Як ми виконали план у Бітрікс24 на віддаленій роботі

Ще далекого 2012 року ідейний натхненник Бітрікс24 Сергій Рижиков розповідав про можливості віддаленої роботи компанії з новим продуктом компанії "Бітрікс". Тоді це було, звичайно цікаво і перспективно, але нікому особливо не потрібно ...

У 2020 році віддалена робота знадобилася всім, навіть якщо раніше про неї не замислювалися в принципі. “Дистанційка” рушила семимильними кроками з царини айтішників, копірайтерів та інших в широкі маси, оскільки інакше стало просто неможливо працювати. І для багатьох компаній це випробування виявилося останнім: в авральному режимі, без підготовки співробітників, розуміння що саме й за допомогою яких інструментів потрібно робити, бізнеси посипалися, як карткові будиночки.

Нашій компанії в цьому плані було набагато простіше: ми й самі айтішники, і Бітрікс24 використовуємо з моменту вибору даного продукту основним засобом для просування бізнесу. Однак співробітники Авіві щодня ходили на роботу, збиралися на наради і жили звичайним життям офісних працівників. Тому з приходом карантину багатьом було не по собі працювати з кухні або спальні. Але, незважаючи на це, темп роботи компанії не тільки не вповільнився, а й дозволив виконати план злощасного березня. Зараз ми розглянемо, що пропонує для віддаленої роботи Бітрікс24 і як це може бути застосовано не лише в теорії, а на прикладі Авіві.

Основні правила віддаленої роботи

Для організації віддаленої роботи компанії потрібно дотримуватися кількох простих правил:

1. Співробітникам потрібно точно знати, що їм робити. Причому постійно. Це не означає, що всі повинні працювати, не покладаючи рук — просто люди повинні точно знати свої завдання, їх обсяги, терміни і співвиконавців, якщо такі є. Інакше спывробытники або розслабляться, або будуть відчувати себе непотрібними.

2. Члени колективу повинні мати можливість безперешкодно спілкуватися і працювати разом. На то ви і команда, а не фрілансери, аби спільно виконувати поставлені завдання. Колективний дух необхідний в той час, коли у людей немає можливості спілкуватися наживо.

3. Все необхідне для роботи повинно знаходитися в загальному доступі. Звичайно мова йде про інформацію. Віддалено співробітники не повинні випрошувати один у одного, або, тим паче у керівників, будь-які дані: максимальний доступ до загальної корпоративної інформації підвищує ефективність роботи. (Не плутайте це з правами доступу до різної інформації, їх ніхто не відміняв).

4. Кожен повинен відчувати залучення в процес та відповідальність. Людей необхідно контролювати: це потрібно керівнику, для розуміння просування справ і це також необхідно підлеглим, щоб не випадати з ритму або піддаватися спокусі хитрувати. Контроль сприяє відчуттям єдності.

5. Співробітники повинні користуватися однаковими інструментами. Інакше хаос. У реальному житті для, скажімо, риття траншей, всі землекопи використовують лопати, а не лопати і парасольки, чи не так?

Ось, в принципі, і все з теорії організації будь-якої віддаленої роботи без хитромудрих презентацій і навчальних курсів. А тепер переходимо до практики.

Чому саме Бітрікс24?

Відповідь дуже проста — Бітрікс24 якраз для цього і призначений. Це набір інструментів для бізнесу, в який входить все необхідне для організації роботи компанії онлайн без прив'язки до відстані між співробітниками. Бітрікс24 є комплексним вирішенням усіх питань компанії і цим якісно відрізняється від інших продуктів, які або добре закривають лише частину з них: наприклад задачник Basecamp або система взаємодії з клієнтами SugarCRM. У Бітрікс24 все вже передбачено і включено, навіть в безкоштовному тарифі. Однак це не означає, що вам доведеться відмовитися від будь-яких інструментів, якими ви користувалися до Бітрікс24 або вони вам просто до вподоби.

Завдяки відкритому API систему можна інтегрувати з, практично, будь-який інший сторонньою програмою, яка також надає API. Навіть наша компанія свого часу створила першу в світі інтеграцію з популярним засобом обліку часу TimeDoctor, яку ми виклали у відкритий доступ на Бітрікс24.Маркетплейс. Але якщо ви організовуєте віддалену роботу офісу з нуля, вам цілком вистачить функціоналу Бітрікс24.

Практичні переваги

Інструменти Бітрікс24 для спільної дистанційної роботи створені для вирішення всіх можливих питань, що виникають між компанією і співробітниками, а також між самими співробітниками. Для найкращого розуміння процесу ми розбили функціонал на логічні розділи відповідно до наведених вище правилами "дистанційки".

