Як виграти переговори, використовуючи Бітрікс24

Про майстерність вести переговори написані книги, зняті фільми, проводяться майстер-класи і навіть захищаються наукові дисертації. В основному, всі методики і поради працюють як для традиційних переговорів наживу, так і для віддалених. Однак нашою метою сьогодні є розповісти не про те, що і з якою інтонацією говорити або показувати співрозмовникам, а як грамотно використовувати сучасні інструменти для бізнесу з набору Бітрікс24 для усунення можливих труднощів віртуальних переговорів і посилення власних позицій.

«Переговори? Ні не чув…»

Найгіршими переговорами потрібно вважати не провалені Вами, а ті, які взагалі не відбулися з різних причин. А найчастіше таких причин всього дві: «Не знав» і «Забув». Для проведення віртуальних переговорів необхідно додаткове обладнання і, бажано, якесь затишне місце, де Вас особисто або вашу команду не потурбують інші співробітники. Відповідно, все це необхідно врахувати, підготувати і оголосити заздалегідь.

У Бітрікс24 існує відразу кілька способів, як можна вибрати і погодити дату, час, місце і ресурси майбутніх переговорів. Найбанальніше — поставити завдання. Це вже буде гарантувати оповіщення учасників команди про майбутній захід, його предмет і мету, а також дозволить розподілити ролі і налаштувати нагадування. Однак є і цікавіші методи.

Для переговорів більш відповідним буде створення події в Бітрікс24 прямо з Живої стрічки. Тут ви зможете представити майбутні переговори в більш звичному для співробітників вигляді: вказати назву і місце проведення, позначити часові рамки і налаштувати нагадування. Кожна подія також збережеться в Календарі.

Третій спосіб відмінно підходить в тих випадках, коли у вашій компанії будується комунізм або панує бюрократія. Наприклад: «Переговори і зустрічі проводити тільки в конференц-залі», «Проектор для відеоконференції отримати особисто у адміністратора і йому ж повернути по закінченню заходу» і т. д. Або ж, коли на потрібне приміщення та його матчастина постійно користуються великою популярністю у інших співробітників. У Бітрікс24 передбачено бронювання ресурсів, коли ви можете зарезервувати для свого заходу і місце, і час, і техніку. На етапі бронювання відразу буде видно активності інших співробітників; під цей процес ви можете під’єднати всіх необхідних колег. Також бронювання ресурсів пов'язано з CRM, зокрема з лідами і угодами. Таким чином, якщо переговори намічені з лідами, їх дані можна пов'язати з бронюванням для найкращого розуміння майбутнього заходу.

Підготовка до переговорів

Хороша підготовка до переговорів завжди важливіша за самі переговори — це проста істина, яку не потрібно роз'яснювати. Якраз тепер доречно буде використовувати завдання в Бітрікс24, щоб нічого не забути. Якщо ви готуєтеся до переговорів самостійно, таке завдання може складатися з простого чек-листа для збору необхідних даних. Наприклад:

• Дізнатися, як перекладається назва їхньої компанії;

• Підготувати фінансовий звіт для ознайомлення;

• Попрасувати сорочку;

• Перевірити котирування їх акцій на біржі за годину до переговорів.

Чим важливіші переговори і масштабніше предмет їх обговорення, тим на більше запитань доведеться шукати відповіді не тільки вам, а й членам команди. В такому випадку завдання значно розшириться, в ньому з'являться співвиконавці, яким ви що-небудь делегуєте. Ще зовсім нещодавно могла б зайти мова про створення підзадач для окремих виконавців. Але в релізі Бітрікс24.Бостон розробники запропонували дуже зручне оновлення чек-листа. Тепер це не просто список, а функціональний елемент, який дозволяє зробити кожен пункт аналогом підзадачі. Тепер не потрібно плодити розгалужений кущ підзадач: для кожного окремого пункту чек-листа ви можете призначити свого відповідального, виставити терміни, додати детальне пояснення. Ви обов'язково оціните переваги оновленого чек-листа, коли почнете ним користуватися. А слідуючи задачі буде вельми важко щось випустити з уваги під час підготовки.

Завжди під рукою

Під час переговорів наочність і конкретика є запорукою успіху. Офіційна документація не тільки необхідна для підвищення кредиту довіри до вас і вашої компанії, але і необхідна для укладення договорів. Презентації, фотографії, візуалізації майбутнього проекту — все це зміцнює вашу позицію, а іноді може виявитися воістину «тузом в рукаві», який ви розіграєте в найвідповідніший момент.

