Канбан в Бітрікс24 — зрозуміло просто та зручно

Для контролю просування процесів придумано безліч методів і Канбан, по праву, претендує на один з найбільш зручних. Його широко використовують на виробництві. що дозволяє не просто стежити за технологічним процесом, але і відразу бачити проблемні місця або ділянки простою. Бітрікс24 впроваджує у себе найефективніші технології, тому конбан також присутній в Порталі, а саме в розділах CRM та Завдань. За правильного використанні цього методу ви завжди будете розуміти, що відбувається або що потребує особливої уваги.

Що таке канбан?

Цим майже японським словом прийнято називати метод візуалізації прогресу будь-якого процесу за допомогою просування карток за шкалою . В оригіналі це звучить "КаМбан", проте помилка в транскрипції японського слова, яке означає "дошка оголошень" подарувала світові конкретне нове поняття. Вперше в промислових масштабах метод застосували в 1959 році на складальних лініях заводу "Toyota" і це дозволило значно оптимізувати виробництво. Багато з нас також практикують метод без уявлення про його назву, коли переклеюють стікери в міру просування будь-якої задачі.

Однак, на відміну від паперових листочків, у електронного канбан є безліч переваг. Тут нічого не відклеїться, ніщо не загубиться, а за допомогою автоматизації картки навіть будуть рухатися самотужки після виконання потрібних дій вашими співробітниками або реакції від клієнтів. Віртуальний канбан легко налаштовувати, і ним просто керувати.

Канбан у СRM

Оскільки канбан добре підходить для візуалізації загального прогресу справ в залежності від складових процесу, цей метод відмінно підходить для відображення просування воронкою продажу. У СRM цей метод зустрічається в Лідах та Угодах. Для того, щоб побачити канбан, необхідно вибрати у відповідному розділі цей вид відображення замість списку або календаря.

Канбан для Лідів

По суті, канбан в Лідах та Угодах є горизонтальною розкладкою структури вашої воронки продажу. Тут відображено стовпці з її стадій з присвоєними вами назвами. За замовчуванням в Бітрікс24 вже існує заготовка стадій, а в галузевих СRM розробники або Партнери вже передбачили все необхідне. У кожного стовпця є свій колір, загальний для всіх карток Лідів у ньому, тобто щось переплутати неможливо. При перетягуванні картки в сусідній стовпець колір змінюється автоматично. Давайте розглянемо конкретний приклад.

Уявімо просту воронку продажів з чотирьох етапів:

• Необроблений лід, який щойно потрапив в вашу СRM;

• Перевірка ліда та його розподіл між співробітниками відповідальним менеджером;

• Зв'язок співробітника з лідом, спілкування і відправка комерційної пропозиції для розгляду;

• Створення угоди і конвертація ліда в Контакт або Компанію.

Як бачите, кожному етапу відповідає стовпець стадії в канбан. Довжина електронної дошки канбан залежить від "глибини" воронки, для скролінгу в порталі використовуються навігаційні кнопки. Картки лідів складуються в міру їх надходження, перегляд або редагування можливі прямо тут же у відкритому вікні слайдера.

Крім контролю стадії просування в даному режимі ми відразу отримуємо додаткову важливу інформацію. В даному випадку видно, що на стадії розподілу відповідальних (1) карток немає взагалі, а на етапі відправки комерційної пропозиції (2) "зависло" відразу три Ліда. Це нормальна робоча ситуація, однак якщо ситуація довгий час не змінюється, або картки продовжують накопичуватися в конкретному місці — це сигнал підвищеної уваги керівнику.

Канбан для угод

Аналогічну ситуацію ми спостерігаємо і для Угод в Бітрікс24. Сюди потрапляють угоди після воронки лідів або можуть бути створені швидкі угоди без участі потенційних покупців. Принцип роботи методу залишається незмінним: ви просуваєте картку угоди за створеним раніше стадіями.

Однак в Бітрікс24 є відразу декілька напрямків угод і для кожного з них канбан матиме різний вигляд.

Налаштування канбан для Лідів та Угод

Адміністратор Порталу Бітрікс24 та співробітники, наділені необхідними правами доступу, можуть редагувати багато параметрів канбан:

• Додавати нові / видаляти існуючі стадії прямо під час перегляду інформації, а також змінювати їхній колір;

• Міняти зовнішній вигляд картки Ліда / Угоди, виводити потрібні поля і приховувати менш важливі;

• Встановлювати правила, з яким мінімальним або необхідним набором інформації співробітники повинні створювати картку Ліда / Угоди;

• Встановлювати правила, за якими буде можливо пересування картки тощо.

