Оцінка IT-проекту: результат без розчарувань

Перш ніж приступати до розробки проекту, необхідно з'ясувати, як же виглядатиме готовий продукт і в очікуваннях замовника, і безпосередньо в поданні виконавців. Тому найважливішим етапом підготовки проекту є правильна організація процесу оцінки трудовитрат. Саме тоді відбувається узгодження бачення результату і маршруту до його отримання. При відсутності адекватної оцінки, чітке планування і управління проектом не просто проблематичні, а й зовсім неможливі.

Яка ціна?

Дуже часто замовник хоче дізнатися вартість і терміни виконання його проекту відразу. Але у випадку з IT-проектами, найчастіше відповідь буде дуже неточною. І на формування адекватної детальної оцінки можуть піти навіть тижні. IT-продукти — не товар на полицях супермаркету з точними цінниками, і без розуміння специфіки проекту неможливо назвати бюджет, необхідний для його створення.

Так що ж таке «оцінка проекту»? Це стартовий етап його реалізації. Саме оцінка проекту дає досить точне розуміння того, скільки буде потрібно часу для втілення всіх поставлених завдань і реалізації проекту в цілому.

Важливим критерієм є вірогідність оцінок проекту. Прикидаючи вартість і трудовитрати «на око», виконавець може створити непотрібні проблеми як замовнику, так і собі самому. У разі недооцінки проекту, виконавцю доведеться жертвувати або якістю своєї роботи, або прибутком, стискаючи терміни на розробку і зменшуючи чисельність своєї команди. А якщо при цьому він нехтує термінами, замовник залишається незадоволений, розчаровується в своєму виборі і втрачає довіру до виконавця як до професіонала.

Але переоцінка проекту і зайва перестраховка так само небажані. Очевидно, що такі проекти будуть набагато дорожчими. Це може привести до того, що проект просто не буде взятий в розробку, адже інша компанія могла оцінити його краще і надати замовнику вартість, яка його більше влаштовує. Важливо зауважити, що надмірно розтягнуті терміни і брак контролю команди можуть призвести до зміщення робіт за іншими проектами, що також спричинить збитки компанії.

Головний документ проекту

Так з чого ж складається процес оцінки проекту? Головним його елементом є розбір технічного завдання проектною командою.

Технічне завдання (або ТЗ) — це документ з формальним описом вимог замовника і його очікувань від продуктів і послуг, що надаються виконавцем. Пам'ятайте просту фразу «Нема техзавдання? Давай, до побачення!» (Або менше «лайтову», але дуже точну: «Нема ТЗ — результат ХЗ»). Правильно оцінити проект без розуміння вимог в принципі неможливо. Складання ТЗ, зазвичай, відбувається за участю обох сторін, методом докладних обговорень необхідних функціональних і візуальних частин, пропозицією можливих варіантів реалізації та затвердження найбільш відповідних. Правильно складене, докладне ТЗ — ключ до якісної і адекватної оцінки проекту, а, отже, правильною його реалізації.

Не варто забувати, що в більшості випадків, особливо при роботі з CRM-системами та інтеграціями сторонніх додатків, в вартість проекту будуть закладатися ризики. Необхідно враховувати те, чи знайома команда з тими технологіями, які будуть використовуватися в проекті, наскільки вони складні і незрозумілі. І одного теоретичного розуміння мало: не завжди нові технології будуть працювати так, як того очікує команда. І навіть з використанням знайомих технологій часто виникають різні проблеми. Ґрунтуючись на минулому досвіді таких помилок, необхідний час для їх усунення також буде закладено в ризики.

Уже на етапі підготовки і видачі замовнику оцінки треба вибрати, який тип взаємодії краще йому підійде — оплата по факту або ж робота за фіксованою ціною. Виконавцю варто обрати: закладати ризики чи ні, давати замовнику виделку чи абсолютну цифру.

«Оплата за фактом» («Time and Material») означає оплату за результат, виходячи з трудовитрат. Замовник платить не за обсяг роботи, а за людино-години, витрачені командою на створення його проекту.