Завдання та проєкти

Інструменти Бітрікс24 для взаємодії розподілу обов'язків, і контроль їх виконання. Все, що робить ваша компанія, можна представити у вигляді одного проєкту (наприклад "Рекламні послуги"), або декількох, якщо напрямків кілька (проєкти "Рекламні послуги", "Принт на футболках", "PR-статті" і т.д .). В проєкти ви запрошуєте задіяних співробітників, де для них готуються завдання. Інтерфейс дозволяє створювати завдання з такими основними параметрами:

• Ролі співробітників — постановник, відповідальний, співвиконавці спостерігачі. Чітко показує, хто, кому що доручив і хто з кого запитає; визначає взаємодію з іншими співробітниками;

• Детальний опис завдання. Тут можуть бути задіяні текст, мультимедіа, чек-листи;

• Терміни виконання і крайній термін. Дозволяє планувати, і нічого не забувати завдяки нагадуванням;

• Облік робочого часу. Незамінне в віддалену роботу, коли, власне, інших способів моніторити зайнятість окремих людей або відділів просто не існує;

• Прив'язка до діаграми Ганта. Важливо як для візуалізації рядків, так і для розуміння взаємозв'язку декількох завдань;

• Прив'язка до сутностей CRM (лідів, контактів, компаній та угод). Це важливо, коли з площини віртуального офісу ми переходимо до організації зовнішньої роботи.

Надалі всі співробітники можуть брати участь в обговоренні завдання, визначати стадії її виконання, змінювати ролі (крім постановника), отримувати повідомлення про зміни та багато іншого. Власне на завданнях і будується сенс віддаленої роботи в Бітрікс24. Це зручно, прозоро і вельми ефективно.

Бізнес процеси

Бітрікс24 дозволяє вирішувати досить широкий спектр однотипних завдань з використанням автоматизації бізнес-процесів. Це економить час на багаторазове виконання одних і тих самих дій. А для віддаленої роботи — дозволяє виконувати і контролювати потрібні дії в потрібний час. Ось кілька прикладів простих бінес-процесів:

• Розподіл нової заявки між співробітниками відділу продажу. З'явився новий лід, скажімо з листа на електронну пошту. Система перевірила наявність вільного або просто менш завантаженого менеджера і передала лід йому;

• Заява на відпустку. Співробітник захотів відпочити. З Живий стрічки він запустив бізнес-процес, де вказав бажаний час відпустки. Система перевірила, чи може він не працювати в ці дні і перенаправила заяву керівнику на затвердження. Якщо все добре, керівник стверджує прохання, співробітник отримує повідомлення, а час відпустки резервується в Бітрікс24;

• Генерація та затвердження документа. Співробітник виставляє рахунок клієнту. Система генерує документ з необхідним переліком послуг, сумою, реквізитами і печатками, направляє його керівнику. У разі схвалення рахунок підписаний і відправлений клієнтові поштою, співробітник отримав повідомлення, що все пройшло успішно.

Ось вам найпростіші бізнес-процеси, на два-три автоматизованих дії, які будуть повторюватися регулярно. Таких дій може бути сотні, а для складання процесу не потрібно бути програмістом: все збирається в конструкторі з уже підготовленими блоками умов.

Чати, Жива стрічка і соцмережа

Спілкування в віддалену роботу — запорука успіху будь-якої справи. Бітрікс24 дозволяє співробітникам вільно спілкуватися між собою всіма доступними в наш час віртуальними способами, тільки б це було на користь спільної справи. Для цього не потрібні ніякі сторонні програми, месенджери, чат-руми або інше ПЗ — в Бітрікс24 вже є все необхідне:

• Текстові чати. Багато чатів. Єдиний загальний для всіх користувачів порталу, чати один-на один, групові відкриті і закриті чати. Новий чат створюється автоматично для учасників кожного окремого проекту. У чат можна додавати файли, цитувати, відправляти голосові повідомлення.

• Голосовий виклик. Не любите писати? Можна зателефонувати через Бітрікс24. Це не вихідний дзвінок, а безкоштовна голосовий зв'язок з будь-яким іншим користувачем вашого порталу.

• Відеодзвінок і відеоконференція. За аналогією з голосовим викликом, але із зображенням. А зв'язавшись таким способом з кількома іншими респондентами ви отримаєте повноцінну відеоконференцію (до 10 співрозмовників). Це відмінно підходить для віддалених нарад співробітників.

• Повідомлення в Живий стрічці. Крім чатів в Бітрікс24 є інструменти для публікації повідомлень для загального огляду. Це відбувається за аналогією з соціальною мережею. Співробітники можуть публікувати контент різного роду: від текстових повідомлень до опитувань і подяк. Це значно підвищує рівень залученості людей у ​​життя компанії.

Бітрікс24.Диск

Що стосується робочої інформації, то Бітрікс24 надає власне віртуальне сховище даних. Це вкрай важливо для віддаленої роботи, оскільки не просто дає можливість загального доступу співробітників до різних файлів, але і зрівнює їх можливості. Тепер немає значення, ви використовуєте Mac, РС або взагалі сидите з телефону на перепрошитому Android — Бітрікс24 обробляє понад 30 форматів різних документів і дозволяє спільно їх переглядати і редагувати. Віртуальні сховища доступні як окремим користувачам, так і цілим проектам. Можливо керувати доступом для співробітників як усередині системи, так і відкривати публічний доступ для будь-якого користувача в Інтернеті і навіть регулювати час працездатності посилання.