Слід зазначити, що використання роботів і тригерів значно покращує роботу співробітників. Це більше стосується теми автоматизації, а не канбан, проте завжди потрібно бути готовим, що картка може сама "перестрибнути" в сусідній стовпець, якщо для цього були зроблені необхідні дії: отримано схвалення керівника, прийшов електронний лист від клієнта тощо.

Також потрібно розуміти, що якщо картка не рухається у бажану стадію мишкою користувача, це не проблеми з Бітрікс24 — якщо не виконані всі необхідні умови на попередній стадії, в наступну (або через одну) картці не переміститься в будь-якому випадку.

Фільтрація

Сортування та пошук потрібної інформації в режимі канбан також вельми зручні. У вас є діалогове вікно, де можна задавати і комбінувати багато параметрів пошуку а канбан буде показувати вам результати з розкладкою стадіями, на яких знаходиться картка в даний момент.

Канбан для Завдань

Метод канбан також відмінно підходить для контролю виконання завдань за певними статусам (для контролю за часом краще використовувати Гантт). Передумови до впровадження цього методу в розділ управління Завданнями і Проектами були давно, але лише з березня 2020 року інструмент отримав практичне застосування.

Просто в підрозділі "Завдання" канбан можна побачити після  вибору виглядів "Терміни" і "Мій план". У підрозділі "Проекти" метод Канбан доступний на ряду з іншими виглядами при відображенні завдань: списком, планом, Гантта та календарем. Як не заплутатися:

Вигляд "Терміни" у Завданнях та Проектах

Покаже вам дошку канбан з завданнями, розбитими за відрізками часу. На першому місці з червоним кольором за замовчуванням ви побачите всі прострочені завдання. Бажано, звичайно, щоб цей стовпець залишався завжди порожнім, але бувають різні випадки. Далі знаходяться стадії "На сьогодні", "Цього тижня", "Наступного тижня" та "Без строків". У цьому канбан ви не можете видаляти або закривати завдання методом перетягування — електронна дошка потрібна лише для моніторингу приблизних термінів виконання. Також слід зазначити, що шкала просування тут спрямована в протилежний бік — від невизначеного часу праворуч до сьогодні і, якби "на вчора" ліворуч.

Вид "Мій план" в завдання

Електронна дошка з можливістю налаштування, що потрібна для поверхневого планування. Тут ви можете швидко "накидати" завдання наперед за зручною для вас схемою. Оскільки довжина канбана не лімітована, ви можете вибудовувати зрозумілу для вас логіку планування та слідувати їй.

Канбан

Ця дошка виведена в верхнє меню в Завданнях та є варіантом вигляду відображення завдань в Проектах. Канбан показує завдання по мірі їх просування статусами і обов'язково прив'язаний до конкретного проекту або групи. Якщо ви створите завдання поза проектом, показника "Стадія" в ньому не буде взагалі. За замовчуванням, для задач з груп або проектів, відразу доступно три стандартні стадії: "Нове", "Виконується" і "Зроблене", а завдання створюється відразу на першій з них. Але ви можете редагувати стадії для кожного проекту окремо і показник стадій буде змінюватися відповідно: скільки стадій, стільки поділів можна буде і відзначити.

Оскільки у кожного проекті канбан свій, то вам доведеться перемикатися між усіма доступними проектами. Також слід зауважити, що перенос завдання в останню (крайню праву) стадію канбана не означає її завершення! Це важливо пам'ятати, оскільки бували випадки, коли користувачі після виконання завдань просто змінювали стадію на фінальну, а потім у них зашкалював лічильник задач з минулим дедлайном.

Канбан в Проектах також наділений власною пам'яттю: система запам'ятовує, в які завдання ви заходили останніми і показує їх вам при вході в проект або групу.

Ні кроку назад!

Як бачите, канбан дійсно є простим, зручним та інформативним методом візуалізації прогресу різних справ. Якщо зробити настройки під себе та свій бізнес — грамотно розподілити стадії, вивести тільки потрібні поля в картку, підібрати приємні для ока кольори — то користування канбан в Бітрікс24 стане для вас суцільним задоволенням.

Також хочемо розвіяти міф про те, що картки можна просувати тільки вперед. Насправді заборон немає і практично завжди ви можете повернути ліда, угоду або завдання на попередню стадію, якщо це необхідно. Просто часто таку можливість блокують або додають бюрократичну процедуру, таку як залишити коментар-пояснення або отримати схвалення від вищого менеджера. Наші співробітники завжди готові відповісти на будь-які ваші питання щодо настройки і використання цього методу в Бітрікс24. Користуйтеся інструментами системи і, як говориться: "Нехай у вас все йде чітко, як за канбаном!"