Коли починати працювати з Бітрікс24?

Мене звуть Іван Бочаров і я бізнес-інтегратор. У неформальному спілкуванні з друзями та знайомими, які прекрасно знають рід моїх занять, я часто чую приблизно одне і те саме питання: "Що там може твій Бітрікс? Я тут планую однією справою займатися..." У робочому процесі багато клієнтів запитують те саме, тільки вже у діловій формі: "Необхідна консультація з питань можливого впровадження Бітрікс24 та демо продукту..." Тим часом, і тих, і інших найбільш цікавить, на їхню думку, головне — коли ж потрібно починати використовувати Бітрікс24. Тому хочу поділиться п'ятьма порадами з багаторічного досвіду, що допоможуть знайти бажану відповідь.

1. Почніть до початку початку

Дуже добре, коли підприємці вже свідомо підходять до питання впровадження набору інструментів для бізнесу Бітрікс24 в наявну справу. Однак було б набагато краще зробити це ще до її початку. Так, я не помилився: почати користуватися Бітрікс24 ще задовго до будь-яких активних дій, коли Ви, як носій ідеї, робите перші кроки на шляху до її реалізації — найкращий час. Що це дасть?

• Ви зможете змоделювати практично будь-який бізнес-процес, намітити структуру майбутньої команди, куди в подальшому просто підставите запрошених людей;

• Ви отримаєте чудовий набір інструментів для чіткого планування, нагадування і коригування, без чого не обійтися на час підготовки до будь-якого важливої ​​справи;

• Ви звикнете до системи, мобільного додатку, дізнаєтесь багато тонкощів і вже зможете пояснювати, чого Ви хочете всім новим членам команди.

Бітрікс24 є віртуальним відображенням усіх процесів компанії. І навіть якщо фізичної компанії ще, власне, немає, а Ви один-єдиний її ідейний натхненник, в цифровому представленні все можна продумати до найменших тонкощей. І якщо у віртуальному світі Ви помітите нестикування або слабкі місця — не сумнівайтеся, вони будуть і в реальній ситуації. Погодьтеся: набагато простіше відредагувати та протестувати модель, ніж перекроювати робочий процес живих людей.

Вище зазначена, практично, ідеальна модель, але на практиці 99% підприємців впроваджують Бітрікс24 в уже готовий або практично запущений бізнес. В такому випадку раджу не затягувати з впровадженням. Робота з системою вимагає певних, хоч і нескладних, навичок і чим швидше Ваша команда їх набуває — тим ефективніше виявиться робочий процес.

Хочу зауважити, що Бітрікс24 володіє багатьма корисними інструментами, що допоможуть Вам і співробітникам не відкладати на потім дуже багато, наприклад:

• Необхідно зробити важливе оголошення всьому колективу. Але для цього всіх потрібно зібрати... значить потім. Забудьте: повідомлення в Стрічці Новин (донедавна "Живій Стрічці") миттєво прийде всім співробітникам. До того ж, Ви зможете проконтролювати, щоб кожен дійсно його прочитав;

• Необхідно дати завдання замовити воду, але офіс-менеджера ще немає на місці, а я взагалі за кермом.... значить потім. Вже не "прокатить": мобільне завдання ставиться за час простою на світлофорі, але вже нікуди не дінеться від виконавця;

• Треба б якось потім сісти і подивитися відпрацьований час співробітників... Ні-ні, табличку обліку часу всього в кілька кліків потрібно вивантажити собі на віртуальний диск прямо зараз. А розбиратися з нею дійсно можна в інший зручний час.

В цілому, "потім" — це одне з найстрашніших понять не тільки в бізнесі, але і всіх сферах життя. І якщо подолати його разово для впровадження, в подальшому система буде оберігати від інших ситуацій які можуть перерости в "ніколи".

Все, що відбувається у Вашому бізнесі, а особливо у взаємодії з клієнтами, має бути зафіксовано та збережено. Зрозуміло, якщо вести подібні записи від руки в ХХІ столітті, то користі не буде. Але займатися подібними речами вже і не потрібно, оскільки впровадження Бітрікс24 позбавить вашу команду від рутинної роботи, зберігаючи, при цьому, все необхідне.

Але все ж маячком у цій ситуації буде наявність записів клієнтських замовлень, звернень, угод чи прохань на листочку або в блокноті. У сучасному бізнесі цього бути не повинно апріорі, оскільки кожен клієнт, його історія взаємин з Вашою компанією і контактні дані — це найцінніша інформація нинішнього часу. У Бітрікс24 цими питаннями займається СRM-система, що все зберігає та нагадує в потрібний час про важливі дії.