У разі роботи за контрактом з фіксованою ціною («Fixed Price») ціна обговорюється відразу, і сума платежу не залежить від використовуваних ресурсів або витраченого часу.

Коли ТЗ проаналізовано та розібрано, всі ризики передбачені і підраховані, виконавець нарешті може відповісти на питання «Скільки коштує?». Оскільки більшість IT компаній працюють за погодинною ставкою, замовнику буде або видано кількість годин, необхідних для реалізації проекту в цілому або за окремими задачами, і підрахована вартість в грошовому еквіваленті, або ж відразу названа точна сума для оплати за весь проект.

Види оцінок

Якими ж бувають оцінки проектів? Їх можна умовно розділити на грубу, детальну і точну оцінки. У кожній з них оцінюється той же обсяг роботи, розрізняються вони деталізацією і, отже, часом, відведеним на їх обробку.

Груба оцінка може дати приблизне розуміння про терміни і вартість. Основним її методом є оцінка по аналогії — на підставі схожих проектів та кейсів, створеним виконавцем. У цьому випадку замовник почує тільки приблизні цифри з досить великою виделкою. Така оцінка хоч і швидка, але неточна. Вона підійде тільки для типових проектів, що реалізуються раз по раз. Вони формують базу, яка містить інформацію про витрачений час на реалізацію та розв’язання проблем, що виникають. Вона може використовуватися, наприклад, для оцінки створення інтернет-магазину. Маючи такий досвід, а також загальне розуміння про кількість сторінок, категорій і товарів, способи фільтрації, бажаний дизайн, можна дати орієнтовну вартість створення такого сайту. Але проекти не бувають ідентичними — змінюються платформи, налаштування, склад і компетенції команди, використовуються нові технології або оновлюються старі. Все це збільшує ризики і, отже, неточність оцінки.

Для підготовки детальної оцінки команді треба буде розбити ТЗ на блоки і різний функціонал. У цьому випадку буде використовуватися метод оцінки за компетенціями проектної команди. Одне і те ж завдання може мати різний рівень складності для кожного члена команди і, само собою, займати різний час для реалізації. Отже, для такої оцінки залучена вже вся команда, а не одна людина. Кожен готує оцінку своєї частини роботи і закладає ризики. Наприклад, при створенні того ж інтернет-магазину, можуть бути використані різні інтеграції зі сторонніми системами. Вони ніяк не вплинуть на роботу дизайнера, але можуть представляти складності для розробників. Такий підхід вже більш детальний, і виделка буде набагато меншою. Також плюсом буде ясне бачення термінів і способів реалізації проекту, який оцінили — зрозуміло не тільки те, що потрібно зробити, але ким і за який час це буде реалізовано.

Точна оцінка проводиться на підставі результатів робіт на попередньому етапі. Такий спосіб хоч і трудомісткий, але вважається найкращим — замовник отримує точні терміни і вартість, а виконавець повністю розібрався в майбутньому проекті і способах його створення. Подібна оцінка передбачає, що проект вже був узятий в роботу — замовник зорієнтований про вартість, з ним провели детальне обговорення і склали докладний список вимог, вибрали необхідний функціонал, узгодили візуальну частину проекту. Тільки після цього команда може розібрати проект за завданнями і стадіями і оцінити кожну окремо. Наприклад, тільки після того, як був повністю створений дизайн проекту, можна приступати до переоцінки вже готової оцінки верстки.

У випадку з великими проектами, необхідна серйозна його декомпозиція. Чим простіше і детальніше завдання, тим менше буде виделка і точніша оцінка, а замовник зможе побачити, на чому ґрунтуються запропоновані йому цифри.

Підбиваючи підсумки можна сказати, що оцінка — це один з найважливіших етапів розробки будь-якого IT проекту. Тільки з якісним підходом до цього етапу як з боку виконавця, так і з боку замовника можна домогтися результату, який не розчарує жодну зі сторін.