Таким чином Бітрікс24.Диск вирішує питання зі зберіганням робочої інформації в єдиному безпечному місці і з загальним доступом. Окремо потрібно сказати і про електронний документообіг: цей функціонал також присутній. Система здатна генерувати документи по шаблонах, зберігати їх PDF-версії і, звичайно ж, обмінюватися електронними документами з іншими платформами.

Звітність

І коли інструменти роздані, завдання — розподілені, а правила доведені до відома, саме час почати контролювати робочий процес. Бітрікс24 надає кілька видів звітності, які стосуються роботи компанії:

• Звіт за часом дозволить точно знати, скільки було витрачено на ту чи іншу задачу;

• Графіки відсутностей дадуть розуміння, скільки співробітник не працював через відпустку, лікарняного, відгулу ну або прогулу;

• Робочі графіки дозволять побачити загальну картину активності співробітників;

• Звіт керівнику — найчесніший звіт, який система змушує писати співробітника вручну після завершення кожного робочого дня.

Це стандартні звіти, які передбачені Бітрікс24. Але крім цього в Маркетплейсе можливо знайти величезну кількість кастомних застосунків для звітності на будь-який смак. Одне з них, яке увійшло в Топ-10 найбільш скачуваних — Звіти за часом і проєктам — створила наша компанія для зручного моніторингу персонального часу співробітників і часу, витраченого взаємодії з іншими людьми або відділами.

А як же CRM?

Безумовно, розглядати Бітрікс24 без функціоналу системи взаємодій з клієнтами незвично, але можливо. Однак потрібно розуміти, що не всім компаніям потрібна CRM для переходу на віддалену роботу. Це дійсно потужний інструмент з набору Бітрікс24, гідний окремої статті (і вона у нас є), однак ефективним він буде лише в разі, коли у вас є клієнти, продаж та переговори. У будь-якому випадку, до того, як почати спілкуватися з клієнтами, вам, власне, потрібно організувати роботу компанії. І варто розуміти, що віддалену роботу від звичайної, насправді, відрізняє лише віддаленість в просторі один від одного всіх учасників процесу. І якщо ваші люди працювали неефективно, коли сиділи в одному офісі, то і віддалено нічого доброго не вийде. Дистанційно ж вам прийдуть на допомогу такі можливості CRM:

Інтегрований Контакт-Центр

Бітрікс24 збирає воєдино всі канали зв'язку з вашими клієнтами в одному місці — Контакт-Центрі. Сюди, за допомогою готових або кастомних інтеграцій, підключаються всі можливі джерела звернень до вашої компанії: електронна пошта, телефонія, месенджери (Messenger, Viber, Telegram, Wechat і т.д.), соціальні мережі (Facebook, Instagram), віджет і форми з сайту, телефонію та багато іншого. Для спілкування з клієнтами вашим співробітникам не потрібно особливого ПЗ або спецтехніки — все відбувається у Бітрікс24.

Картки сутностей (Лід, Контакт, Компанія, Угода)

Сутності CRM доступні для загального перегляду і редагування вибраними співробітниками. У картках зберігається повна історія взаємодій з сутністю: коли і ким створена, основна інформація, джерело появи, історія спілкування і збережені телефонні дзвінки, на якому етапі завершилася обробка тощо. Тут доступні також вже відомі нам чати: наприклад, співробітники можуть обговорювати роботу з конкретним лідом саме в його картці, щоб нічого не загубилося в сотнях інших чатів.

Мої справи

CRM Бітрікс24 відрізняється особливою дбайливістю про своїх користувачів. Система всіляко буде нагадувати відповідальним за пропущені листі, неквалифицированном Ліді, тривалому простої на одній стадії угоди і багато іншого. Навіть в умовах віддаленої роботи забути про будь-що співробітнику не вийде, подібно до завдань. CRM завжди дасть знати про важливі події, а всі повідомлення збираються в розділі "Мої справи", де їх в будь-який момент може переглянути кожен співробітник.

Це лише основні повноваження CRM для організації віддаленої роботи. Але навіть так стає зрозуміло, що Бітрікс24 володіє всім необхідним, щоб зробити таку роботу не просто можливою, але і комфортною для користувачів.

Так як ми виконали план під час карантину?

Дійсно це був найзвичайніший план у компанії Авіві, намічений ще до появи коронавируса. При його складанні ніхто не закладав ризики від пандемії, тотального згортання бізнесів і взагалі світової кризи...

Залишаючи офіс наші співробітники не знали, що чекає їх через кілька днів. Але час минав, спілкування в Бітрікс24 тривало, завдання створювалися, виконувалися і успішно закривалися. Завдяки чітким правилам використання системи, командній роботі на загальний результат, сформованому віртуальному корпоративному духу і гумору компанія Авіві продовжила працювати там, де багато наших колег по IT взяли вимушений тайм аут.

Ми віримо, що скоро вірус відступить і життя повернеться у звичне русло. Але тепер на власному прикладі ми переконані, що віддалена робота з Бітрікс24 не тільки можлива, а й вельми продуктивна. Зараз наша компанія готова до будь-яких випробувань. А ваша?