Як експортувати дані з вашої CRM Бітрікс24?

Якщо перед вами постало завдання переходу на іншу CRM-систему, тут не обійтися без правильного та якісно перенесення всіх ваших можливих даних. У Бітрікс24 передбачений штатний функціонал експорту даних та у багатьох випадках його цілком достатньо рядовим користувачам. Давайте розглянемо необхідні дії цього процесу з великим обсягом даних.

Дані — основа будь-якого бізнесу

Користуючись Бітрікс24 тривалий період часу, ви зазвичай накопичуєте великий масив важливої ​​бізнес-інформації — клієнти, контакти, угоди. Експорт — це можливість автоматично витягти ці дані із системи. Якщо не брати до уваги остаточний переїзд з Бітрікс24, ця функція часто використовується для резервного зберігання даних на випадок форс-мажорних обставин або аналізу інформації за допомогою сторонніх програм. Самостійно ви можете експортувати з СRM Ліди, Контакти, Компанії, Угоди та Рахунки. Усередині угод є можливість експортувати кожен напрямок окремо, а в Лідах та угодах — елементи на певних стадіях.

Важливий момент: не всі працівники можуть перенести дані. Точніше всі, але за наявності необхідних для цього прав, присвоєних адміністратором. Експортувати елементи можна тільки з відображення Список — з Канбана або іншого варіанту перегляду цього зробити не вдасться.

У яких форматах експортуються дані?

Існує два формати даних для експорту з CRM Бітрікс24 — це CSV і XLS. Формат файлу вибирають залежно від мети перенесення інформації.

• Файл csv — текстовий файл, в якому міститься інформація, де кожен рядок таблиці відділений від іншої за допомогою символів (комою, пробілом, точкою та іншими), його можна розгортати в будь-якому текстовому форматі.

• Файл xls — експорт відбувається прямо у готову таблицю Excel. Зручно для аналізу даних за допомогою побудови графіків та діаграм.

Інструкція з експорту

Для початку відкрийте список потрібних елементів із вашої CRM.

До вивантаженого файлу будуть потрапляти всі елементи, які є у видимому списку. Ви можете відібрати потрібні вам елементи за допомогою фільтра, наприклад створені окремим співробітником або в певний період часу.

Від вибору залежить і те, які дані будуть відображатися в вивантаженій таблиці. Щоб змінити набір полів, скористайтеся шестернею в лівому кутку таблиці та позначте потрібні параметри галочкою.

Тепер виберіть формат для експорту та інші опції:

• Експортувати всі поля угод та Експортувати всі поля контактів та компаній – дозволяють вивантажити файл усі поля з елементів.

• Експортувати з деталізацією за товарними позиціями – дозволяє вивантажити у файл дані про товари.

За готовністю натисніть “Виконати” та чекайте на завершення експорту.

Нижче на зображенні ви бачите, як виглядає результат експорту угод у форматі .xls з усіма зазначеними полями: це величезна таблиця з безліччю стовпців.

Однак якщо відзначити менше полів, то й стовпчиків поменшає. А відключення деталізації за товарними позиціями залишить в результаті всього два рядки — по одному на кожну угоду.

Висновки

Як бачите, безпечні способи перенесення даних існують і доступні для всіх користувачів. Однак якщо ви плануєте відмовитися від Бітрікс24, то експортувати потрібно набагато більші дані і окрім розробників вам цього ніхто не зробить. Якщо у вас виникнуть питання, менеджери Авіві радо допоможуть з ними розібратися.