І завжди страшенно неприємно, коли потрібний файл не знаходиться під рукою. Ви точно знаєте, що він є, що він прекрасний... але ось де ж він? Зовсім недобре, коли під час переговорів ви починаєте перетрушувати файлову систему комп'ютера або шукати потрібне посилання, щоб поділиться матеріалом зі співрозмовником, який в цей час або спілкується з кимось іншим, або, що ще гірше — чекає.

Хмарне сховище в даному випадку дуже доречне: по-перше, ви можете скласти все потрібне в одному місці і отримати доступ з будь-якого кінця земної кулі, по-друге, швидко поділитися доступом. Однак будь-який хмара — це стороння програма, від якої ви будете залежним. Політика Бітрікс24 зводиться до зниження залежності своїх користувачів від потрібних для бізнесу сторонніх програм: комунікаційних, аналітичних, офісних і т. д. Для зберігання, перегляду і редагування файлів різного типу існує Бітрікс24.Диск, який без додаткового ПЗ дозволяє працювати з 40+ форматами файлів . Таким чином, спираючись в переговорах на Бітрікс24, вам вигідно завантажити все необхідне на Диск і налаштувати права доступу. Як і з іншими сервісами, для шерингу буде потрібно всього кілька кліків.

Відмінною опцією є створення тимчасового публічного посилання для доступу. Бітрікс24 може генерувати спеціальні посилання для своїх або сторонніх користувачів, які будуть працювати лише вказану вами кількість часу. Це забезпечує додаткову конфіденційність.

Запросіть до себе

Тепер подумаймо, як же нам спілкуватися з співрозмовниками. Може, замовити чат-кімнату, орендувати платформу для віртуальних конференцій або по старому запропонувати зателефонувати по Skype? У наш час варіантів безліч. Однак з використанням Бітрікс24 можливі деякі вельми ефективні ходи.

Внутрішній чат, який створювався якраз для розв’язання проблеми комунікації, є невіддільною частиною блоку «Офіс». Сьогодні це вже не просто месенджер, а самодостатній і популярний інструмент, який дозволяє користувачеві не думати, якими засобами зв'язку користуватися для спілкування з колегами. Чат доступний у всіх варіантах Бітрікс24 — на сторінці Порталу в браузері, в десктопному і мобільному додатках з однаковим функціоналом. Крім текстових, тут можна передавати голосові повідомлення, передавати файли, а головне — здійснювати відеодзвінки до 10 учасників одночасно.

Звичайно, таким типом зв'язку зараз нікого не здивуєш. Але в даній ситуації можна поглянути ширше і скористатися можливість чату в поєднанні з іншими інструментами Бітрікс24 для підвищення залучення співрозмовника в процес переговорів.

Комбінуючи нехитрі методи, описані вище, ми можемо створити ідеальні умови для переговорів за нашими правилами. Для цього в нашому Бітрікс24 створюємо екстранет-проект (зовнішній), де ведемо всю підготовку до переговорів. Сюди запрошуємо всіх потрібних співробітників, ставимо завдання. Автоматично до нового проекту додається однойменний чат для спілкування і виділяється місце на Диску. Використовуючи даний проект створюємо подію або формуємо розклад. І, нарешті, в потрібний момент запрошуємо сюди зовнішніх користувачів — наших майбутніх співрозмовників. Оскільки це зовнішній проект, для цього знадобиться тільки адреса електронної пошти. Запрошені люди не повинні реєструвати власний Бітрікс24 або взагалі робити що-небудь додаткове: за посиланням вони потрапляють в ваш Портал і користуються всім, до чого ви відкриєте їм доступ. Великий плюс — екстранет-користувачі не впливають на ліміт учасників порталу і не вважаються вашими співробітниками. Але їм про це знати необов'язково. Адже ви робите хороший хід на шляху до довгого і плідного партнерства, запрошуючи співрозмовників всередину власної компанії.

Дійте!

Таким чином, переговори з використанням Бітрікс24 захищають вас від багатьох негативних факторів, які можуть виникнути в технічному і організаційному аспектах. Звичайно, сам по собі Бітрікс24 не виграє переговори для вас, однак з таким надійним і зручним набором інструментів шанси дійсно значно підвищуються. До того ж, організовуючи віртуальні переговори зі свого боку і надаючи співбесідникові комфортні умови і широкий вибір супутньої інформації, ви отримуєте більше довіри і поваги від співрозмовника. Тому не бійтеся брати ініціативу в свої руки, і у вас неодмінно все вийде разом з Бітрікс24! Пам'ятайте — найгірші переговори ті, яких не було взагалі.