• Перенесіть у CRM всі можливі записи про клієнтів, проведені операції, відскануйте візитки і заповніть картки контрагентів — чим більше Бітрікс24 знатиме про ваш бізнес, тим ефективніше та швидше зможуть працювати співробітники;

• Відмовтеся від паперової залежності: весь документообіг можливий всередині системи, а на принтер будуть відправлятися лише ті документи, друк яких вимагає діловодство;

• Пошук будь-якої інформації всередині системи займає лічені секунди: завдяки різним фільтрам Ви однаково швидко можете знайти картку клієнта, номер телефону, позаторішній рахунок або накладну, репліку в листуванні або навіть мем в приватному діалозі з колегою.

Доступ до цифрової корпоративної інформації буде корисним для Вашого бізнесу на будь-якому етапі, чи то початок роботи, чи вже багаторічна усталена діяльність. Я раджу максимально відмовитися від усіх можливих сторонніх чинників у фізичному вигляді: блокнотів, журналів, тек з файлами (сегрегаторів), картотек тощо. Лише спільний доступ та вільний обмін всією робочою інформацією зробить Ваш бізнес гнучким та сучасним.

Практично всі нові проекти, особливо B2C, потребують широкого охоплення аудиторії, а це і власний веб-сайт, і різні соцмережі. Схоже спостерігається і у бізнесів "старої закалки", але з інших причин: деякі компанії володіють “прадавніми” сайтами, а до Facebook, приміром, все ніяк руки не доходять. Не менш важливим є і взаємодія з різними мессенджерами, службами доставки і системами оплати. Для багатьох це просто непідйомний пласт роботи, що гальмує розвиток.

Впровадження Бітрікс24 може позбавити Вас як від якоїсь конкретної проблеми, так і вирішити всі проблеми комплексно. Таким чином, якщо ваша справа пов'язана, наприклад, з онлайн торгівлею, то все необхідне можна зібрати в одному місці, а також зв'язати між собою. Інтернет-магазин або профіль в Instagram з CRM-системою, підключити сюди ж онлайн-касу і кабінет “Нової Пошти”. Впровадження також незамінне, якщо:

• Вам потрібен сайт, можливо новий, можливо кілька і все це швидко. Бітрікс24 дозволяє створювати власні лендінги та багатосторінкові сайти в режимі конструктора і для цього Вам не потрібно залучати команду фахівців;

• У вас одночасно працює кілька напрямків взаємодії з клієнтами (дзвінки телефоном, спілкування в месенджерах, заявки в соцмережах), за які відповідають різні співробітники. Інтеграції дозволяють розподіляти навантаження;

• Ваші співробітники витрачають багато часу на рутинні процеси з контролю і переносу даних, що можливо автоматизувати.

Крім усього іншого, Бітрікс24 дійсно стане відмінним ПЗ для з'єднання між собою відразу декількох сторонніх сервісів, які Ви використовуєте в своїй справі. А якщо у Вас що-небудь нестандартне, то і його можливо інтегрувати завдяки відкритому API.

В основному мої попередні поради стосувалися започаткування підприємництва, масштабування або зміни вектора діяльності. Але впровадження може виявитися рятівним заходом, коли успішному колись бізнесу починає приходити кінець. "Щось не так ..." — це також певний сигнал, що повинен спонукати упертого підприємця все ж звернути увагу на сучасні інструменти для бізнесу.

Як я вже писав вище, за допомогою Бітрікс24 можливо моделювати ситуацію, а значить — знаходити проблемні місця й усувати їх. В основному бізнес страждає від:

• Структурних помилок, неефективного управління, низької віддачі співробітників при завищених планах керівників. Аналітичні інструменти Бітрікс24 допоможуть оцінити ефективність кожного співробітника;

• Помилок в маркетинговій діяльності. Мова йде не лише про "зливи" бюджетів, а й загального нерозуміння ринку та потреб клієнтів. Наскрізна аналітика і CRM-маркетинг допоможуть відновити зв'язок з реальністю, зібрати потрібні аудиторії й забезпечити підвищення продажу;

• Самовпевненості. Якщо коротко, то старі методи роботи зараз просто не приносять користі. Але ті, хто відмовляється відступати від принципів, часто дуже пізно помічають озброєних сучасними інструментами конкурентів, які вже несутся далеко попереду та пускають куряву в обличчя всім, хто відстає.

Я бачив приклади бізнесів, хороших бізнесів, що до останнього чинили опір інноваціям. На жаль, з Вами поділитися не можу, тому що їх більше не існує.

***

В англійській мові є чудова абревіатура ASAP (As Soon, As Possible) — "терміново" або "настільки терміново, наскільки можливо". Власне цим я і хотів би закінчити статтю. А щодо питання "Що там може твій Бітрікс?", то відповідь буде ще коротше, всього на три літери.

Усе.

Але це вже зовсім інша історія.