, а не секретарка; процес підписання — фіксується в Історії CRM-картки ліда, а результат — назавжди кріпитися до історії взаємодії з даною людиною. Виконуємо.

Вибір сервісу ЕЦП

Оскільки віртуальні підписи — справа серйозна, ними займаються відповідні ресурси. Криптографічні алгоритми створення підпису дуже складні, але в даному випадку ми не маємо до цього ніякого відношення: головне вибрати механізм отримання правильного цифрового підпису від клієнта. Спочатку вибір припав на сервіс DocuSign і ми витратили чимало часу на вивчення його API для інтеграції з Бітрікс24. Однак під час проекту замовник передумав і довелося розглядати іншу систему — HelloSign, яка надавала аналогічні послуги, але відрізнялася за методами. Потрібно відзначити, що безкоштовним у всіх сервісів є лише їх тестинг: якщо Ви хочете користуватися електронними підписами, потрібно бути готовим, що за це доведеться платити. Натомість ми отримуємо гарантії надання послуг та конфіденційності інформації, що також важливо.

Звичайно, існує безліч подібних сервісів, з якими Ви можете пов'язати свою діяльність. Однак всі вони відрізняються за функціоналом і вивчення API кожної нової системи буде забирати час розробників.

Реалізація в Бітрікс24

Ми "заприятелювали" HelloSign з Бітрікс24 та почали розробляти призначений для користувача інтерфейс для коробкової редакції. У генераторі документів з'явилася кастомна кнопка відправки документа на підпис. Для користувача ми також створили додатковий попап, де є можливість вибирати підписантів та їхні контактні дані.

Подібне стало можливим завдяки функції прив'язки до суті "Лід" "Контакт" і "Компанію". Таким чином, відповідальний співробітник повинен спочатку заповнити поля в картці ліда потрібними записами. При відправці в попапі будуть відображені ім'я та прізвище для людини (Контакту) або назва для юридичної особи (Компанії). Ми також подбали про вибір потрібної електронної пошти підписанта, адже їх може бути і декілька. Нагадаю, що технічне завдання передбачало максимум два підписанта, але їх може бути скільки завгодно.

І коли все необхідне вибрано, відправляємо документ на підпис. У цей час відбувається наступне:

1. Наш документ буде спрямовано на підпис першому підписанту в списку. З Бітрікс24 він через API мандрує у сервіс HelloSign, відомості про це відображаються в таймлайні картки ліда;

2. На зазначену пошту підписанта приходить лист з оповіщенням про необхідність підпису і посиланням для переходу в HelloSign. Текст листа ми задаємо самі в налаштуваннях; 

3. Підписант переходить за посиланням і підписує документ. HelloSign додає ще одну сторінку з хеш-даними та підтвердженням достовірності підпису;

4. З'являється запис в таймлайні, а відповідальний співробітник отримує повідомлення, що перший підписант виконав свою справу. І якщо він був першим та єдиним, документ вже повертається в Бітрікс24 для візування. Якщо підписантів два, він прямує далі; 

5. Коли і другий підписант поставив ЕЦП, відповідальний отримує друге повідомлення, що все готово. Тепер він може скріпити документ власним підписом, після чого PDF-файл з листами верифікації від HelloSign закріплюється в картці конкретного ліда. 

Ось так виглядає процес для конкретного описаного замовлення. Варто відзначити, що кастомними кнопка відправки документа на підпис присутня і в таймлайні. Таким чином відповідальний може почати процедуру практично в будь-який потрібний час, коли перебуває в картці ліда.

Приємні доповнення

Побічними, але корисними результатами кейсу виявилися кілька особливостей. Дві з них замовник схвалив і прийняв, а від однієї відмовився в ході тестування із власних міркувань — можливо, щоб знизити людський фактор в загальному процесі.

• Автоматичне проставлення дати. Сервіс HelloSign дозволяє підписанту змінювати своє ім'я або назва компанії в момент підпису. Однак дата, коли це сталося, підставляється автоматично. Таким чином підписати документ, як то кажуть "заднім числом" не вийде. 

• Заповнення чек-боксів. У деяких документах присутні пункти, які необхідно відзначати в кожному окремому випадку. Кожен з чек-боксів пов'язаний з полями у властивостях ліда й відповідальний співробітник може проставляти або знімати потрібні "галочки" на етапі підписання документа;

• Повторна відправка на підпис. Спочатку, після першого з двох підписаннь, відповідальний отримував сповіщення в Бітрікс24, де міг або прийняти підпис, або відправити документ повторно. Пізніше замовник попросив урізати цю можливість і тепер документ безперешкодно прямує до наступного підписанту після першого.

Післямова

Я показав кейс вже готового розширеного функціоналу для коробкової редакції Бітрікс24. На жаль, в хмарі повторити подібне один в один не вийде. У цьому випадку буде потрібно написання окремого застосунку, що буде працювати незалежно від генератора документів Бітрікс24. У будь-якому випадку, за електронними цифровими підписами — майбутнє, а значить будуть необхідні відповідні рішення. І наша команда готова до їхньої розробки.